ERP 小编码大学问

物料数据是企业管理的基础信息，也是企业ERP系统成功实施的重要基础。从小处说，准确清晰的物料信息是保证ERP系统正常运行的前提和基础; 从大处说，物料数据的规范化程度体现出一个企业整体的管理水平，而且，一套有效实用的物料编码体系除了可以衡量企业物料管理的标准化程度外，还可以有效降低物料管理的复杂度。实施ERP失败原因很多，但因数据尤其是物料数据导致失败的案例也不鲜见。鉴于物料数据对于企业的信息化如此重要，企业很有必要对物料数据，特别是物料编码方法进行研究。
物料编码的三种方法
物料编码有以下三种常见的方法:
1．无意义编码
物料编码只是作为计算机识别物料的代号，本身并无任何含义，因此采用数字流水号进行编码。这个方法编码简单，易于扩充，不用记忆，使用方便。
如果企业内部技术管理非常规范，产品数据管理有标准流程控制，建立了完善的技术标准，有相当的技术积累，技术部门与业务部门之间产品数据能保持一致性，在这种情况下，物料编码可以采用无意义编码方法。比如，采用数字流水号对现有物料进行编码。为了管理的方便，可以采用等长的流水号，即所有的物料都用相同的流水号位数，一般用6位或8位数字即可。采用6位数字时，要注意第一个流水号从100001开始，而不从000001开始。
2．有意义编码
物料编码是人机共用的数据，通过编码计算机能够识别物料，通常更多的是业务人员在使用物料编码数据。为了便于业务部门使用，对编码赋予一定的含义，可以有效降低物料管理难度。同时，通过物料编码的规范管理，还可以简化管理流程，提高业务运作效率。
技术管理不规范是目前大多数企业的现实，由于没有流程控制，从研发到业务部门运用，产品数据信息失真，部门之间沟通困难。因此，很多企业希望通过物料编码规范和统一来达到部门之间信息共享的目的。但是，由于物料本身的属性和特征较多，每一种业务都有其特殊的属性，把握不当就会陷入无休止的物料编码分类和属性争论中。这是有意义编码痛遭诟病、推行困难的原因。有的企业花费了数月制定出来编码规则，在具体编码时还是要做较大调整。
3．实用性编码
结合有意义编码和无意义编码的优点，根据企业的实际需要进行编码。即以实用性为原则，不过分强调编码的有意义和无意义，灵活处理难于界定的物料分类。在编码时是有意义的，随着时间的推移，原来的规则和含义都会进行调整，有意义的物料编码就变得无意义。业务部门在使用物料编码时，并不关注编码本身的含义，关注的往往是编码对应的描述以及是否是所需要的物料。  
实用性编码一般采用三段式编码规则，即大类、中类（小类）和流水号。把物料的主要属性进行大类划分，在大类里进行中类或者小类划分，非主要属性体现在流水号里。一般采用10位编码，按“334”或者“235”的方式处理（334即大类3位，中类3位，流水号4位; 235即大类2位，中类3位，流水号5位）。实用性编码一般采用数字，有时也用字母，几乎不用特殊符号。数字之间紧密相连，不用空格或符号分隔。
物料分类考虑物料的共性可以从不同的角度对物料进行分类。同一个、同一类物料，从技术、销售、计划、生产、采购、库存、财务和质量等方面进行分类，可以归入不同的类别。正因为这些划分往往存在相互重叠的可能，因此进行物料的类别划分是极为困难的。物料的分类既不能重叠，也不能遗漏，更不能存在歧义。
鉴于物料分类的多样性和复杂性，可以对一个公司内部的物料采用不同的编码规则。比如对原材料、半成品、产成品采用不同的分类规则，但要注意不同的分类切忌分类重码和编码重码。在能够清晰界定和分类的情况下，所有部门最好采用同样的编码规则。
物料编码的原则
在确定物料编码究竟该采用无意义的编码、有意义的编码还是实用性编码这个大方向后，就要考虑如何对物料数据进行编码了。这里有几个必须考虑到的问题:
1．继承性
进行分类和编码时，最好继承现有的分类规则。比如已有的国际标准、国家标准、行业标准要充分利用和吸收，达到行业认同和交流简洁的效果。如果这些标准都不具备或不完善，才考虑进行企业分类标准的制定。比如对产品数据、工艺数据、物流系统、财务系统和质量认证体系等数据信息进行整理，可以引用的要尽量加以利用，不能引用的建立数据对照表，便于进行系统接口和数据交换。这不仅能体现企业发展的继承性，更重要的是能有效降低数据准备工作量，缩短系统上线时间。
2．完整性
企业运作是一个复杂的系统，需要大量的静态信息和动态信息支撑。物料编码属于基础的静态数据，物料编码不完备直接影响系统的正常运行。从研发部门产生物料信息到产成品销售完成其信息必须是一致连贯的，中间产生的附加信息不能影响物料的主要特征属性。比如，物料的采购提前期对供应商服务、采购订单跟踪、物料入库和计划执行等都有影响，即采购提前期是采购物料不可或缺的属性。
物料编码的完整性表现为数据完整性和属性完整性，不但要对采购的原材料和生产的产成品物料进行编码，而且要对车间生产的半成品和车间虚拟组件进行编码管理。物料编码的属性完整性就是物料与业务相关的属性必须完整，以维系业务正常运作。对ERP系统而言，其处理逻辑不同，物料属性的配置也不相同。同时，每个企业的运作模式不同，需要的物料属性也不同，针对企业独特的营运模式，配置相应完整的物料属性。
3．统筹性
物料具有多种业务属性，比如物料的研发、销售、计划、生产、库存、质量、采购和财务等属性。有许多属性仅仅限于业务内部使用，有的却是通用属性，在所有业务中都将使用到，比如物料编码、物料描述和基本计量单位。
物料描述是企业内部业务交流的基础，如何运用标准简洁、统一地描述定义一个物料，是技术管理和物料管理的重要工作。
基本计量单位是计算物料需求和财务核算的基准。实际操作中，需要以研发部产品明细表用量单位为基础，结合财务部成本核算单位，制定物料的基本计量单位，要建立采购单位、库存单位与基本计量单位的换算关系，以解决计量单位之间的不一致，减少库存收发工作量。
4．唯一性
物料编码的唯一性就如同人的身份证号码一样，按照同一编码规则是能够保证唯一性的。正如身份证号码重码的事件不时发生给人们的生活带来了极大的不便，有的甚至引起司法方面的纠纷，物料编码不唯一也会给物料的管理带来很大麻烦。
物料编码的唯一性，简单讲就是一物一码。同一物料在系统中只有一个名称，不能不同部门对同一物料有不同的名称。可要做到一物一码确确实实不是一件简单的事情，好在现有的ERP软件系统中能够做到一码一物，因为只要建立编码的唯一性索引就可以完成。关键是如何定义一物，即一个物料具有哪些基本特征。物料的技术性能和物理特征相同时，可以认为是一个物料。但是存在一种情况，即多家供应商供应的物料都能够达到规定的技术性能和物理特征，一般情况下这些供应商的物料是相同的。如果个别客户指定需要其中一家供应商的物料，那么就认为这些物料不是一个物料，而是两个物料，就要编两个编码。
物料编码与物料的唯一对应，通过物料的基本特征实现。物料的名称、规格、型号、图号、颜色、材质等特征，能够反应物料的物理性能或者一个特征或者多个特征组合，能够唯一地区分物料差别。
5．扩展性
不管采用哪一种物料编码方法制定的物料编码规则都必须具有相当的扩展性。同时，物料编码规则一旦制定还必须具有相对的稳定性，一般需要保证系统运行十年。因为在系统运行过程中，重新进行编码规则的调整存在极大的系统风险。因此，物料编码规则的扩展性和易用性是ERP系统实施前必须引起重视的工作。
6．实用性
物料编码规则和物料编码必须以实用为宗旨。编码规则的逻辑性、科学性和合理性，可以顺利完成物料的编码工作，避免物料重复编码和遗漏。物料编码讲究的是直观性、准确性和易用性，能满足业务部门使用简洁、操作灵活的要求，以求达到实用好用的效果。
物料编码工作的开展步骤
1．建立编码管理组织
数据是系统运行的基础，对数据进行编码管理，是数据管理工作的基本要求。大量的数据整理和筛选需要有一定的业务知识和技术含量，同时又是一件枯燥和烦琐的工作，因此需要专职人员进行专职工作，也需要专职部门进行专职管理。
建议建立以工程技术人员为主、业务人员共同参与的编码小组，明确部门职能和岗位职责，有效推进编码工作。同时，制定与项目阶段匹配的数据编码工作计划，按照计划进行工作考核和监督改进。
2．建立编码管理规范
要建立数据管理规范来指导数据管理工作。静态数据有物料编码、产品结构、工艺路线、科目表、供应商和客户信息等。这些数据必须有相应的管理规范进行管理，数据的新增、修改、删除、查询等操作必须有相应的流程控制。动态数据如采购订单、销售订单、生产订单、库存初始化数据等也需要制定相应的规则，用来规范数据的收集策略和管理流程，规定系统切换期间的数据操作。
3．收集加工系统数据
现有数据通常分散存放于各个业务系统中，比如PDM、SPC、财务和物流系统等，这些数据相互交融，彼此独立，形成企业数据大杂烩。在进行物料编码时，要按照数据的相关性和重要性到相应系统中抽取数据，进行数据的加工处理。比如物料数据从PDM和物流系统中取数，同时要参考SPC和财务系统数据; 科目表要从财务系统中获取，供应商信息从物流系统读出。
另外，依据系统的编码规则进行数据的收集、整理和加工时，各个阶段的数据要采用版本进行标识，最终的数据进行归档控制，存放在安全的数据服务器上。
4．编码过程事务协调
即使制定了完整的工作流程和编码规范，工作过程也难免会出现一些例外情况，需要及时沟通和协调。不要怕出现问题，关键在于出了问题必须有人跟踪、协调和处理。在专家的指导下，实事求是、全面系统及时地处理出现的问题。
物料编码的注意事项
1．集团的物料编码管理
如果集团需要进行集中采购、集中销售和集中售后服务，就需要进行物料编码的集中管理，这时一般需要专职部门统筹管理。如果分散管理，也要求各分公司遵循相同的编码原则。另外，集团内部各部门应该采用相同的编码规则对所有物料进行统一编码管理，这有利于集团的物料管理，也便于对外交流和协调。
2．物料描述的规范性
物料命名不规范在使用过程中会产生许多困惑。比如: 电源线、空调电源线、室内电源线，了解情况的认为这就是一个东西，不了解情况的以为这是三种物料。有些困难的是，到目前为止，对于产品和物料命名还没有国际标准，也没有国家标准，也不存在行业标准，有一些企业制定了自己的命名规范，但在推广和执行过程中都遇到不同程度的阻碍，造成不规范的实际后果，这给物料规范化和标准化带来较大困难。
我们知道，要准确描述一个物料仅有名称是不够的，还需要辅助的规格、型号、图号、颜色、材质等属性。这些属性和名称的组合，如果没有规范定义排列位置，将产生许多的混乱。一个系统的物料描述有长度限制，比如SAP系统要求不超过40字符。即在40个字符内，能够准确描述一个物料的主要特征。
比如:“KF-22前面板 KF22W.2-1”，在图号中也有了“KF22”信息，加上这部分造成信息的冗余，规范的描述应该为“前面板KF22W.2-1”。对于“前面板KF22W.2-1”，可以理解为“KF-22前面板 KF22W.2-1”，也可以理解为“KF-22前面板”、“KF22W.2-1前面板”和“前面板 KF22W.2-1”。如果没有统一的规范约定，产生认识的歧义，引起业务部门之间的沟通困难。
3．物料编码与产品明细表
物料编码反映的仅仅是物料本身的技术性能和物理特征，而不反映它与产品之间的层次结构。物料与部件、产品之间的层次隶属关系由产品明细表确定。如果把产品的层次关系体现在物料编码里，不利于物料本身的管理，也不利于产品之间的物料借用。
同时，物料编码不但与产品明细表之间存在关系，也与工艺路线之间存在关系。在加工过程中需要储存、发外处理的工序，需要进行编码管理，其他的则不需要编码。如果一些零部件要组合组装，同时组合组装关系复杂，且不需要库存管理，表现为零部件的临时性和虚拟性，这种组合件需要编码管理。
4．数据加工的信息失真
数据加工和传播过程往往伴随着信息失真，尤其是不同业务部门之间的信息传递，业务人员根据自己的需求加工数据更容易导致信息的失真和歧义。如何避免数据加工过程中的信息失真，是情报学研究的范畴，目前还没有比较有效的方法。
数据加工的常用工具有Excel等。在Excel中，可以方便地进行数据的排序、过滤、分列、合并和运算以及表之间的数据链接等操作，这些操作都有可能产生数据的错乱，处理完成后一定要进行数据的校验。
链接：用物料编码数据进行分析
准确完善的物料分类和编码不仅是企业管理物料的前提和基础，有利于ERP系统的顺利部署与运行，同时，也可以为企业对各类业务的事中控制、事后分析和未来预测提供保障。
1．原材料分析
分析一段时间内物料的采购订单价格变化可以预测未来物料的价格变化趋势，分析供应商的交货期和质量状况可以检查供应商的服务水平，从而加强供应商管理。
分析一段时间内物料的价格变化可以预测产成品的标准价格变化趋势，对成本控制和销售报价管理提供辅助决策帮助。
分析采购物料的库存价值，进行安全库存、最高库存和最低库存的控制，避免超量库存和物料短缺的发生，是保障生产计划正常执行的基础。而库存物料的有效期和批次管理可以用来进行物料质量跟踪，确保产品质量。
2．半成品分析
对半成品的生产订单进行有效管理，可以提高计划执行率和生产效率，发挥产能优势，保障准时交货。而对半成品的领料和加工过程跟踪控制，则可以准确记录产品的加工增值过程，降低不增值的操作和流程，优化产品的成本结构。
3．产成品分析
销售人员对产成品生产过程的跟踪可以掌握生产进程，判断是否能够在规定的期限交货，同时与客户进行有效沟通，提高市场服务水平。
对产成品的销售时间、销售区域、经销商、品种和销售人员等进行全面分析，可以帮助市场人员寻找其内在的销售规律，预测未来的销售变化趋势，做好市场前期准备。
对售后服务中的故障原因和频率分析可以分析零部件的质量和技术问题，有效改进设计、工艺和质量现状，降低售后服务成本，提高产品市场竞争力。