从“漏斗式”转变为广口式”

众所周知，数据处理最关键的是数据源。“垃圾入、垃圾出”、“少数据入、少数据出”，将非结构化数据纳入到会计信息系统的管理范畴，在信息技术的帮助下，与结构化会计数据协同，实现会计数据的广口式处理（见下图），势必可以使会计数据零损失或者微损失，从而大幅度提高会计数据反映经济业务的效果。将非结构化数据纳入会计信息系统有两种方法，一是构建全新、单独的会计数据采集子系统；二是利用已有的会计信息系统中提供的功能，辅助实现大数据的效果。

　　通过数据提取子系统实现会计大数据化
　　 将会计数据和会计信息分开，可以更好地扩展信息系统的功能。按此思路，会计信息系统可分成会计数据子系统和会计加工子系统。前者将会计业务加工成会计数据的子系统，可以称为会计数据提取子系统；后者将会计数据加工成会计信息的子系统，称为会计信息加工子系统。其中，对各种数据的收集需要依赖数据提取子系统，对各种数据的处理则要依赖数据加工子系统。
　　 会计数据提取子系统可以看作是企业内部的会计系统，组成是单一的，会计信息加工子系统面向会计信息使用者和决策者，需求是多种多样的。为了满足信息使用者的需要，不应局限于企业原有的会计系统，信息使用者应该成为主角，让其承担利用会计数据库来挑选和加工满足需要的会计信息，使会计信息作为商品更加符合消费者的需求。会计信息加工子系统的组成不应该是单一的，需要根据信息使用者的不同需要，构建不同的信息加工子系统或提供随需应变的系统，使系统生成的会计信息更符合决策的需要。

　　优化现有会计信息系统
　　 目前来看，由于大数据仍然处在起步期，单独设置数据采集和加工子系统能力尚有不足，所以第二种方法为最佳。在现有的系统中，采用扫描方式收集更多的原始单据，将其纳入系统，作为附件与记账凭证一起存储，实现结构化会计数 据和非结构化会计数据共同归集于一个系统中，以便账簿和报表能够提供更为详尽的数据与信息，尽量全面地反映经济业务。为了最大限度地利用非结构化原始凭证，需要在记账凭证对应的辅助核算方式中，为扫描的原始凭证加上相应的标签，便于进一步的检索和使用。另外，随着识别技术的应用，从非结构化的扫描数据中，自动提取相关会计数据，生成会计凭证的做法既可以提高会计工作效率，又可以提高准确性，有利于实现信息资源整合。
　　 利用加标签技术仅是实现会计大数据化的初始阶段，将非结构化会计数据纳入会计信息系统，笔者认为需要经历以下5个阶段。
　　 一是原始单据影像阶段。通过高速或普通扫描仪将发票图像信息采集入计算机，与记账凭证一同使用，使结构化数据与非结构数据同时存在于系统之中。
　　 扫描件进入系统也可以方便会计信息使用者对记账凭证所反映的经济业务进行联查。
　　 二是影像加标签阶段。将原始凭证即发票扫描入系统的同时对其设定标签。标签的设定可以通过会计信息系统辅助核算的功能实现。比如将发票的票据号设定为标签，利用辅助核算将发票的票据号提取出来、反映在记账凭证上，这样将影像文件这种非结构化数据变为半结构化数据，不仅可以方便地进行联查，还可以使用票据号通过银企直连来确定票据的准确性和真实性。
　　 三是影像加OCR识别阶段。通过高精度的OCR识别技术将发票图像信息转变成发票信息，并建立图像与发票信息的对应关系，为企业提供了统一的发票信息、影像采集途径，实现了发票资料的电子化，提高效率。同时提供智能的发票组合查询、分类统计，多维分析、图像查看、及时打印等功能，为发票管理提供专业化、规范化的管理。
　　 这一阶段实现了非结构化数据向结构化数据的直接转变，方便数据的查询与分析。
　　 四是扩展影像内容阶段。在影像资料的基础上加上其他可以实现内控的信息，比如银行的往来单据，通过充实与经济业务相关的结构化及非结构化数据，更全面地反映经济业务。
　　 五是未来发展方向。在未来发展阶段，电子原始凭证将全部替代纸质原始凭证，电子签名将代替手写签名，既可以通过国家公共信息平台进行电子原始凭证验真，也可以直接从公共信息平台获取电子原始凭证。系统自动将电子原始凭证和第三方电子化票据联动自动生成记账凭证，以保证经济业务和业务的对应，从而实现业务数据提取的一体化。
　　 以大数据为代表的信息技术已经做好了准备，会计人是否做好准备了呢？