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七种浪费

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丰田生产方式归纳出“七种浪费”,这些浪费主要发生在生产现场,
近来有人提出管理工作中的“七种浪费”,这些浪费无论在企业还是在政
府部门都可谓司空见惯,我们不妨看看自己身上或身边是否存在此类
浪费。
“等待”造成浪费
等待上级的指示。上级不安排工作下级就坐等,上级不指示下级
就不执行,上级不询问下级就不汇报,上级不检查下级就拖着办。多
干事情多吃亏,出了问题怎么办?听从指示没有错,再大责任可分担。
很多工作是在多次检查和催办下才完成的,造成极大的浪费。
等待下级的汇报。任务虽已布置,但是没有检查、监督。不主动
深入调查情况,掌握第一手资料,只是被动地听下级汇报,不做核实
就做决定或者向上级汇报,出了问题,责任还可以往下级身上推。
等待对方的回复。我已与对方联系过,什么时候得到回复我无法
决定,延误工作的责任应该由对方负责,我只能等。追究责任也不怕,
我某月某日把这份文件送给对方,这里记录得很清楚,对方不回复我
能怎么办?
这些“等待”在工作中大量存在,主要原因是管理人员缺乏责任心和
主动精神,不愿意承担责任。“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,“等”
是一种极大的浪费。
无序造成浪费
不言而喻,缺乏明确的规章、制度、流程,工作容易产生混乱。
但有令不行、有章不循,按个人意愿行事造成的无序,则更容易产生
巨大的浪费。
职责不清造成的无序。由于制度、管理等方面的原因,某项工作
好像两个部门都管,实际上是整天扯皮,使原来的有序反而变成无序,
造成极大浪费。某个部门或某个人,当看到一项工作比较紧急,如果
不及时完成就将造成不良后果时,进行了补位。这时就出现了一种怪
现象:那么,今后这项工作就由你们来做吧,本当负责的部门或个人
反而不管了,这也是一种无序。
业务能力低下造成的无序。应该承担某项工作的部门和人员,因
能力不足而导致工作混乱;部门和人员变更时,工作交接不力,协作
不到位,原来形成的工作流程被推翻,人为增加了从“无序”恢复到“有序”
的时间。
业务流程的无序。直线职能制的纵向部门设置,导致对横向的业
务流程严重割裂,各部门大多考虑一项工作在本部门能否得到认真贯
彻,而很少考虑如何协助相关部门顺利实施。通常考虑以本部门为中
心,而较少以工作为中心,不是部门支持流程,而是要求流程围绕部
门转,从而导致流程的混乱,工作无法顺利完成,需要反复协调,加
大管理成本。
协调不力造成浪费
所谓协调,就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地配合,
以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调,就会出现1
+1>2的协同效应。如果在管理工作中协调不力,就会造成工作停
滞,由此带来浪费。
工作进程协调不力。由两个部门共同承担的工作出现问题,双方
都不主动联系,还需要第三个部门协调,工作进度当然会受到影响。
某些工作应由哪个部门负责没有明确界定,处于部门间的断层中,相
互间的工作缺乏协作精神和交流意识,彼此都在观望,认为应该由对
方部门负责,结果工作没人管,原来的小问题也被拖成了大问题。
上级指示的贯彻协调不力。对上级的工作指示及相关会议布置的
工作没有传达,即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实,形成
口号接力,工作在本部门出现停滞,没有得到有效地贯彻,形成工作
盲区。
信息传递的协调不力。信息流转到某个部门出现了停滞,使应该
得到这些信息的相关部门掌握不到,难以有效地开展工作。信息没有
分类汇总,停滞在分散之中;信息没有得到充分分析、核实和利用,
依旧停滞在原始状态之中。更有甚者,把信息视为本部门或个人私有,
有意不再传递,由此造成某项工作不能及时开展、某些问题得不到及
时解决,损失便随之而来。
协调不力是管理工作中最大的浪费之一,它使整个组织不能形成
凝聚力,缺乏团队意识、协作精神,导致工作效率很低。
“闲置”造成浪费
我们把管理工作中的库存浪费称之为“闲置”。机构重叠,职能重叠,
人浮于事,使生产经营要素不能得到有效利用,造成了“闲置”的浪费。
应付造成浪费
工作虽然干了,但是不主动、不认真,敷衍了事,从而达不到应
有的效果,是责任心不强的一种表现形式,这种浪费在工作中是经常
见到的。应付造成的浪费主要是由责任心不强和素质低下等造成的,
它实际上是工作中的失职,这种浪费对组织的损害是隐性的,将逐步
侵蚀组织的肌体,
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