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企业如何控制日常中的办公成本

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一、背景
1、概述
  随着科技的飞速发展,办公自动化设备在企业运作中所起的作用也越来越大,而且随着市场竞争的加剧,客户的个性化需求越来越高,企业的快速反应能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求,信息要更加及时和准确,管理控制更加到位,企业的全面信息化迫在眉睫。
2、面临挑战
  随着业务的不断增加和市场竞争形势的严峻,公司在经营过程中暴露出如下的问题:
1.
由于业务需要,公司每天都要发送大量传真,如产品资料、报价、合同等,每次发传真,都要先打印再每张的发,遇上对方占线,更是费时误事。有时一份资料发给多个客户,更要占用大量时间,而且繁琐枯燥。
2. 公司的传真机经常会收到许多垃圾广告,无端地浪费了纸张、墨盒、色带等耗材的支出,带来了不必要的办公费用上涨。
3. 公司老客户往来的传真经常需要查找,但纸质的传真整理和查找十分麻烦,以前经常因为找不到和客户往来的传真而收到老总批评。
4. 人事部门有很多人事档案资料,往来的传真都需要保密,平常需专人在传真机前接收,费时误事,效率低,还需要提供专门的保密场所。
5. 公司部门较多,需要多部传真机,浪费资源不说,有时不知哪个机器接收的。
6. 同时企业内部员工之间不能共享传真信息。
7. 管理成本过高。由于手工操作,为了加强管理和保证传真的准确、及时处理,势必增加人员,引起管理成本增大。
8. 维护耗时耗力。如果传真机不及时维修,经常会出现传真图像质量不高的现象。公司不得不派专人负责定时检修。
二.解决方案
1. 系统概述
  艾普尔是基于网络的客户端/服务器的企业传真系统,艾普尔作为服务的提供者为网络的用户提供共享的传真功能。而客户端软件使您可以直接在自己的终端上发送传真,就象发送Email或文件打印一样简单。接收到的传真以自动分发的方式被转送到员工的传真信箱。它能处理大量并发的传真任务,同时它能实现Email-to-Fax转发功能。
  客户端通过网络访问传真服务器,安装了传真板卡的传真服务器负责传真的发送与接收。传真板卡直接与电话(传真)线相连。客户端的传真任务被发送到传真服务器上,传真服务器将传真自动排队,通过传真板卡发送出去。同样,所有的传真被接收到传真服务器上,然后,通过自动分发的方式被员工接收。
 传真服务器依赖于传真板卡提供的传真服务;传真客户端与传真服务器及传真信使直接进行交互式通讯。传真服务器负责传真收发、信息保存、分类管理及任务调度等事务;传真信使负责向客户端发送实时信息,随时向用户报告收发传真的情况。文档转换负责把用户要发送的文本文档转化成传真用的TIFF文件格式,并可再通过传真硬件把传真转发出去。
2.系统配置
  针对客户传真量大,系统可靠性要求高,艾普尔传真服务器采用了集成一体机方案,系统包括 —
计算机服务器、一个4端口的Intel传真版卡,系统预先在出厂前已经调试好,减少了在现场软硬件的兼容问题,把安装调试的时间降到最低。
3.系统优势
  系统采用Intel Dialogic 传真板卡与电信公共电话交换网连接,Intel是传真行业质量最好的硬件。
通信质量高、可准确识别主叫、被叫号码,电讯信令整合系统提供了4个传真通道可同时收发传真。4个通道拥有一个速选的传真号码,避免了传真占线的情况。
  Email to Fax Gateway将传真服务器与Internet邮件服务器相结合,实现传真/Email的转发。
给每个员工分配一个传真信箱号码,当传真电话进入系统后自动播放语音提示请输入传真信箱号码,系统将识别DTMF信号后将传真自动分配到指定的传真信箱中。只有信箱主人才能收到这份传真,增强了传真的保密性。相当于每个员工都有一台传真机。

  在自己的电脑上直接发送传真文档,同样的传真发给不同的地点,从地址簿中选择组信息实现传真的群发功能。当对方是人工接听时系统自动播放语音请求接收传真,提高了传真的成功率。在传真发送失败时,系统自动重发。系统支持IP传真,节省传真通信费用。
  由于是自主研发,采用纯中文界面、采用浏览器界面,也可用用户习惯的微软的Outlook,或IBM Lotus
Notes的客户端收发。这些设计让用户很容易上手使用。通过域内的用户相互发送和转发传真文件,增强了企业内部的信息交流。在浏览器上为用户提供了一个用户管理、传真管理的界面。传真地址簿用于管理客户信息。系统提供了常用地址簿数据库的导入/导出功能。系统将接收和发送的传真保存在不同的文件夹中,用户可以按多种方式快速查找传真文件。服务器端管理功能强大,包括:系统设置、用户管理、系统监控、传真日志、传真计费等等。
  目前,很多的公司都在实施或计划实施CRM/ERP项目。只要在自主研发的环球易传服务器上进行二次开发,就能够很方便地嵌入到整个ERP系统中,实现真正的统一管理。
三、效果分析
1. 简化工作环节,节省成本,提高工作效率
  电子文档直接传真,不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时
间,省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人,减少多余的环节,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理。
2. 集中传真资源,节省费用
  如果选用传统的传真机,按每台一、两千元左右的价位,同时购置多台,对于公司来说也是一个不小的开支。而艾普尔传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约。
3.节省维护费用
  由于广告行业对传真有很大的依赖性,每台传真机的维护成本也居高不下,而采用艾普尔传真服务器就可以节省维护费用。

4. 采用Dialogic传真卡
  通过Dialogic传真版卡,用户可以随意从4口到64口扩容,在与电讯局有E1连接的情况下,更可利用E1传真,大大的增加传真通道的容量,传真通道共用一个连选号码。用户只需要记住一个号码就可以随时与公司联系。这一点对于公司也很重要。传真资源共享,30个传真通道系统智能分配,提高系统的利用率,保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递,提高了工作效率。
5.全方位的传真服务
  艾普尔传真服务器Email-to-Fax网关使用户的办公室成为移动办公室,不论用户在家里、
在出差旅途中都可以收发传真,达到没有时间、地点和空间的限制。
6.节省通信成本,提高企业竞争力
  利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关,通过Internet发送传真,大幅度降低传真费用。
7.传真文件统一管理
  所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便,也可以定时备份,刻光盘,达到安全、管理等好处。
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