物业出租要管理租金和水电费，如何建台账？

问：请教一下物业登记应收租金和水电费的登记的表格怎么做比较方便？

答：

我做的物业管理台账字段如下：

根据台账可以生成物业出租/闲置情况：

可以统计所有承租方的租金情况：

可以按承租方生成对账单：

针对你的问题：物业出租，还要管理水电费。这其实有四个工作事项：

1、要管理现有物业的状态：出租和未租、租给谁、怎么联系

2、要管理每月的租金——这个可以根据出租情况自动计算

3、根据出租情况、未出租物业，另外做表统计水电费的数据

4、将3的数据和租金数据合并应收清单，和收款数据组成应收管理表。

1和2在物业出租台账里管理，新租、退租、增减租赁面积，都用增加明细行项目的方式管理。用透视表可以按物业楼栋/房号，可以按承租人做透视快速得到当月物业出租情况和应收的租金。

3对应的表如果按物业漏洞楼栋、房号无法统计到具体的承租人，建议根据承租情况确认清单后再统计水电费——实际工作中可能会有一些特殊情况，比如中途退租、转租、新租的情况，水电费有跨两个租户的情况。

4对应的表是结合前面2个表做的应收和收款明细台账，可以根据透视表快速得到想要的数据。

用数据库的思维去管理基础数据。

1、梳理所有业务场景，关键信息包括往来方、业务内容、期间、数据（重量、个数、面积、次数等业务度量单位）、单价；

2、列举特殊业务场景所需的管理字段，比如中途退租、承租方之间转租、部分退租等情况；

3、从资金往来的特殊性上做考虑，比如收取了押金，退租时候会扣掉水电费及违约金；

4、思考如何兼顾录入方便、后续稽核、管理和报告输出。尽量减少同一信息内容多次录入，一些基础信息用基础信息表管理：合同管理、价格管理、道路及绿化（公摊的时候由哪些物业承担）。

回到你的问题，场地租赁要设法解决退租、转租的费用计算。所以我们明白重点是：先把所有业务模拟出来，把需求思考清楚，然后才能搭建数据库字段。

至少要有：位置编码、承租单位、租赁面积、签约日期、租金起算日、退租日、租金、管理费。

当领导会问你：

我们的物业每个月租出去的有多少？有多少面积闲置？麻烦的事情就是中途退租又租给了别人。租金要向两个租户收取。你一行数据只能管理到一个租户。如果有起租日、退租日，租金就能清晰体现出来了。

一般退租的时候，押金如果算作违约金，水电费是要另外结清的。如果不是违约，是在押金里掉应收的水电费、租金，退还剩余部分。这个是例外。要跟租金及回款表里做关联，把这部分也当作回款处理。数据库搭建好了，任何业务情况处理起来都轻松，数据表之间关联也清晰明了。

一套好表，可以节省很多重复的工作。像我的物业台账，只需要平时维护新发生的业务：退租、租赁，就可以得到当月的物业出租/闲置情况；应收租金管理费；各承租方的对账单。以前需要一天才能做好的事情，现在只需要几分钟了。