IBM预算领先之道

基于战略的预算
预算目标是企业长期经营战略的项目分解和具体细化,是保证企业战略意图得以实现的主要手段和工具。从某种意义上说,没有长期战略目标,预算就会失去方向,失去存在的价值和意义。因此,在如IBM这样的跨国企业中,制订预算目标前公司必须有比较清晰可行的企业战略。
基于企业的战略,各个部门经理在每次编制预算前都必须依据以下这些问题来明晰制订部门目标的思路:例如,组织的目标是什么?我们将要从事的活动要达到什么目标?公司能从这项活动中获得什么收益?这项活动是不是必要的?可选择的方案有哪些?有没有比目前方案更好的选择?各项活动的重要性次序是什么?从实现目标的角度看到底需要多少资金?这些是科学预算的基础。
把握流程关键点
企业的行业所属不同,具体的预算流程和步骤或有不同,但几个关键点是必须把握的:
1.预算管理以人为本:预算管理中很多方面都可以控制,但是惟有人的行为难以完全把握。而人的行为问题却又是预算成功与否的关键所在。忽视这个问题,必然会导致执行预算偏差、预算宽余行为、虚假预算行为,等等。
2. 预算起点的确定:市场的需求,销售计划是工作目标的基础,也是预算的基础。按照倒推法,如果一个部门连工作目标都没有,这个部门根本就没有必要存在;有工作目标,而不能清晰的表达,也不可能有明确的工作计划,没有计划,就不可能有合理的预算。因此,依据销售计划制订相应的具体财务指标是比较实用的方法。
3. 明确预算的重点:在很多跨国企业的实际操作中,区分可控费用和不可控费用是重点。
4.明确预算的执行与控制的职责:预算的执行必须以预算为标准进行严格的控制。预算控制的标准就是预算编制产生的各级各类预算指标,即经营预算、资本支出预算和财务预算。预算的执行与控制是整个预算管理工作的核心环节。
5. 预算质询:重点对关键业务质询,使公司高层把精力集中于最重要的领域;质询小组应包括总裁、财务总监、分管副总裁、专业部门及外部专业人士,以确保质询的权威性和科学性;评估关键业务部门预算方案是否与公司总体战略一致及内部组织方案科学性是预算质询的重点目标。
6 预算效果评估:IBM认为预算编制时的假设条件是需要有专人跟踪和监控的。因为任何预算都是建立在业务计划的基础上,所有的计划都必须有假定的范围和商务条件。企业实际运行与假定的商业环境是不可能完全相符的,那么,假定条件,例如汇率、基础原材料、国家宏观政策,企业内部的调整,这些条件变化以后,业务计划也会做出相应的调整,预算也要对相关项目进行跟踪和分析。
7. 建立预算考评体系:建立相应的考评体系能对员工起到激励作用,从而令其更有效率地为企业工作。预算考评的内容包括对预算的执行情况进行考评,监督预算的执行、落实,加强和完善企业的内部控制。
制度确保预算执行
在IBM, 确保预算的可执行是通过一系列的机制来实现的:
进行战略研究:IBM配置了高水平的竞争分析和战略研究规划专家,分析企业所处的生存环境,包括国家宏观政策、行业发展趋势、竞争对手状况等内容,并据此制订企业营销、产品、研发、投资、融资等方面的策略及3～5年或更长期的发展规划,这些分析侧重于宏观和行业分析,所投入的人力和财力很大,掌握的信息非常详实、全面,分析的结果可信度很高,基于这样一种分析结果制定的预算目标往往比较贴近实际,具有一定的先进性和前瞻性。
建立“商业目标追求”问责制(Spending Business Reason):是指企业存在的目的是为股东创造价值,实现股东权益增值,否则公司和组织就失去了存在的意义。要实现这一目标,企业必须用最有效率的方式,以尽可能低的成本提供满足消费者需求的产品和服务,获得相应的回报来满足股东的投资要求。企业实际上是在资本投资机会和消费需求选择的问责中生存的。投资者选择投资项目和规模,要求既定的投资回报,消费者选择商家提供的特定品质和功能的产品和服务,支付可承受的价格,这些要求对企业来说都是第一位的,既要追求尽可能高的投资回报,又要追求尽可能高的运作效率和产品品质,还要维持尽可能低的运营成本;企业日常经营的中心工作就是在满足股东、客户、员工、社会、政府的各种需求的情况下,不断创新,降低成本,实行差异化的经营模式来保持公司的竞争力;这为企业的预算管理提出了基本的要求,即花钱必须要有客观明确的“商业目标追求”,尽可能的降低成本,追求尽可能大的投资回报,企业没有选择的余地,如果不能达到这一目标,企业的经营者或是企业自身就会被市场无情的淘汰出局。
“标杆效应”的使用:在IBM制订预算目标和审查预算指标时,一个很常用的方法就是使用“标杆法”,即参照竞争对手和标杆企业指标,在考虑企业的长期战略和短期目标的基础上,结合公司的商业环境和客观因素,合理确定企业的预算目标。我个人认为,采用标杆法能解决两个企业管理中非常重要的问题:一是保持公司的竞争优势,学习先进企业的管理经验,培植核心竞争力;二是解决最高管理层/IBM总部在制订预算目标和审查预算过程中信息不对称问题。道理很简单,企业经营者身处经营一线,掌握的信息远比最高管理层/IBM总部深入详细,为防止企业经营者故意低报预算目标,最高管理层/IBM总部必须侧重于企业整体发展战略以及行业信息等宏观面的研究和分析,利用行业标杆确定合理的预算目标。
定期分析反馈制度:组织方式可以为月度/季度预算执行分析会,关键控制点包括;评估经营业绩,对比业绩与预定目标,分析产生差异的原因;探讨提高业绩的经营举措,包括必要的组织与人事调整、考核兑现以及对下阶段经营目标进行调整。
有效预算的特征
综上所述,无论是通过建立制度提供保障,还是通过把握预算流程中的关键点,其目的就是要保证预算有效、可执行。要达到这个目的,预算必须具备几个基本特征:
1.预算的科学性:公司的预算管理应符合公司的总体文化,对事不对人,通过目标锁定、策略调整等方法来不断沟通和协调,以增强其可实施性;在制订预算目标时应把握公司的核心竞争力和实际的实施能力,避免为公司或个别业务单元制订过高或过低的目标,使制订的目标既符合公司的发展要求,又是各业务主体经过努力可以达到的;预算目标和绩效管理手段应根据实际情况加以调整和完善,才能确保其既有可实施性,又符合公司发展变化的要求。
2. 合理的预算体系:预算不是一个部门的“单独行动”,而是企业各个环节之间的体系化“联动”。这其中包括传递、支持战略目标;识别公司长期战略目标中存在的风险;提供有利于管理层决策的信息;促进企业目标的制订和考核;适应变化的业务环境;对竞争快速有力的反应;节约成本等(见图1)。
3.信息技术和管理信息系统的运用:企业沿着正确的方向运营需要掌握大量的信息,包括过去的历史数据和业绩指标;公司业务或者产品增长或者下降趋势;行业的增长和下降趋势;公司的市场份额;生产能力的变化;新增加的投资;新增加的人员或者组织结构的调整带来的影响等财务信息、非财务信息、反馈信息、前瞻信息、整体信息、分部信息、外部信息和内部信息。这些信息是否畅通等都是制约预算成功与否的重要条件。
另外,真正到某一个部门,某一种产品,某一项业务的预算时,准确程度很大程度上取决于预测技术。如果单靠人工处理,势必耗费大量的人力物力。预算管理软件化是解决这一问题的途径之一。目前,市场上也出现了很多此类软件,诸如“Hyperion Pillar全面预算管理软件”、“浪潮通软GS管理软件”、 “预算王——建筑预算管理系统”等,不少企业也已纷纷量身定做了自己的预算管理软件。

来源：cfoworld 作者：旭东