PowerPoint常见问题及对策

问题一、如何对齐多个对象
　　我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？
　　解决方法：在PPT 2002中，先执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏（参见图一），然后同时选中多个需要对齐的对象（参见图一），按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后弹出一快捷菜单（参见图一）中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。 　　
　　

　　小技巧：①用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个对象即刻向“最右边”一个对象（“文本框”）“看齐”了（如图二）。
　　

　　②按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。
　　 ③按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。
问题二、如何复制幻灯片
　　有时候，我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张（或多张）幻灯片，我们如何将其复制过来呢？
　　解决方法：打开已经制作好的演示文稿，在右边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行“复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可。
　　小技巧：
　　①在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。
　　②按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住Ctrl键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。
问题三、如何插入公式
　　老师在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式，怎么办呢？
　　解决方法：在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式3.0”选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏（如图三）上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来（参见图四）。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。　
　　

　　

　　小技巧：
　　①由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用Office2002安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能，进行安装。
　　 ②如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展开，执行一下“视图→工具栏”命令就行了。
　　 ③插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位一下。
问题四、如何带走自己的字体
　　我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的字体一并带走呢？
　　解决方法：如果你所设置的是“TrueType字体”，那么完全可以将其一并带走：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图五），切换到“保存”标签下，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再保存（或另存）相应的演示文稿即可。 　　
　　

　　小技巧：
　　①为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。
　　 ②此设置只对当前演示文稿有效，如果打开了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字体，需要重复上面的操作。
　　 ③我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”（扩展名是ttf）。 　　
问题五、如何将演示文稿保存为图片
　　对于一些没有设置动画的演示文稿来说，如果能将其保存为一幅幅的图片，这样，即使没有安装PPT2002或播放器，我们也可以利用一些图片浏览器来欣赏他们。那么，如何将其保存为图片呢？
　　解决方法：启动PPT2002，打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种图形类型（参见图六），再取名保存。此时，系统会弹出一个如图七所示的对话框，根据需要，单击其中后个按钮即可。　　
　　

　　

　　　小技巧：
　　①同一演示文稿保存为不同格式的图形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量最大。
　　②在进行保存时所取的名称，其实不是图形文件名称，而是用来保存图形文件的文件夹名称，图形文件是“幻灯片1.GIF、幻灯片2.GIF……”。
问题六、如何存出文稿中的图片
　　有时，我们在欣赏某篇演示文稿时，发现其中的一些图片非常精美，想保存下来，供以后自己制作演示文稿时使用，又该怎么办呢？
　　解决方法：右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷菜单中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对话框，取名保存即可。
　　小技巧：如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来，可以这样操作：打开演示文稿，执行“文件→另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框（如图八），取名（如“片头片尾”）保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开，保存在上述Web页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾.files”的子文件夹中（图片通常保存为jpg和png格式各一份）。
问题九、如何压缩演示文稿的容量
　　笔者曾将64张数码照片制作成一个演示文稿相册，发现其容量有49MB之多，移动和演示起来都非常不方便，能不能压缩一下呢？
　　解决方法：启动PPT2002，打开相册文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框（如图十），选中“Web/屏幕”选项（其他选项按默认情况，参见图十），然后按“确定”按钮返回，再取名保存即可。
　　经过上述压缩，笔者的那个49MB的相册，最后的容量只有了4.5MB了，压缩了90%以上哟！　　
　　

　　问题十、如何将表格插入到幻灯片中
　　我们在制作演示文稿时，常常要用到表格。大家知道，表格我们通常是用Excel来制作的。那么，能不能将Excel制作好的表格插入到幻灯片中呢？
　　解决方法：启动Excel2002，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。
　　再启动PPT2002，选定一张幻灯片，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框（如图十一），选中其中的“根据文件创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件（参见图十一），按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。 　　
　　
　　
　　小技巧：双击插入的表格，即可进入Excel编辑状态，对表格进行编辑处理。
问题七、如何将演示文稿转换为WORD文档
　　如果将想演示文稿转换为Word文档，该如何操作呢？
　　解决方法：启动PPT2002，打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Word”命令，打开“发送到Microsoft Word”对话框（如图九），设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一下相应的文件就行了。
　　
　　

　　小技巧：其实，转换到Word文档中的演示文稿内容，并不是普通的文本和图片，而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。
　　问题八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件
　　对于一些电脑菜鸟们来说，让其启动PPT2002，打开相应的演示文稿，再播放出来，往往或出现差错。有没有好的办法解决呢？
　　　　解决方法：启动PPT2002，打开相应的演示文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中“PowerPoint放映（*.pps）”选项，再取名保存。以后，使用者只要双击这个文件，即可直接进入播放状态，非常方便。
问题十一、如何加密演示文稿 　　
　　如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改，怎么办？
　　解决办法：对演示文稿进行加密，这是PPT2002的一个新增功能。
　　启动PPT2002，打开相应的演示文稿，然后选择下面两种方法中的一种，对其进行加密：
　　1、执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，设置好相应选项的密码（参见图十二），确定返回，然后再将文稿另存一下即可。
　　

　　2、执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“安全选项”选项，打开“安全选项”对话框（如图十三），设置好相应选项的密码，“确定”返回，再取名保存即可。
　　

　　小技巧：①如果设置了“打开权限密码”，以后使用者要打开相应的演示文稿时，必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码，否则不能打开。
　　

　　　如果设置了“修改权限密码”，以后使用者在打开相应的演示文稿时，如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码，不仅可以打开文稿，而且可以修改文稿，如果没有输入正确的密码，则可以通过按其中的“只读”按钮，将文稿打开播放，当不能对其进行修改。
　　

　　 ②“打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样，也可以设置得不一样。
　　 ③尽管我们说PPT2002与PPT2000制作的文稿是相互兼容的，但加密的PPT2002演示文稿，用PPT2000打开时，显示为乱码。
问题十二、如何使播放窗口可以随意调节
　　大家知道，通常情况下PPT是以全屏方式播放演示文稿的，此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作，就必须将播放窗口最小化，非常不方便。如何解决这个问题呢？
　　　　解决方法：启动PPT2002，打开需要播放的文稿，按住Alt键不放，再依次按“D、V”字母键，也可以进入播放状态，不过此时的播放窗口是可以随意调节的（参见图十六） 　
　　
问题十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放
　　我们知道，通过“Shockwave Flash Object”控件，可以将Flash动画插入到文稿中进行播放。但是，不知为何，当我们将文稿的保存位置移动后，插入的Flash动画就不能播放了。
　　解决方法：将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，同时在用“Shockwave Flash Object”控件插入Flash动画时，将路径设置为相对路径。
　　经过这样的设置以后，无论如何移动Flash的保存位置，Powerpointer均可正常播放插入的动画。
　　注意：插入的Flash动画不支持打包功能，也不支持相应的演示文稿播放器。
问题十四、如何抢救丢失的文稿
　　我们在编辑文稿时，由于死机或停电，常常造成文稿的丢失，能不能抢救回来呢？
　　解决方法：启动PPT2002，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，选中“保存自动恢复信息”选项，并在后面的方框中设置一个时间（为了减少损失，建议时间设置的尽可能短一些，参见图十七），确定返回，然后正常编辑文稿。
　　

　　　一旦出现死机或停电等意外情况后，当再次启动PPT2002时，系统会自动打开一个“文档恢复”工具栏，将丢失的文稿显示出来，选择其中需要的文稿，然后将其保存起来即可。
　　

　　注意：死机或停电前最后一段时间内编辑的内容无法恢复。
问题十五、为什么我的VBA不能运行
　　有时候我们用VBA制作互动式幻灯片时，发现设置的VBA代码完全正常，但在播放时却不能正常运行，不知何故？
　　解决方法：这是由于将宏安全性设置过高引起的：启动PPT2002，执行“工具→宏→安全性”命令，打开“安全性”对话框（如图十九），在“安全级”标签，选中“低”选项，确定返回，VBA即可正常运行了。
　　

　　　注意：如果没有特殊需要，最好不要将宏安全性设置为“低”，否则当有宏病毒时系统就无法提示。