财务工作心得-JLHK公司审计报告

前言：这是8年前本人第一次真正从事企业内部审计工作所出具的第一份内部审计报告，格式内容都是当年自己摸索着独创的，也许在专家眼里不太正规，但至今仍有点成就感。如今这家集团早已注销解散，所审计的公司也已经转让他人，原集团办公楼已出卖他人另作他用……
    本报告的内容只隐藏了公司的名称、人的名字还有具体的金额数据，其他一成不变。发此文的目的，一是留作纪念，二是给觉得有用的人一点参考，三是希望与真正的审计专家交流以得到些指点。毕竟这是第一次，也是至今为止唯一的一份审计报告，因为此次审计刚刚结束，公司就安排我做让我反感的财务经理职位去了，至今再也没有从事内部审计工作。
    此次审计结束，集团公司马上采取了行动，达成的结果有：一是另派了财务负责人，二是重用了质检经理，三是关闭了大药房，四是冻结了资金投资申请……

JLHK审计报告

（目录）

        一、  JLHK公司概况

        二、  审计发现问题汇报
                一）、财务方面存在的问题
                二）、物流程序方面存在的问题
        三、对HK现有财务人员的评价
        四、整改措施
        五、整改建议
        六、办事处调查需要反映的问题
        七、对HK大药房经营状况的评价及建议
        八、对HK公司流动资金申请报告的评价和建议
        九、其他建议

JLHK审计报告

公司领导：
        ***集团审计部HK审计组于2003年*月*日——2003年*月*日对JLHK公司进行了全面审计，经过审计，我们发现HK公司在财务工作、物流程序等方面极其不规范，总体工作质量低下，财务对公司的业务失去控制，并严重地影响到HK公司正常业务的开展。究其原因，与物流程序错误、财务人员素质不高、上一次审计现场整改诸多不当等直接相关。现将审计的情况汇报如下：

一、  JL省HK公司概况

        1、HK公司于1999年*月*日登记注册，注册资本为人民币×××万元。经营范围为：批发西药制剂、中成药、中药材、中药饮片、生化药品、生物制品；医疗器件。股权结构为:

股东名称	投资金额（万元）	占总股本的百分比
张**	××	12%
甘**	××	7%
刘**	××	1%
北京***集团	××	80%

        2、机构设置：公司领导、办公室、质管部、业务部、财务部、**路批发部、HK大药房、JL办事处、LY办事处、HLJ办事处。
        3、领导班子成员三人：总经理***、副总经理***、业务处长***。公司现有职工（包括办事处）××人。
        4、截止2003年*月*日，HK公司资产总额×××万元，负债总额×××万元，净资产×××万元，库存存货×××万元；
        2003年1月—3月，主营业务收入××万元，成本费用总额××万元，亏损××万元；发货××万元，回款××万元（其中清欠××万元）。
        HK大药房资产总额××万元，负债总额××万元，净资产××万元；2003年1月—3月，销售收入××万元，费用总额××万元（包括在公司发放的工资××万元），亏损××万元。

二、审计发现问题汇报

        一）、财务方面存在的问题：
        HK公司的财务整体工作质量低下，个别会计人员甚至基本上不能胜任本职岗位的工作，尤其是在物流帐务的处理上极不规范，财务起不到起码的监督和控制作用，不仅不能很好地为业务服务，很多时候甚至阻碍着业务的正常开展。具体表现为：
        1、财务工作方面极不规范。表现在：
        ①、部门工作混乱。物流会计***在工作上与主管会计不合作，出纳因承担了大量的应该由物流会计承担的工作，而造成本职工作积压，有时也不服从主管会计的工作安排。加上主管会计财务管理水平有限，最终形成部门人员之间不能进行有效的沟通，主管会计对部门工作不能有效实施管理的不良局面。
        ②、会计岗位职责分工不合理。物流会计不记录物流相关的往来账，而由费用会计负责。物流会计职责范围内的大量工作或由出纳、业务处代为完成，影响工作效率和工作质量。
        ③、上一次审计人员对财务的规范整改意见不合理，违背《会计法》的准则，要求出纳整理并保管会计凭证。现在出纳尽管没有保管凭证资料，但仍承担着整理会计凭证的繁琐工作。
        ④、出纳当日的现金、银行存款收支不能当日处理入账，做不到日清月结，不仅不利于日后的对账，也为截留和挪用货币资金留下隐患。
        ⑤、账簿登记不规范：封面启用登记不全，物流台账甚至无封面；月末没有本月合计、累计，没有结出月末余额，造成取数十分困难。
        2、物流帐务不全且不准确。表现在：
        ①、财务处没有发货收款手工台帐和库存商品进销存手工台帐：入库出库时，物流会计只登记电脑帐不登记手工台帐，且出库是根据《发货申请表》而不是《出库单》登记电脑帐。电脑帐跟不上业务进度，物流会计自己也表示准确率只能保证90%以上，曾多次出现所提供的数据出现异常偏差的情况（如曾向经营公司领导提供过HK的库存数为几个亿的事情发生）。
        ②、入库商品仅在收到发票后，才登记库存商品手工台帐，出库商品仅在开出发票后，才登记库存商品手工台帐，库存商品台账的作用仅仅是为了在月底作结转成本之用。
        ③、由于财务处没有发货收款手工台帐和库存商品进销存手工台帐，电脑进销存帐又不准确，当经营公司领导或总公司要求提供物流相关的报表数据时，财务处不能直接提供，每次均是财务处向业务处索取，由业务处根据业务处的台帐提供最终的数据，并且是由出纳而不是物流会计完成最后的上报工作。
        3、电算化分工不合理。由于只对***一人进行了电算化的培训，未让费用会计***参与，导致费用会计至今不能操作财务电算化，人为造成财务职责分工不合理。而物流会计虽经在BH市15天的集中培训和**公司软件操作员实地50多天的培训，但收效甚微，仍不能对财务电算化进行有效的操作。具体情况如前面所述。
        4、**批发部存在账外资金。批发部代理药品的现金收支均未通过财务处出纳。目前HK公司在批发部设置一名核算员，同时兼管现金和账务处理。现金收支都在批发部直接进行，手工销售清单用白条填制。每月月末由核算员作记账凭证，称汇总科目后电话报财务处费用会计合并进行账务处理。实际审计发现根本没有合并入HK公司账务，本次审计开始至今一直声称电脑主板送修，不能提供以往的数据，无法与其手工票据进行核查。批发部非北生产品的经营属于账外经营，根据目前查明的证据显示：账外现金存折从2003年*月*日开户至今，共存入现金×笔共××万元，支出×笔共××万元，存折余额为××万元。
        5、对易货来的药品不作处理，人为制造损失。经了解，原安徽TR药业公司欠上海大区BS药品货款，以易货的方式将一批普药共计人民币××万元发至JLHK，用以冲抵BS药品欠款。由于HK财务人员不知道该如何入账处理，将情况反映给***集团财务领导，***集团财务领导直接要求HK公司“款从哪儿来回哪儿去”，致使该批货物未能及时销售出去，批号也日渐陈旧，至今仍没有入账处理。（注：现批发部销售的大部分代理药品都属该批药品）
        6、人为制造偷漏税。原HK公司账面有存货××万元，根据上一次审计人员的要求，直接从账面转入到“其他应收款——原HK公司”挂账，给现HK公司从账面上人为造成税务上视同销售的事实，HK公司将可能为此承担近10万元的税款及不能估计的偷漏税罚款的损失。
        又，根据上一次审计的要求，将原老HK公司的应收欠款全部调整到“其他应收款——原HK公司”挂账，现已逐步收回这些欠款，但均未入账，而是直接通过银行进银行出的方式，将款项直接转走。现已查明共有×笔回款共计××万元，并已全部转走。
        7、投资资金总额不对，多出的投资额去向不明。收购原HK公司时，通过浙江DY*建BH公司先后汇入HK公司账户两笔投资共××万元以收购HK公司，原公司所有者直接将款项提走。由于财务上没有将该经济事项入账处理，为使HK公司账面实收资本达到××万元，***集团又投入资金××万元，这样***集团前后共投入HK的投资资金实际为××万元，而HK公司账面仅显示收到投资款××万元，其中20万元从HK公司账面上未得到体现。
        另：原收购HK公司的××万元中，实际包括收购HK大药房的××万元，但由于财务上一直没有作相关的账务处理，导致至今HK大药房的账面实收资本为0，HK公司账面的投资也为0的现象。HK大药房的报表一直没有与HK公司的报表进行合并，集团财务也未作要求。导致HK公司的员工至今仍认为集团对HK大药房未作投资。
        8、仓库盘点方式不正确。在近一年的时间里，每月三次的库存盘点，均不知道应该在盘点前根据库存商品账面数预先准备好盘点清册，并与业务处内勤、仓库保管员对账后再进行盘点。现场盘点时，仅用空白纸张记录实物数，盘点完毕后，再回公司核对账务，白纸上记录的盘点数又不敢保证数字准确，还要多方核对。根本无法现场发现是否存在账实不符的情况。库存盘点流于形式。
        9、财务无法对业务提成及开发票申请进行有效审核。物流会计由于没有《发货收款台账》，电脑账又跟不上业务进度且无法保证准确，因而无法对《发票开票申请表》及《业务提成表》进行审核。目前实际操作方法是：由出纳借用业务处保存的《发货申请表》，经查找核对后进行审核。不仅大大增加出纳的工作量，且不能保证其准确性，也造成对开票和业务提成审批的拖延，降低财务服务质量。对此经营公司领导及业务员多有怨词。
        10、物流账务处理缺乏基本技能。调货、换货没有按规定的程序进行处理，物流会计也不明白应该如何处理，从而导致电脑账因物流不规范而无法处理，电脑中数据明显不可用。
        11、财务对物流失控。除北生产品外，批发部经营的其他代理药品在财务处、业务处均没有台账（只是在仓库设一核算员进行核算，且登账不及时），难以进行有效的监督和控制。
        12、财务对大药房失控。大药房的进、销、存账均由柜台营业员自己登记，财务处只由费用会计登记金额账，没有登记相关的商品品种明细和数量，因而无法对该业务进行有效的监督和控制。
        二）、物流程序方面存在的问题：
        1、入库不规范。业务处将股份公司寄到的发货回执交仓库保管员，收到货物后，不经质检检验签字，由仓库员直接入库，填开入库单。入库单无质检联。而目前集团公司要求的规范作法是：经营公司业务处接到货物后清点与订购单及供货单位的发货回执无误后，立即填开入库单，质量部门验收合格签字后，仓库保管员根据入库单验货无误入库后签字，分别交至业务处及财务处记账（入库单上须注明生产批号）。
        2、出库不规范。

        发货程序不规范，是造成整个HK公司物流账务混乱的根源。

        按上次审计现场整改的要求，HK公司发货程序是：将审批完的发货申请表传真给库管员发货 → 登记发货通知单 → 登记销售台账 → 登记产品发货明细账。而目前集团公司要求的规范作法是：营销公司业务处接到已批准的“发货申请表”立即填开出库单（出库单上要填写“发货申请表”编号及生产批号）→ 质量部门签字后 → 仓库保管员凭出库单“发货联”发货 → 业务处组织发运。出库单“业务联”交业务处内勤记账，“财务联”交财务处记账。

        上一次审计现场整改中：不要求业务处开据出库单；仓库保管员根据传真来的发货申请表进行发货最后补开出库单；各部门根据发货申请表登记相关台账。

        以上几点是HK物流账混乱的根源。同时HK的物流中还存在以下问题：

        ①、发货申请表审批手续不全。
        ②、出库未通过质检，没有完全按先进先出的原则发货。
        ③、仓库凭业务处传真的发货申请表发货或电话通知发货，事后补办手续。
        ④、发货有时不通过库管员，由发货员直接发货，事后补办手续。
        ⑤、因质量问题出现退货，未经质检检验，且未入库又直接补货出库。
        ⑥、违反规定直接发货给业务员。
        3、盘库方法不正确。
        ①、盘库前不对账，不预作盘点清单。
        ②、现场盘点没有业务处人员参加。
        ③、不能现场发现是否存在账实不符情况。

三、对HK现有财务人员的评价

        根据这次审计的结果来看，目前JLHK财务各个岗位人员基本素质普遍偏低，个别岗位达不到相应岗位应该具备的专业技能，具体评价如下：
        1、主管会计（费用会计）***：处理外围社会关系（工商、税务）的能力较强，具备一定的全盘帐务处理能力，但管理能力一般，电脑应用技能较低，费用开支把关不严，对财务规范化管理缺乏足够的认识，对物流方面的规范化管理也缺乏足够的了解，物流方面的财务相关能力较差。其在财务处缺乏足够的威信，很难有效地组织起财务部门的工作。
        2、物流会计***：经过两次电算化的培训，具备了一定的电算化基础，但仍不能完全掌握电算化的操作技能；财务基本功不扎实，对自己所负责的工作范围内一些基本的财务技能如记录台账、盘货等不求甚解；对物流的规范化操作流程缺乏必需的了解，对自己经手的工作责任心不够，工作上主观能动性差。提供的物流相关数据所花费时间长且无法保证其准确，其经管的物流账对于公司的物流管理而言基本上没有起到任何作用。
        3、出纳***：对公司较为忠诚，有较强的监督把关意识，但财务基本功相对较差，电脑应用技能较低，工作效率不高。
        4、批发部核算员***：财务电算化专业毕业，有较强的电脑操作能力，具备一定的财务基本功，接受能力较强，但实践经验不足，缺乏独立帐务处理的工作经验，若能得到有效的指导和帮助，将能很快胜任HK会计岗位的工作。

四、整改措施

        针对上述HK公司存在的问题，我们与HK公司领导班子及相关人员共同研究，达成共识后进行了如下方式的整改：
        1、2003年*月*日上午，在HK公司办公室大厅开会，就整个物流规范化程序（包括购货入库、发货出库、开票、回款、业务提成、调货、盘库等）按照GSP认证的要求全面进行讲解和培训，并将责任明确到具体部门、具体个人。
        2、2003年*月*日上午，在HK公司**经理办公室，单独召集JLHK公司全部财务人员开会，具体就各个财务岗位职责进行了合理化分工（包括费用会计、物流会计、出纳），将过去长期存在的不合理分工，以及经常引起财务人员之间矛盾导致工作不协调的因素，进行了彻底调整。
        3、2003年*月*日下午，在HK公司办公室大厅再次召集HK公司领导班子和各个部门负责人及物流会计，具体就整个物流整改的落实工作进行了协调，对各部门各岗位的整改工作明确了时间限制，并就一些具体的细节达成了共识。
（附：以上三次现场整改的会议记录）
        4、针对个别财务人员电脑应用技能不高的情况，有针对性地进行了电脑操作技能尤其是电子表格的应用进行了培训。
        5、2003年*月*日上午在HK公司办公室大厅召集JLHK公司领导班子和全体机关工作人员就审计发现的具体问题进行了意见交流，并提出了具体的整改意见。（详见与被审计单位交换意见纪录第1页——第10页）
        但由于其他方面的原因，现场整改工作被临时取消，整改工作也暂时终止。

五、整改建议

本着尽快解决HK公司目前的问题，使HK公司的物流、财务尽快走上正轨的原则，HK公司的整改工作应该继续进行下去。
        1、鉴于JLHK公司不规范的习惯做法根深蒂固，且许多工作质量低下的原因是与财务人员的低素质密切相关。仅凭审计组人员的现场进行整改，短时间很难从根本上得到彻底扭转，所纠正的东西也可能很快恢复原样。出于尽快解决问题的目的，审计组在审计期间直接向集团财务和主管财务人事的**总监作了电话汇报，并按要求于*月*日书面向**总监汇报了HK公司财务存在的问题，且提出了如下建议：
        由**集团选派一名精通物流账务、熟悉物流规范化管理程序、同时具备一定的财务管理水平的人员，于审计组完成审计任务前入驻HK公司主持财务工作，从理顺财务管理关系入手，处理具体事务，对其他财务人员进行传、帮、带，从提高人员专业水平着手，根本上对HK的财务进行规范和整改。
        为保证其工作不受来自HK公司方面的干扰，并提出建议将其人事挂靠集团财务部，工资由**集团直接发放，并授予一定的财务人事处置权。同时为保证HK公司的财务工作能够顺利延续，亦建议HK现有的财务人员的岗位及待遇暂时保持不变，视今后的变化由主持工作的财务人员再行申报调整。
        2、由于HK公司现有的领导对物流的规范化管理缺乏正确的认识，对于整改工作，如果单纯靠财务来监督进行，效率不会太高，效果也不会理想。但在这次审计工作中发现，HK公司专门从事GSP认证工作的质检处经理***由于过去在大型国有医药行业长期从事物流管理工作，对于物流的规范化操作具有较深刻的理解，其本人也具有改变HK不规范的现状，进行规范化管理的强烈意识，因此在此次现场整改中，特别强调了质检的重要性，要求在整改中要发挥质检的重要作用。
        但是，由于审计的权限限制，不可能明确地直接要求**集团选派的财务人员和质检处经理两人对整改工作具体负责。因此建议，由**集团考虑对以上两人专门授权，由他们对HK公司的整改工作全面负责，以使HK的物流、财务尽快走上正轨。

六、办事处调查需要反映的问题

        通过对办事处的审计、调查、了解，发现了一些在对基层工作影响较大的问题，具体汇总如下：
        1、办事处出纳的工资未得到调整。办事处的出纳作为集团外派的财务人员，其工资标准是由集团统一制定由各经营公司发放的，但HK公司以自主经营为由，对出纳的工资不予调增、补发，给出纳造成不应有的心理影响。
        2、办事处业务提成迟迟到不了手，影响了业务的正常开展。由于对业务员以票冲抵提成的票据要求过于严格，且对于什么票据可以报销，什么票据不可以报销，财务又给不出具体明确的答复，使得业务员及办事处出纳对于业务提成的费用报销难以适从，意见极大。如LY办事处今年1——3月份的业务提成，至今一分未付，这种情况对于业务的开展影响最为严重。
        3、“非典”特殊时期，一般的业务员根本发不了货。这种情况，一方面影响了业务员的积极性，使其对公司领导层产生些不良看法，另一方面也影响了业务员与当地客户的关系。因此这些业务员专门提出要求，如果再次有货时，应对普通业务员的利益有所照顾，货物平均分配，且对于前期一点货也没能发的，应多“照顾”一些。
        4、串货情况严重。尤其是“非典”特殊时期，根本发不了货的业务员代理的地区，发现串货情况特别严重，但又无法查明串货来源。因此这些业务员特别要求，今后凡是由本公司发出的货物，都应该全部标明发货业务员的特殊标记，以杜绝串货行为，并容易查明串货的来源。
        5、“业绩考核”要求排除“非典”特殊时期。由于“非典”特殊时期，一般业务员根本要不到货。因此基层的业务员认为，这种特殊时期的发货回款不能真正评价一个业务员的业务能力，因此在对各办事处及各业务员的业绩考核时，应该排除“非典”特殊时期的发货回款量。

七、对HK大药房经营状况的评价及建议

        HK大药房目前的经营现状如下：
        1、地理位置差，周围都是经营批发代理药品的企业，竞争状况严重，HK大药房经营规模小，根本没有任何竞争优势。
        2、管理极不规范，财务不能对HK大药房实施有效的监督。
        3、偷逃税情况严重，逃税所得不够支付维护税务关系的开支，并给公司带来极大的税收方面的隐患，同时还给公司的GSP认证工作带来不良影响；
        4、在由HK公司开支工资的情况下，仍然连续亏损。
        针对HK大药房目前的状况，另外花费专门的人力物力去进行整改，得不偿失，因此建议对HK大药房选择进行如下方式的处理：
        1、出售，将HK大药房全部卖出，公司今后不在对其承担任何风险和责任，并能够收回部分投资。
        2、承包，可以保住药房的经营牌子，并可以减少公司的费用支出。今后视具体情况再决定迁址或扩大投资。
        3、关门停业。

八、关于HK公司流动资金申请报告的评价和建议

        HK公司对未来的经营发展制订了一个基本规划，对未来的发展也充满信心，同时提出了100万元流动资金投资的申请。
        根据前面所述的这次审计发现的问题来看，HK公司的财务目前不具备对公司的资金实施有效监控的能力，所投入的资金的安全性将根本无法得到保证。因此，在财务没有得到真正规范，财务不能对公司的经营活动形成有效监督之前，集团不宜再对HK公司进行投资。只有当HK公司的财务工作走上正轨，并且能够对公司的所有经济行为进行有效监督之后，才能再考虑是否批准投资。
        各经营公司应该真正重视财务工作的作用，财务不仅是服务，更重要的是监督管理，公司所有的投资行为都应该有财务人员参与规划、预测，并由财务对具体的投资项目进行财务可行性分析研究。而且，财务应该走在前面，在具体的项目实施之前，拿出具体的资金管理控制制度，以确保每一分资金都能投资到项目中去。
        建议：今后对各经营公司的投资资金申请，应该考虑把财务参与制订的可行性研究报告，和由财务制定的具体的资金控制制度，作为对经营公司的资金申请是否批准的基本条件。

九、其他建议

        目前，各经营公司的档案管理，基本上仍是采用过去比较原始落后的方法，管理不规范。建议由集团电脑技术人员对各经营公司的档案管理人员集中进行电脑数据库的培训，将目前各经验公司的《业务员档案》、《销售合同》、《客户档案》等，采用数据库进行管理。
        此报告。                                          

                                                                                                                                                       ***公司审计部
                                                                                                                                                           HK审计组
                                                                                                                                                          2003年*月*日