畅想ERP系列故事：财务系统调研

赵顾问今天开始了对财务部门进行需求调研。
"李经理，今天，我希望能够具体了解一下你们财务部门的业务情况。"
一、应付帐款
"首先，我想了解一下应付帐款的情况。第一，我想问的是，你们应收帐款的会计期间是如何分期的？按自然月划分吗？"
"我们不是按自然月划分的，我们现在规定是25号为截止日，也就是说，25号到月末进货的应收帐款都要到下个月去，期末库存金额等也是指25号的库存金额。这主要是跟客户关联起来，因为我们的客户截止日也是每月的25号左右，还有，在这五天的时间，我们方便对帐及进行一些税务处理。"
"一旦会计期被关闭,是否仍会被打开,打开的批准程序及运作程序如何.会计期何时将被永久关闭？"
"一般误差情况不是很大的话，我们不会在打开以前的会计期间，而是把误差调整在下个会计期间。若一定要调上一个会计期间的帐的话，必须要我们老总同意，然后由我进行调帐。一般会把上一年的，即通过会计事务所审计后的帐设置为永久关闭。"
"谁负责开关会计期间？"
"现在是由我负责的。在新的系统里，也要实现权限控制，若谁都可以开关会计期间的话，那帐要乱套了。"
"在应付帐款中有多少种货币？采取的汇率是多少？"
"现在在应收帐款中，主要涉及两种货币，一是RMB，它是本位币，还有一种是美元。汇率我们是一年一调，每年年底，我们跟供应商都会签定合同，按合同上的汇率来进行折算。"
"确定为应付帐款的条件是什么？"
"一般要四张单据齐全，我们才会确定应付帐款，一是我们公司的采购单，二是供应商的送货单，三是我们的收货单，四是供应商的发票。每月对帐的时候，我们要求采购以上四份单据要一一对应，我们才入帐，若不对的话，退回采购进行核对，准确后我们再入帐。"
"如何处理供应商对付款状况的查询？"
"我们现在供应商是不能直接联系财务部门的，都是通过采购进行查询。现在我们用的财务系统这方面报表不是很全。我现在希望在同一张报表里，能够实现这些信息，如供应商名字，供应商应付帐款，供应商未付余额以及相关的付款银行等信息。让采购能够自己从系统里查找，而不需要我们查出来后，再告诉采购。"
"恩，这我会考虑，那李经理，你先跟采购商量一下，确定一个具体的报表格式后，给我，我看能否按你们的需求设计一份报表。"
"对供应商是否有付款控制？如最大付款额等？"
"现在暂时还没有，不过以后估计会考虑。"
"供应商信息具体是由谁维护的？"
"现在是由采购部门进行整理，然后给我们采购部，我们财务输入我们的系统。这样，就会重复，而且很容易导致我们跟采购部的资料不一致的情况。我们希望，上了ERP后，能由采购统一维护供应商的资料，这样，能够保证整个公司的供应商资料是统一的，不会存在多个版本，同时，也可以减少我们的工作量，不用派人重复输供应商信息。"
"发票是否需要跟采购单匹配？如何处理？"
"发票不一定要求跟采购单匹配，因为一张采购单有可能分多次收货，但是，发票上的单价，必须跟采购单上的采购单价匹配，而数量必须与收货单上的数量匹配。"
"有几种采购税率，记帐科目是否分开，采购价是否含税？"
"采购税率现在基本上只有两种，一种是17%的增值税，一种是不含税的。"
"付款这一块，你还有什么需求吗？"
"赵顾问，还有一个难点，就是关于折扣的问题。折扣我们现在比较复杂，有的供应商规定，我们一次下单满一定金额的时候，可以享受折扣，有的是购买某个产品满一定数量的时候有折扣。我想问一下，你们系统里，对折扣这一块，能够控制到什么程度？"
"根据折扣方式的不同，我们的ERP系统中，一般可以在客户、产品、订单头、订单栏设置折扣方式。
第一，在订单级别上设计折扣
有的公司会提供这种类型的折扣：如一次性下单达到多少金额时，给你多少折扣。这时，就需要在订单级别上设置折扣。这种情况下，一般都是针对销售订单的金额来算折扣的。
一般有两种折扣方式，一是按百分比，订单金额的百分比，二是固定的金额。
第二，在栏目上设置折扣
（1）按具体的产品类型，在产品里可以关联折扣方法，产品推销的一种。
（2）产品的数量，若产品数量达到一定数量时，打折。
（3）产品的金额，按总的金额进行打折。
第三，还可以关联到客户
如交易额或者信用好的客户，我们可以设置较高的折扣，反之，可以不设折扣或交底的折扣。
所以，基本上可以满足你的需要。到时候，你可以给我具体的业务流程，每种情况都给我列举一种，我可以帮你设置，如何实现。"
二、应收帐款
"那李经理，应付的我们暂时先到这，我们来继续看看应收帐款的情况。"
"是否在应收发票中直接对运费进行管理？"
"运费我们现在通过管理费用来核算的，一般不开其他的单据。"
"客户的付款方式有哪几种？"
"我们现在主要是通过转帐来实现的，要么是货到收款，要么是预收款。刚才供应商那里也有预付款的情况。我希望，你们系统里能 够很好的实现预收、预付这个流程。"
"我们系统里有很健全的预收预付流程。还可以设定具体的比例和金额，如预付30%或者预付100%，还可以进行自动冲帐。这下次培训的时候，我会给你们演示如何进行操作。"
"如果客户有长周期，如跨会计期的分期付款,您如何界定销售收入.是一次性确认销售收入或跟随每一次应收到期时间确认销售收入?"
"我们一般是按每一次应收到期时间确认销售收入。"
"发票同销售定单和出货单有什么关系？"
"这简单的说，发票上的单价来源于销售定单，而发票上的出货数量来源于出货单。也就是说，系统里，开出货单的时候，若价格不允许改动的话，并且，出货的单价是从销售定单带过去的话，那么发票就可以直接跟出货单一一对应。当然，发票要能够自动生成，最好能够跟现在的财税系统结合起来，这样的话，我们财务还可以减少不少的工作量。"
"这有很多公司也提出过这个需求，所以，我们现在为常用的税务系统都留了接口，不过，具体的实现，还需要进行一些简单的二次开发。"
"那么，李经理，你现在对这一块还有什么想了解的？"
"现在我们在实际操作中，还遇到了一个麻烦的事情。"李经理想了想，"因为现在原材料市场价格不是很稳定，有些没签合同的供应商价格波动非常快，有时候，我们下采购定单的时候，采购单价还没有确定，但是由于急需物料，我们就先下单，入库，单价在开发票前，采购跟供应商再确定。这时候，就出现采购单的单价、入库金额、发票金额不一致的情况。你看，系统里可以实现吗？"
"恩。"赵顾问想了一下，"我们系统里有个暂估流程，可以参考一下，实现这个需求。暂估原来是指原材料已经到达我们仓库，只是供应商发票末到，也有可能在路上，无法入账，所以月底统计这部份有原材料做为暂估处理。下月初发票到了，再做红字冲回，再以发票的金额入账。这样吧，这个需求我记下了，下次培训的时候，给你具体演示一下。"
"恩，谢谢赵顾问，那就没其他的问题了。谢谢。"

谢谢风向 学习了