工作中的好习惯——收集与整理

不是所有经历都会积累经验。做个工作中的有心人，养成记录、收集与整理的好习惯，让你成长更快、成功更容易。
一、收集
素材来源于工作与学习，有些人喜欢收藏，别人想要什么资料，他赶紧来一句：同求。别人问一个专业问题，他也来一句：同问。我们对照一下，看看是否做好了以下几方面的基础工作：1、外来资料收藏以前Q群，现在的微信群，还有公众号，都会有一些分享的资料可以下载。我也同样，比如精益生产方面的资料我下了很多，也看了很多，但能记住的并不多。但以前我学office的时候，拿到了资料，一定会学完，自己不会的，会整理成自己的文档——嚼碎了，消化吸收，变成自己的筋肉，丰富自己的技能。
2、问题与解决方案
业务中的问题，往往会多个部门一起讨论形成最终的方案，有时候一个方案可能是我们经过了很多年的实践，最后找到了最优解。我喜欢把方案完整记录下来，因为我深知，以后遇到同样的问题，不会再有这么多人花这么多时间一起讨论了——人都在进步，主要是担心以后不在这个岗位上。
后来我特意去网上找成本和office方面的问题来思考，我认为这种思考别人的问题，进自己的步，在某个阶段是很好的锻炼方式。
3、工具模板工具模板与问题解决方案有些类似，但模板一般文字很少，里面的思路需要自己熟悉这方面的业务，而且要能领会其中的精髓。所以，我一般会结合自己公司的情况把这些工具模板改成自己的，而且会用业务数据来模拟，以此加深理解。
另一方面，我也会开发很多的工具模板，记得08年10月份SAP上线后，结合系统里导出的各种报表，我开发了70多个模板工具。当然有些可以通过IT部门的开发来完成，但我觉得自己工作需要的，做成“私享”模板更加方便。
4、法规、准则税收法规不停推陈出新，我一直要求部门内部做成法规库，把跟集团业务相关的税收法规整理成册，新准则出来也是一样。一方面可以及时学习，另一方面可以提前做一些业务方面的调整。甚至还要思考什么时候应用，对会计核算和税的影响。5、应用案例说实话，我们不是专家大咖，对很多业务财税知识的学习，还不能到运用自如的程度，最好的方式就是找专家大咖、优秀专业平台的案例。
有一些复杂的处理，我们一年可能只遇到一回，比如项目投资分析、新租赁准则、股权激励账务处理、递延所得税处理、融资租赁、债务重组等，估计只看准则远远不够，还得通过大量的案例，然后根据实际业务做成自己公司专用的模型。6、整理数据库我们最为熟悉的是ERP里的数据，采购、应付、销售、存货、在制品、固定资产，都有数据库。而对财务来说，有些数据需要平时整理，不能依靠系统查询。比如我们管理若干年的：各月利润表、各月资产负债表、各月费用表、按月客户产品损益明细表、各月账龄表、各月库龄表、固定资产新增和减少明细、应收票据、各月工时统计等，收集这些数据的目的是为了做分析的时候提取数据更加方便。


二、整理
整理是在收集的基础上，我们要根据工作需要，对我们平时工作和学习做一些脚注。学习方面，好记性不如烂笔头，温故知新。而工作方面，整理会让我们的武器库不断丰富，让我们的思考更深入、思路更清晰。
1、分类笔记我用ERP的那些年，我会把遇到的问题都记录下来，编成了几十页的疑难问题集；我还会把一些跟公司行业相关的术语名词，包括主要零部件的功能和原理都整理成册；会把给业务部门解决问题的那些方案整理出来；也会隔几个月把我平时收集的技巧、问题分门别类整理成培训学习文档。
2、读书笔记读书笔记单独列出来，是因为这可能跟当下工作关系并不很大，学以致用停留在理想化阶段。所以我学习的时候会做听课笔记，比如中国式阿米巴、精益生产十大工具，我听DVD课件就会做笔记，会去截屏来丰富笔记；听用得上的商学课和陈春花管理经典，我用word文档认真记录了每一节课的精华内容；如果是读纸质书，我会在网上找到这本书，把它的目录复制下来，然后看书的时候会把每个章节做一些笔记。
读书笔记是给自己用的，所以看过之后，一般隔一段时间还要再看看，加深印象。当然里面有一些马上可以用到工作中的，我会做成自己的工具模型。
3、工具/模板库
其实每个人都有自己的工具/模板库，比如工资及年终奖个税、预算模型、各类分析模板、报告模板、邮件模板。我做内部审计的那些年，我把每一个内审循环都会做一套底稿，丰富到自己的工具库。此外，还有业务流程图、法规库、部门培训资料，这些都要收集整理。
4、制度流程
公司之所以有力量，是因为分工合作。因为分工就涉及了分权，同时就把业务做了部门间的分割，只有每个部门各司其职，才会有合力，才会有效率。所以，无论你在哪个部门哪个岗位，跟自己相关联的制度一定要收集，而且要定期去完善（修订），让制度管人，制度来定做事的规矩，让制度来量化绩效。此外，还有一些比制度第一级的——公司联络，这些往往是制度的补丁，而且往往是为了一些重要、突发事件发布的。所以也要收集整理，特别加以重视，恰当的时候要补充到制度里。
5、工作计划与总结
这个话题我以前也聊过。一年的计划定了，各月再根据实际情况做一些临时事项、专项工作的补充，到了月末，要做上月工作总结和下月计划。我建议大家把各月计划和总结整理到word文档，把一些需要跟进的事项记录下来，这样工作会更有成效。一年下来，工作总结的时候，其实并不是我们想了多少、做了多少，而是做了多少有价值的工作，这些才是工作亮点，才会给自己加分。