如何让你的工作不出错

工作中出錯或許是難免的，但有時出錯會給我們的工作帶來麻煩，影響工作效率，嚴重的甚至造成損失。如何讓你的工作不出錯呢？我想通過兩個故事所總結的改善方法，來同大家分享 ：
小孩算術出錯的故事
•        老王的小孩算術學得很糟，十位數加減法總是錯一大半，老王於是開始輔導學習，不准看動畫片、不准玩玩具，教了幾天後，再檢查作業，仍然是有很多錯的，進步不大，老王這時開始不耐煩了，開始大聲訓斥甚至動手打人，可越這樣，小孩反而越緊張，連原來會做的都做錯了。
•        怎麼辦呢？老王請教了“不出错专家” 。“不出错专家”听完后，哈哈一笑，问道：“你知道你小孩总是出错的原因吗？”“不就是不专心，粗心大意吗？”“不出错专家”拿起作业本递给老王，“你再仔细看看，错误有什么规律？” 老王拿过来仔细一看，才发现，主要是两大类错误：一类是被减数的个位比减数个位大的通通算出来都是0；另一类是加减法不分，加法算成了减法，减法算成了加 法。
•        老王发现了问题所在，将问题归类整理后，主要有三类：一类是没有掌握加减法的规则；二类是加减法不分；三类是凭感觉计算。老王按照 “不出错专家”教给的方法，针对每一类错误制定了相应的对策，如针对凭感觉计算，要求每一道十位数加减法都要列出算式按步骤计算，不可省略步骤。效果很明显，小孩执行这些对策后，错误率大大降低，老王为了巩固成果，决定将这些对策进行总结， “将有效对策标准化”，得出了标准化 计算流程。
同事郵件發錯的故事
•        老王发现下属小李的工作老是出错，发给自己的电子邮件，不是附件忘贴了就是贴错了，有一次甚至将发给A客户的邮件发到了B客户那里，幸好不是 什么重要邮件，否则后果不堪设想。之前也提醒过她几次，但好了几天，又是老样子了。
•        根據之前教小孩的經驗，老王统计了一下小李上个月出错的次数，帮助小李分析出错的原因。老王与小李将原因总结归纳了一下，其实就两个，忘记和点错。解決辦法有：每次發出郵件前檢查一次，不要怕浪費時間，因為出錯后再糾錯才最浪費時間。貼錯附件是因為電腦文件太多太亂，需整理整頓。
•        最后，老王协助小李总结了所有的对策，像上次教育小孩一样，列出了一个标准的电子邮件发送工作流程。之后小李几乎没再出过错，工作变得有条理，效率也提高了。
通過以上故事可進一步總結，解决问题的系统方法，可分为6大步骤：
•        步骤一、定义问题并设立目标
•        首先要认识问题，通过现状把握、分析过去的数据、与优秀的公司比较，与客户（包括内部客户）的要求相比等存在哪些差距，将问题定性与定量化。比如你 小孩上次的作业错误率达到了40%，你这次想解决的是客户投诉次数，目前是平均每月7次。当认清问题后，需要设立一个目标，以使你要解决的问题具体化，目 标的制定要遵循“SMART”原则，即目标要具体明确、可测量、具挑战性可达成、符合组织需要、有时间限制。比如你可以设定“6个月之内将客户投诉次数降 低到每月3次。”
•        步骤二、分析问题找出根本原因
•        问题和目标明确后，需要收集一切与之相关的信息，制定信息收集计划、方法以及内容等，比如上次你和孩子/小李的谈话，就是收集信息，挖掘问题的根本 原因，这当中还要注意识别信息的真伪，对于有疑问的信息数据要想办法验证以保证其真实性。对于复杂的问题，要运用一些分析工具，如多问几个“为什么”、 “因果分析图”、“散布图”等，帮助对数据进行量化的、直观的和图表式的分析，有利于理清头绪，找出问题症结所在。你之所以在解决客户投诉问题上进展不顺 就是卡在了分析方法上。
•        步骤三、制定解决方案
•        原因找出后，需要针对每一项原因制定相应的解决方案。比如针对小李的忘记，规定附件粘贴步骤，发出前检查确认；针对小李的贴错附件，进行文件整理整顿，发出前检查确认等改善对策。
•        步骤四、选择方案优先顺序并制定行动计划
•        对于一些复杂问题，列出的原因可能很多，相应的解决方案也会很多，不可能一下都去实施，这时候需要从经济性、实践性、稳定性，回报性等方面进行具体 的评价，根据评价结果列出解决方案实施的优先顺序，通常是回报高成本低难度小的先实施。实施前要制定行动计划，规定每项行动的负责人、时间表、绩效指标 等。
•        步骤五、实施行动计划
•        实施计划制定出来后，要让所有解决方案影响到的人员参与到实施过程中，向他们通告计划、目标和具体的实施办法等，确保所有人员清楚各自的工作内容并 与负责人员保持密切联系，及时沟通计划实施过程中所出现的问题，负责人也要根据具体实施情况不断地修正实施计划和解决方案来达成之前所设定的目标。
•        步骤六、评估实施方案并标准化
•        负责人需要根据测量的数据来评估目标是否实现，是否已产生预期结果，有无不良影响等。如果目标已达成，要将这些解决方案标准化，比如你协助小李制定 的标准工作流程。如果目标未实现，需要重新回到步骤二分析原因、制定解决方案直至步骤六走完，不断反复循环直至目标达成。最后，目标达成后，可以制定新的 更高目标，再按照这六个步骤来解决，推动工作绩效的不断提升。
各位同事，只要你掌握了以上方法，我相信，你將不再擔心工作出錯，你將變得更加出色！