Email这样写，谁都会赞

Email看似是谁都会的雕虫小技，却并非你以为的那么简单。尤其是在当下，Email在很大程度上代表的是你的形象，一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email，会有效地显示出你的专业素养，让收件方对你不敢小觑




　　基本信息
　　书 名：《Email这样写，谁都会赞》（一本书助你轻松写出赢好感、增效率的Email，良好的人际关系，从Email开始）
　　作 者：林玲
　　出 版 社：浙江大学出版社
　　出版时间：2013年7月
　　定 价：29.00元
　　书 号：ISBN 978-7-308-1162-0
　　图书分类：Ⅰ．①玩… Ⅱ．①林… Ⅲ．①电子邮件－写作 IV．①H152.3
　　内容简介
　　经常收到行文繁琐、让人不知所云的邮件？邮件发出去好几天没有回音，询问之下才知道对方不知道“你”是谁？随意地回复全部，才发现收件人里有“炸弹”？……
　　Email看似是谁都会的雕虫小技，却并非你以为的那么简单。尤其是在当下，Email在很大程度上代表的是你的形象。本书以Email日常写作应用时常出现的错误为例，切实有效地阐述了不同情况下对应的Email写作和背后的人际交往法则。读透这本书，让你的邮件沟通变得轻松高效。
　　作者简介
　　林玲，做过编辑、HR等，有多年职场摸爬滚打经验。她将Email写作技巧和许多人际交往守则融会贯通，被周围的人称为“Email达人”，更是朋友遭遇职场危机时的“咨询师”。
　　目 录
　　序：来人！把这个不懂Email的人给我”抓”起来！
　　Part1 不想用好邮件的职员，不是好”司机”
　　关于Email，你所不知道的秘辛
　　把Email当作最好的“省时”工具
　　Email是终极大杀器
　　Email是最好的“呈堂证供”
　　你的专业形象，全靠Email
　　你知道自己的Email是什么“罩杯”吗？
　　Part2 BOSS不教你，Email也要有礼
　　打招呼是人际关系的第一句
　　“亲”来“亲”去，不是好习惯
　　滥用表情符号，亲密变轻佻
　　不要假设“对方一定知道”
　　以后不要在我面前说英文，OK？
　　及时回复是给对方最好的尊重
　　Part3不争馒头争创意，格式定要牢牢记
　　标题：给你的Email画龙点睛
　　写正文之前的“六连环”
　　结尾不只“问候”这一招
　　签名档越详尽越好
　　写作最有效的Email
　　Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？
　　说好的附件呢？
　　常用Email收发软件速成班
　　写好商务Email，让客户变朋友
　　Part 4 做好邮箱“码头”的进出管制
　　建立垃圾邮件“防火墙”
　　给Email加个“保险箱”
　　邮件轰炸：我得罪谁了？
　　抄送也是有门道的
　　“密送”总是难免的
　　连锁信：转or不转，这是一个问题
　　工作邮箱vs私人邮箱
　　自动回复：让对方知道你为什么没回复
　　Part 5 别让邮箱的“风火轮”抛锚了
　　让别人读得进去你的Email
　　越级Email不是你想发，想发就能发
　　一种对象，一种写法
　　别把自己当成小说家
　　发送前，停顿１分钟
　　给上司发邮件不能没有分寸
　　有些工作别用Email讲
　　Email不是八卦大本营！
　　按下“回复全部”，才发现收件人里有颗“炸弹”
　　处理邮件要分轻重缓急
　　Email写得好不好，升迁大不同
　　求职E-mail也有“潜”规则
　　Part 6 挖掘“邮坑”里的宝藏
　　工作日记：我每天都做了什么？
　　Email内有乾坤——资料宝库
　　低成本推销：让“上帝”喜欢你的邮件营销
　　【书摘】

Email写得好不好，升迁大不同

　　27岁的小许在现在这家建筑企业的财务部已经工作三年了。前段时间部门主管离职了，整个部门就剩下她一个资历最深的，其他的都刚来不久。主管的位置一直空缺着，小许犹豫着是否要在新员工入职之前，找经理好好谈一谈升职的事情。经理时常不在单位，部门的工作过去都是由主管直接安排，小许以前只顾着埋头做事，跟经理的熟识程度也只不过是点头之交。因此，一想到要跟自己不熟悉的经理要求升职的事情，小许心里就直冒冷汗，怕经理对自己不够了解，又觉得自己这样贸然要求会有些突兀。
　　最后，还是选择电子邮件的方法来沟通。在邮件里，小许详细说明了自己这三年来的努力和成果，并且对经理描述了自己未来在公司的职业发展目标。在总结自己的升职资本时，小许归纳为“好学进取”这几个字。这封邮件发出去不久，人事部就下了升职通知，小许成功晋升为部门主管。
　　在职场上打拼的人，奋斗目标无非两种：升职、加薪，但这两者人们总是不好意思开口。你需要冷静地思考，精确地衡量，制定出适合自己的升职计划。
　　在升职方面，记住一点：不要直接找老板，否则很有可能“不成功反成仁”了。电子邮件是一种不错的申请方式，但在申请之前，要先衡量一下自己各方面的因素，评判自己是否具备企业需要的“价值”。当所有的条件都具备了之后，才可以付诸行动。当然，最好是在申请之前，先做出一些“拿得出手”的成绩。
　　在升职邮件的书写上面，建议职场人士可以从如下几个方面入手。
　　·跟你的老板站在同一阵线
　　在升职邮件的书写中，你要让你的老板知道，给你一个升职的机会，对他来说是百利而无一害的。要注意的是，在叙述的态度上要不卑不亢，在保持起码的尊敬下，提出升职的要求。当然，要在过程中询问：我是否存在着进步空间？我的工作能力是否已经成熟？是否有更适合我的职位？
　　·恰如其分地提出升职要求
　　若想要实现升职的目的，在邮件内容上就必须对自己有一个合适的评价。在叙述中，你所提出的要求必须是清晰的，并且要直入主题。在这个过程中，要以积极的态度面对这些，讲出你的想法，说出你想晋阶的愿望。文字明确，但方式婉转。千万不要在邮件里写你的心酸“奋斗史”，企图以煽情的方式来感动你的老板。
　　当对方对你的陈述表现出不快时，也无须退却，仍然可以坚持自己的想法：“非常感谢您能听我把话说完，我知道这样的要求可能有些冒昧，但我还是坚持提出升职的申请，希望您能考虑一下。”总之，这次谈话要起到标向性的作用，至少要让对方知道你是严肃认真的，这样才能为进一步的沟通留出余地，千万不要将请求升职弄成威胁式谈判。
　　·让老板知道你在做什么
　　老板不可能每时每刻都关注你在做什么，因此，若是你能定期向他汇报工作，那么他会觉得你是一个有责任感的人。光知道埋头工作不行，还需要技巧性地让别人知道你在工作。可以将你平常的工作邮件、阶段性总结文字、曾经完成过的项目等列出来，只有出色的成果才是能力的最佳证明，也可以把平时的工作记录、阶段性总结等列出来。这样一来，在升职邮件的书写中就会比较顺理成章。精确地概括自己的工作成果，尽量做到坦率而自然，这会让老板对你的观感提升一个层次。
　　·别用“不升职就辞职”来要挟老板
　　人总是习惯性地认为自己很厉害，想着“此处不留爷，自有留爷处”，但在升职邮件中，绝对不要透露出这样的信息（即使你已经有了下家，决定不升职就跳槽）。因为那样老板即使勉强让你升职了，你的“威胁”所带来的“余韵”也有可能让他随时找人来替代你。除非你已经强大到让老板离不开你，否则不要轻易地写出“你不给我升职，我就走”之类的话。

求职季：怎样写一封成功的求职Email
　　现如今只要抬抬手指，随便上网搜寻一下，就可以找到成千上万个关于求职Email的写作技巧，而林林总总的范本求职邮件，更是应有尽有，让人目不暇接。即便有那么多的“前车”可以借鉴，有那么多人分享自己写作求职邮件的经验教训，依然有人困惑得很：为什么我发了那么多简历，就是没有一封回信？我应征的职位也不高，怎么就没有HR（人力资源）给我打电话呢？哪怕连一个面试的机会都没有。
　　没错，在求职邮件里面，邮件内容很重要，但这绝对不是重点，重点是你是否抓住了HR对求职邮件的关注要素。在企业的招聘中，通常不一定会青睐最优秀的人，但往往会选择最合适的人。如果到现在你还在抱怨“大环境不好，工作难找，企业不识宝”，那你还不如好好琢磨琢磨自己在第一关的时候是否做得合格。可能你又要说了：“我怎么知道HR注意什么样的时机，喜欢收到什么样的求职邮件呢？”别着急，我这不是准备向你一一道来了嘛。

·正文：匹配职位是关键

　　笔者曾经也在单位兼任过一段时间的HR，招聘邮箱每天都会收到上百封求职邮件。但经常是打开邮件一看，里面“纤尘不染”，只在标题上写了“应聘××职位”，之后就是附件里的简历了。十封之内大概有六封都是如此，让人看起来头大无比。

　　好不容易看到几个正文里有写字的邮件，仔细看却让人哭笑不得：“麻烦您审阅，并且尽快给予回复”“您好，因为我很着急找工作，因此希望可以尽快得到您的回复”……

　　试想一下啊，若你收到一封情书，本来挺高兴的，结果一翻开来，上面就写着一句话：“因为我着急找对象，所以希望你做我的男（女）朋友”，之后再附上一份自我介绍，我猜你也会无语吧。简而言之，就是“你也太没诚意了吧”！我都没感受到你的诚意，为什么要把机会留给你呢？

　　要知道，你的邮件正文要让HR感觉到你跟这个职位有一定的匹配程度，你和这份工作是合得来的，至少有“进一步发展”的空间。求职邮件正文的撰写技巧多如牛毛，不过你只要掌握最简单的两个原则就无敌于天下了，一个是简练，还有一个是朴实。不用把自己的能力描述得天花乱坠，但一定要围绕招聘的具体要求来有选择性地展开阐述。

　　现在教大家怎么写简历的书不计其数，其实有一个最简单的窍门，就是对照着用人单位的招聘条件来写邮件。很多求职者都不顾及这一点，专门挑自己愿意想让人知道的点去写，啰啰嗦嗦一大串，就是没说到HR的心头上。人家要的是什么样的人，不就是招聘要求上的那几点吗？

·主题：语言简练，突出优势

　　写完了正文，就要取一个鲜明的主题名了。HR每天看到的都是千篇一律的“应聘”字眼，难免会疲劳。想让HR第一眼就对你的邮件“一见钟情”，最好是在邮件的主题上做点儿文章，把自己的应聘优势突出出来。比如你要应聘的图书公司的发行人员，对方要求最好是有大型图书公司的发行经验，而你刚好做过，那么在主题上就可以写上“具有三年发行经验的发行专员”。

　　当然，这种邮件往往是私人的邮箱才能发送出这样的主题。若直接通过招聘网站系统发送，那么对方所收到的也只能是统一的格式。所以建议你，若你十分中意对方的公司，不妨用自己的邮箱来发送简历。若是用招聘网站的系统来发求职邮件，建议你在填写资料的时候，在“姓名栏”中加上十分简短的优势描述。因为有字数的限制，因此要以简练、突出为要点。

　　·选择一个好的发送时机是一门学问

　　经过一番精心的准备，你已经完成了求职简历的撰写和优化，正可谓是“万事俱备，只欠发送”。Ok，马上发送过去吧？等一下!高效率不等于好时机。大多数公司的人力资源邮箱中，通常堆积了很多封求职邮件，少则几十封，多则上百封，甚至上千封。作为普通的一封求职邮件，若是随便出手，很容易被淹没掉，结果可想而知。

　　到底要在什么时候“出手”呢？我们先来考虑考虑HR收邮件的情况。

　　我们知道，通常使用网页来收取邮件的时候，会按照时间的顺序将最近的邮件排列在前面。若是你可以保证HR在查看邮件的当下，自己的求职邮件被排列在最前面，那么你的邮件就可能脱颖而出。那么HR会在什么样的时间收发邮件呢？在一天之内，会收发邮件的时间通常在早上8：00—9：30，这一般是开始工作的时间；中午13：00—14：30，这是中午开始工作的时间；在下班之前，也就是17：30—18：30，也是通常收发邮件的时间。在这三个时间段里，发邮件最好的时机是早上，因为通常早上HR会有足够的时间来处理邮件，这时候他的工作情绪也是最佳的。其次是中午的时间，下班之前虽然HR会查看邮箱，但处理的几率就相对减少了很多。

　　这样一来，你就可以推断，通常一周之内最佳的时间就是在周一早上8：30之前发送你的求职邮件到目标公司，或者是在长假期之后的第一个工作日早上8：30将邮件发出。在这之前，最好将你的邮件草稿准备充分，直接点击发送就可以了。

　　·附件：Yes or No

　　在发送求职简历的时候，很多人都喜欢在简历里添加附件，或者索性就以附件的形式发送，以求能够在附件内添砖加瓦，让自己的简历穿上一件华丽的外衣，吸引HR的眼球。这种想法本身无可非议，但你需要考虑的是，有些HR的邮箱会设置附件限制。若是对方设置了这个限制，而你的邮件中又刚好有附件，那么就抱歉了，他们可能连你的邮件都收不到。因此，一般情况下，建议可以直接将自己的简历内容粘贴在邮件的正文上，尽可能地提升自己的求职机会。

　　要提醒你的是，千万不要将自己的简历，仅仅作为附件发送出去。这么做的结果，往往给自己的求职成功率打了个很大的折扣。HR会收到大量的应聘邮件，邮箱里面满满都是简历，这对他来说是一次耐心的考验。当他好不容易在众多的邮件中抽中你，发现居然还要打开或下载附件才能看到你的信息，可想而知他会有多窝火了。要知道，打开附件是一个漫长的过程，很有可能在这个过程里，HR就把自己的耐心用完，把鼠标移动到“删除”了。当所有人都在往花里胡哨中发展的时候，不妨换个思维，简单即美。

　　当然了，凡事都会有例外。若是你在查看招聘内容的时候，对方已经明确说明可以用附件的方式来投递简历，你就可以充分发挥你的想象力，将自己的简历用最具创意的方式，做成各式样的文档。实际的操作当中，我建议大家采用“两手抓，两手都要硬”的办法——先将没有附件的简历发送出去，再发送有附件的简历。给HR提供多种选择，是最佳的解决方案。

　　·求职邮件一定要发给HR专员吗？

　　通过求职网站，获得求职信息，进而将简历发给HR，是比较正统的求职流程，也就是走“正门儿”。不同的公司，在走这个正门儿的时候可能会有一些差别，但基本上是先经过邮件的筛选、一面（笔试）、二面（技术试）、终面（薪酬），最后办理入职手续。

　　那么，还有别的选择吗？当然有。第一选择就是将你的求职邮件直接发送给部门负责人，第二个选择是直接发送给更上级的负责人。这种方式的发送，其实是比较有效的，可以尽可能简化你的面试过程，增加求职成功的机会。

可能你又要问了，我怎么知道部门负责人的lianxi方式呢？当然首先是要了解你所中意的职位归属于公司的哪个部门。若是你有朋友在你的目标公司内，可以打听到lianxi方式，那自然是最方便的。如果没有，也可以通过网络进行搜索。在该公司的官网上，再结合一些名片类的网站，可以找到公司不同部门负责人的lianxi邮箱。古人都可以毛遂自荐，我们未必要等着伯乐来识别你这匹千里马。至少可以主动出现，让伯乐看见你，这才有被认出的可能。

　　其实有很多的小细节，都可以让你在众多的求职简历中脱颖而出。只要稍微用点心，或许就会产生奇效也说不定噢。