制作PPT的几点心得

余也算主讲了大小无数的课程，讲座，报告，会议，答辩……每每站在高台之上，用鼠标和光笔对着PPT指指点点，心中都有说不出的满足。当然，为了这些活动我也做了不少的PPT。
    PPT做多了，自然而然的也会有些心得的。最根本的问题是：为什么要做PPT？老干部开党会拿着个稿念报告不是挺好的嘛。这是因为老干部的报告没多少人听。就算是有人听也可以轻易的获得稿件。而我们在做讲演，目的是吸引听众的注意力，让大家接受自己的观点，甚至是喜欢上自己的观点。（当然，PPT不一定用在讲演上，还可以用在上课，婚庆，表演活动等，我这里主要就说讲演的）从这个意义上讲，讲演最核心的莫过于你的思想，你的观念是否真的让听众觉得有价值听一听。而PPT的目的仅仅是做辅助工作。这一点非常重要，你应该花绝大多数时间准备你的Presentation，而不是鼓弄你的PowerPoint。

    那么PPT在讲演过程中起到什么作用呢？应该来讲，是对所讲内容的提纲，注解和形象化展示。因为你讲的东西可能是听众不了解的（通常是这样，如果了解谁还会来听呢？）。那么必须有一个地方给大家展现自己的思路：为什么讲的内容有意义，其他人做的怎么样，为什么我要做，我做的与其他人有什么不一样，效果怎么样……等等。此外，有一些名词，概念，缩写，公式也是很难说清楚的，这些内容应该放在PPT上。最后就是形象化，有些很抽象的东西可以利用动画或图片的形式来表达。最终目的是让PPT和你讲的东西结合，形成一个良好的图景，便于听众理解和接受。

    做好一个PPT的先决条件是会讲。不会讲的人往往会像上面的老干部一样照着稿子念，而且会把稿子统统放在PPT上。听众会对密密麻麻的字感到厌倦，或者因为他们可以直接读一遍而直接忽略讲演这的声音。好的讲法是用一种和听众交流的心态来“讲”，绝对不是“念”。你是怎么向别人介绍一个自己觉得很好玩的游戏的？是怎么八卦别人的往事的？好的讲法往往与这种“聊”的形式相似，只不过再稍稍正式些，有条理些。讲的过程是随机的，往往需要根据听众的反映做出调整。比如听众厌倦了，可以讲些笑话；听众貌似没听懂，可以特别加一些基础知识等。你认为自己讲懂了，而且感觉很hi，同时听众也听懂了，也感觉到你讲的内容很不错。这才叫做“共鸣”。至于什么讲演风格，激励，措辞等等只是对你讲演的修饰，能达到固然好；就算达不到，只要你能把自己的有价值的东西讲清楚也足够称为一个好的讲演了。

     由此可见，讲演用PPT应当有这么几个要点：
1.直截了当。你要讲什么就放什么，不要拐弯抹脚做很多效果冲淡讲演的主题。讲演过程不是在展现你的PPT程序操作水准，所以除非是形象化你的思路的需要，否则不要做很多奇怪的，多余的效果。此外也不要用很多奇怪的色彩组合。首先，这不一定能达到“漂亮” 的结果，其次，就算“漂亮”了，也对讲演主题没有太大帮助，反而有可能冲淡主题。

2.系统化。PPT的思路应当和讲演的思路是一致的，严密的，前后呼应的。必要的时候专门开一页说明“我们讲到哪了”。看过很多PPT就是把几个不同的PPT摘出来拼凑，感觉上支离破碎。用这种东西讲，听众一会就晕了，并会想“你到底在讲什么”？？？

3.尝试与听众取得共鸣。PPT中可以根据听众的情况插入一些双方都容易理解的内容。也许你讲的很抽象，但是可以用一些具体的对照物来打比方。我会用建筑来比喻软件开发，也会用常见的广告来说明发布-订阅设计风格。听众会喜欢看到实实在在的，自己熟悉的东西。

4.学会省略。有时你要讲的东西需要很多很多其他信息的支持。一个典型的例子是讲程序代码。总不能把所有相关的源代码都扔到PPT上。这时制作的PPT显然需要只包含你重点要讲解的那几行。其余的可以用一系列注释来省略，比如之前程序都做过什么，现在可以用什么，程序之后的结果会怎样等等。学会从庞大的内容围绕要点找找到一个可以相对独立的子集摆出来。听众也喜欢不花什么力气就能搞明白问题的感觉。

    以上这些是内容组织的总体原则。以下具体应用PowerPoint的一些具体措施。除了可以帮助做好讲演之外，有些可以帮助你提高工作效率。
1. 选择模板。很多人一上来面临的问题是选什么样的模板。抱怨“为什么默认的模板都那么丑啊~~~”。其实选择模板除了漂亮之外更重要的是与主题对应。如果做一个企业内部的报告，应该用企业的模板；如果做学校的答辩，可以用带学校Logo，比较传统的模板；如果是做学术拔高，其实白板就挺好的。模板应当尽量简洁，不会抢主题文字的风头。如果学会配色，几个简单的颜色搭配在一起，加上简单的渐变就可以达到非常清爽的效果。除非是特殊的场合，比如婚庆，生日宴会，不要用花里胡哨的模板。

2.运用母版、主题颜色和占位符。这主要是为了方面PPT移植而进行的工作。母版规定了整个PPT文字样式和颜色。如果完全应用母版的默认设置，完全可以实现快速的切换母版工作，让PPT的内容在任何模板上都能正常显示。举个实际的例子，一组主题颜色定义了“标题”，“文字”，“注释”，“强调”等颜色。比如一个母版是浅背景的，文字颜色就应该是深色的。你的母版规定一段正文的颜色是“文字”颜色。那么可以正常显示。换到一个深色背景的母版后，新的“文字”颜色可能是浅色的，这样文字的颜色就可以自动变过来。如果你收工设了白色，那么在切换后，如果白色不合适了，就必须手工去一一修改。项目符号、字体、字号等也是同样的道理。花一点时间研究母版、主体颜色是怎研工作的，研究占位符和文本框的本质区别，可以极大的提高效率。总而言之，将内容和显示样式分开。

3.学会使用设计主题和动画主题。一方面这会使你花更少的时间得到一份丰富的PPT；另一方面，整个PPT看起来很统一。

4.运用计时。很多人明白讲演的时间控制很重要，于是喜欢自己拿块表计时。其实PowerPoint有排练计时功能，能够精确的记录下讲过的每一页PPT花掉的时间，并能重现这个过程。这在答辩一类有严格时限的场合特别重要。

5.幻灯片隐藏。有时，同一份PPT可能需要在不同的场合使用，而讲演者不希望在某些场合显示某些页面。有很多人去新建一个PPT然后拷贝，删除，如果页数很多，需要调的页面很杂就有可能出现纰漏。其实在幻灯片缩略图右键单击某个幻灯片，在出现的菜单中就可以切换是否隐藏这个幻灯片。如果希望更高级的控制，还可以使用自定义放映功能来指定某种放映的幻灯片集合和顺序。

6.其他好用的功能：
   a.SmartArt可以快速的绘制出一些常见的图形，你就不用自己画图拼了（2007可用，2003里叫“组织结构图”功能较弱）
   b.路径动画可以让一个物体在幻灯片上移动，对形象化概念很有用（2000之后的版本可用）
   c.审阅可以让不同的修改意见都显示出来，由作者本人来决定是否接受修改
   d.放映状态的笔和橡皮可以帮助讲演者像用黑板那样在幻灯片上涂涂画画，讲课时非常好用
   e.导入大纲可以直接从Word里导入大纲生成幻灯片，对制作目录页有帮助

好啦，就写到这里，希望诸位能利用这些原则和技巧做出一流的讲演，将自己的思想传开去