你永远不应该举行的一种会议

这种会议不但不会让你的团队更有效率，相反它会让你们更难把事情做完。

许多工作场所都会举行频繁的会议，一个团队的所有人聚在一起（实际地聚在一起或者是虚拟地聚在一起）对他们各自的项目状态做口头汇报。

这些“更新会议”（又名“员工会议”）据称会有用，因为他们鼓励“更好的沟通”。但是我不敢苟同。

在我看来，只有在团队成员之间有必要协调活动的时候才要进行沟通。如果这种需求不存在，那么“更好的沟通”只会造成干扰。

例如，从事商业程序研究工作的程序员不需要知道市场营销活动的状态。同样，市场部门的人也不需要知道技术里程碑的细节。

作为一般的规则，商业沟通应该建立在“需要知道”的基础上，并非要保密，而是因为如果你不需要了解某种东西，你再去考虑这种东西就是在浪费时间和精力。

然而，为了便于讨论，让我们假设你的团队确实需要更好的沟通。如果是这样，让每个团队成员书写并且分发一份总结会更加有效，而不是举行更新会议。

计算一下

我们想象你在一个拥有10个人的团队中。如果一次更新会议中每个人需要15分钟，那么你消耗掉每个人的时间是150分钟，所有人的时间加起来是1500分钟（即，一次10个人参加的2个半小时的会议）。

相比之下，如果每个人都花15分钟的时间写一篇总结，你消耗掉的书写时间是150分钟，因为大多数人阅读（或者略读）的速度要比他们听的速度快上10倍，所以每个人只需要再用15分钟就可以看完（也就是1.5 X 10），所有人阅读的总时间为150分钟，因此所有人用的时间总计为300分钟。

因此，写总结的效率比更新会议的效率要高出5倍。

但是，让我们假设团队中的每个人写东西都很慢，每个人需要30分钟的时间写状态总结。那么花费在写总结上的总时间就是300分钟。

同样，我们也假设团队的每个成员都有点愚钝，需要三分钟去浏览每一份总结。在阅读上花费的时间就是300分钟，人们用的总时间加起来就是600分钟。

这样做仍然比在会议上给出最新状态的效率高出2.5倍。

迫使关注

总结与会议相比还有其它优势。写总结迫使你专注于真正重要的事情。它也允许团队成员在阅读的时候略过与他们无关的信息。

此外，想要进行一次更新会议，你必须要协调每个人的时间表，这就意味着要有路上的时间、启动时间、连接设备等等的时间。相比之下，写总结和看总结都是在作者和读者方便的时候进行。

更新会议还有转变为闲扯的倾向，每个人都必须要通过评论或者反对其他人说的所有事情来证明他或她重要。如果你曾经在某个地方工作过，你会知道我在此说的是什么意思。这样的活动不仅仅是徒劳的，而且还会适得其反。

此外，根据我的个人经验，更新会议比其它类型的会议更容易陷入鼠洞。

有些人可能没有听过鼠洞这个术语，它的意思是对你不能采取任何行动的事情（例如经济）或者某些本质上很愚蠢的东西进行讨论（就像“我们的产品真的符合Web 3.0吗？”）。

更新会议的与会者能否浮出鼠洞并非是未知数，因为他们的状态报告包含不好的消息，所以他们想要拖延时间。然而，这个策略对于写总结来说并不适用。

简而言之，虽然举行启动会议和讨论接下来做什么的会议可能会有用，但是仅仅为了获得每个人最新状态的会议是在浪费时间（因此是在浪费金钱）。