成本专题分享（8）

2、采购业务

①供应商管理

开发的供应商应经过评审：新开发的供应商，由采购开发部门建立供应商档案成为潜在供应商后，经由公司相关部门（SQM、研发、采购监督、法务等）和公司总经理评审通过后才可以成为合格供应商。审核要点关注：采购开发负责询价及录入报价信息，采购监督维护录入供应商信息及审核报价信息，采购部门负责采购下单及对账、付款；供应商基本资料真实、合规和完善，主要有：公司名称、营业执照、机构代码、税务登记、法人代表等工商局登记资料，需盖有公章；供应商基本资料要求填写完整，否则系统不允许通过；供应商的供货能力、品质、价格优势、生产规模等方面符合公司采购需求；具备与产品相关的资质，如3C认证、CE认证等；如供应商是工厂，需做现场审核，且结果合格。对于不合格或者淘汰的供应商不能进入合格供应商名单内。

已有的供应商应定期评审：每半年或一年对已有的合格供应商进行评审，由技术、工程部、财务、采购、内控等部门负责人和公司总经理评审。评审要点关注：供应商的价格支持度、交期、品质、售后服务是否满足公司需求。

供应商资料保管：供应商档案由采购部门建立和维护，由部门负责人审核。审核要点关注：供应商档案完整，包括：营业执照、税务登记证、法人机构代码证，3C、CE、质量强制认证，相关标准文件等；供应商台账明细表完整，包括：供应商名称、地址、电话、网址、负责人、联系人、注册资金、成立日期、经营范围，主要供应产品名称等；已有合作关系的供应商档案应长久保管，不得销毁，不得随意删除系统中的供应商资料；定期更新供应商资料，并保密。

②采购计划

采购计划合理且经适当审批：采购部根据公司生产及销售计划、当前库存情况、生产周期、市场供求情况等制订采购计划，经生管、仓库、销售、财务等部门负责人及公司分管领导或总经理会审通过后，形成正式的采购计划。采购计划发生变化时，需要重新走会审流程。

③采购管理

采购申请经适当审批：由需求部门发起采购申请，填写采购申请单，由需求部门负责人、采购部负责人、财务部负责人、公司总经理等审批。审核要点关注：采购物品是否在采购计划之内且为生产经营所需；现有库存是否能满足采购申请的需求，防止过度采购。

供应商选择经适当的询比价：采购部门确定供应商时，需向至少三家或以上的供应商进行询价和对比，取得对方盖章的报价单（向电商采购的，需报价网页的截屏）并把询价和比价的过程形成报告，由采购开发、采购监督、技术部/质量部、财务部负责人等审核，公司分管领导/总经理审批。审核要点关注：是否为合格供应商；在产品同质情况下，是否具有价格优势；产品质量、交期、售后服务、付款方式等是否满足公司要求。客户指定供应商、单一供应商或零星供应商除外。

采购合同经过适当审批：和供应商签订采购合同或框架协议时，采用公司授权的统一合同范本或框架协议范本，由采购开发、法务、财务部、采购监督等部门负责人及公司分管领导/总经理等审批。审核要点关注：是否为询比价最终确认的供应商，是否附有供应商询比价报告；合同不存在对公司重大不利影响的条款，其中价格、质量要求、付款方式、交货时间、运输方式、履约方式、发票类型等条款必须确定；关注供应商寄售中的强制性条款，做好订单预测，避免供应商过量送货造成我公司呆滞损失

合同审批后如有发生变更，需重新执行审批流程。

采购订单经适当审批：采购部需要填写公司授权的订单范本（SAP的PO.或印制好的PR.），由采购开发、财务部、采购监督等部门负责人及公司分管领导/总经理审批。审核要点关注：询比价过程是否有三家供应商报价且选择性价比最高的供应商,并保留相关询价资料（若为独家或两家供应商，需作出说明且内控应重点关注）；是否为合格供应商，如果否，是否有足够充分的理由，例如货源单一性等，是否经过新供应商评审；禁止人为拆单。

采购订单审核权限根据各控股公司的审批权限执行。订单审批后如有发生变更，需重新执行审批流程。

采购文档妥善保管：采购/生管部安排专人负责采购文档管理，采购经理每月抽查并记录抽查结果。审核关注要点：已签字盖章的书面合同或订单和系统记录的版本、内容一致；采购订单或合同定期归档保管，文档内容应包括以下内容：订单、合同、采购计划审批表，采购合同评审表，采购变更文件；采购合同/订单应连续编号。

④采购入库

验收入库及会计处理准确：货物须经过质量部门检查确认货品质量合格后才可以入库。仓管员核对到货通知单、采购订单、验收单确认无误后出具入库单并签字确认，仓库主管复核。

⑤采购退换货管理

采购退货经适当审批：外购存货验收入库后发生质量问题或因销售退回需要进行退换时，经质检部出具检测报告后，由仓管员或采购员填写《采购退货申请单》说明需要退换的存货名称、规格、数量、批次、供应商名称、出现的问题、建议处理方式等，由生产部、采购部、工程部、财务部等负责人审核并确定处理方式（退货/换货/折价等）。

退换货会计处理准确：财务负责人审核采购退换货/折让会计凭证，检查是否附有审批后的《采购退货申请单》、红字《入库单》、红字发票（如有）等原始单据，、记账凭证是否与原始单据相符、科目使用是否正确、入账时间是否准确等。

⑥应付管理

应付账款入账及时，数据完整准确：财务负责人审核货物入库的记账凭证，审核是否满足应付款确认条件。审核要点关注：是否满足存货及应付账款的确认条件；是否具备采购订单/合同、入库单、验收报告、发票等支持文件，金额是否相符。如果发票已到货未到，可不做SAP系统处理；如果已到货未收到发票，应按采购订单/合同、入库单作暂估入库，发票到后调整。

应付账款余额准确、完整：财务部会计每月和采购/生管部（必要时其它部门参与）核对往来款项（包括预付账款），确认货物已验收入库且无质量问题或其他争议，财务部和采购/生管部对账人员签字确认。采购/生管部与供应商进行对账，需相经采购/生管部、财务部等相关人员核对无误后才可以盖章签字回传。每季度，财务部抽取公司前十名或占总额10%的应付账款进行函证。如果发现差异应及时查明原因纠正，重大问题应向有关领导报告。

审核关注要点：应付账款函证是否有供应商核对签字确认，加盖公司章；应付账款函证前需与采购/生管部确认无误且有相关证据支持数据；

如果收到供应商发来的对账单，采购人员核对采购台账无误后，再由财务部核对系统数据，如有差异或存在争议，需要注明差异原因或者拒绝签字。

应付账款账龄准确且定期进行分析：财务部会计每月编制应付账款账龄分析表，检查逾期应付账款；对重要供应商应付账款，应和采购/生管部及时沟通，向相关导领汇报，并形成报告。