企业如何控制日常中的办公成本

一、背景
1、概述
　　随着科技的飞速发展，办公自动化设备在企业运作中所起的作用也越来越大，而且随着市场竞争的加剧，客户的个性化需求越来越高，企业的快速反应能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求，信息要更加及时和准确，管理控制更加到位，企业的全面信息化迫在眉睫。
2、面临挑战
　 随着业务的不断增加和市场竞争形势的严峻，公司在经营过程中暴露出如下的问题：
1．
由于业务需要，公司每天都要发送大量传真，如产品资料、报价、合同等，每次发传真，都要先打印再每张的发，遇上对方占线，更是费时误事。有时一份资料发给多个客户，更要占用大量时间，而且繁琐枯燥。
2． 公司的传真机经常会收到许多垃圾广告，无端地浪费了纸张、墨盒、色带等耗材的支出，带来了不必要的办公费用上涨。
3． 公司老客户往来的传真经常需要查找，但纸质的传真整理和查找十分麻烦，以前经常因为找不到和客户往来的传真而收到老总批评。
4． 人事部门有很多人事档案资料，往来的传真都需要保密，平常需专人在传真机前接收，费时误事，效率低，还需要提供专门的保密场所。
5． 公司部门较多，需要多部传真机，浪费资源不说，有时不知哪个机器接收的。
6． 同时企业内部员工之间不能共享传真信息。
7． 管理成本过高。由于手工操作，为了加强管理和保证传真的准确、及时处理，势必增加人员，引起管理成本增大。
8． 维护耗时耗力。如果传真机不及时维修，经常会出现传真图像质量不高的现象。公司不得不派专人负责定时检修。
二．解决方案
1. 系统概述
　　艾普尔是基于网络的客户端/服务器的企业传真系统，艾普尔作为服务的提供者为网络的用户提供共享的传真功能。而客户端软件使您可以直接在自己的终端上发送传真，就象发送Email或文件打印一样简单。接收到的传真以自动分发的方式被转送到员工的传真信箱。它能处理大量并发的传真任务，同时它能实现Email-to-Fax转发功能。
　　客户端通过网络访问传真服务器，安装了传真板卡的传真服务器负责传真的发送与接收。传真板卡直接与电话(传真)线相连。客户端的传真任务被发送到传真服务器上，传真服务器将传真自动排队，通过传真板卡发送出去。同样，所有的传真被接收到传真服务器上，然后，通过自动分发的方式被员工接收。
　传真服务器依赖于传真板卡提供的传真服务；传真客户端与传真服务器及传真信使直接进行交互式通讯。传真服务器负责传真收发、信息保存、分类管理及任务调度等事务；传真信使负责向客户端发送实时信息，随时向用户报告收发传真的情况。文档转换负责把用户要发送的文本文档转化成传真用的TIFF文件格式，并可再通过传真硬件把传真转发出去。
2．系统配置
　　针对客户传真量大，系统可靠性要求高，艾普尔传真服务器采用了集成一体机方案，系统包括 —
计算机服务器、一个4端口的Intel传真版卡，系统预先在出厂前已经调试好，减少了在现场软硬件的兼容问题，把安装调试的时间降到最低。
3．系统优势
　　系统采用Intel Dialogic 传真板卡与电信公共电话交换网连接，Intel是传真行业质量最好的硬件。
通信质量高、可准确识别主叫、被叫号码，电讯信令整合系统提供了4个传真通道可同时收发传真。4个通道拥有一个速选的传真号码，避免了传真占线的情况。
　　Email to Fax Gateway将传真服务器与Internet邮件服务器相结合，实现传真/Email的转发。
给每个员工分配一个传真信箱号码，当传真电话进入系统后自动播放语音提示请输入传真信箱号码，系统将识别DTMF信号后将传真自动分配到指定的传真信箱中。只有信箱主人才能收到这份传真，增强了传真的保密性。相当于每个员工都有一台传真机。

　　在自己的电脑上直接发送传真文档，同样的传真发给不同的地点，从地址簿中选择组信息实现传真的群发功能。当对方是人工接听时系统自动播放语音请求接收传真，提高了传真的成功率。在传真发送失败时，系统自动重发。系统支持IP传真，节省传真通信费用。
　　由于是自主研发，采用纯中文界面、采用浏览器界面，也可用用户习惯的微软的Outlook，或IBM Lotus
Notes的客户端收发。这些设计让用户很容易上手使用。通过域内的用户相互发送和转发传真文件，增强了企业内部的信息交流。在浏览器上为用户提供了一个用户管理、传真管理的界面。传真地址簿用于管理客户信息。系统提供了常用地址簿数据库的导入/导出功能。系统将接收和发送的传真保存在不同的文件夹中，用户可以按多种方式快速查找传真文件。服务器端管理功能强大，包括：系统设置、用户管理、系统监控、传真日志、传真计费等等。
　　目前，很多的公司都在实施或计划实施CRM/ERP项目。只要在自主研发的环球易传服务器上进行二次开发，就能够很方便地嵌入到整个ERP系统中，实现真正的统一管理。
三、效果分析
1． 简化工作环节，节省成本，提高工作效率
　　电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时
间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理。
2． 集中传真资源，节省费用
　　如果选用传统的传真机，按每台一、两千元左右的价位，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的开支。而艾普尔传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约。
3．节省维护费用
　　由于广告行业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，而采用艾普尔传真服务器就可以节省维护费用。

4． 采用Dialogic传真卡
　　通过Dialogic传真版卡，用户可以随意从4口到64口扩容，在与电讯局有E1连接的情况下，更可利用E1传真，大大的增加传真通道的容量，传真通道共用一个连选号码。用户只需要记住一个号码就可以随时与公司联系。这一点对于公司也很重要。传真资源共享，30个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。
5．全方位的传真服务
　　艾普尔传真服务器Email-to-Fax网关使用户的办公室成为移动办公室，不论用户在家里、
在出差旅途中都可以收发传真，达到没有时间、地点和空间的限制。
6．节省通信成本，提高企业竞争力
　　利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关，通过Internet发送传真，大幅度降低传真费用。
7．传真文件统一管理
　　所有传真文件都保存在传真服务器里，电子文档查找方便，也可以定时备份，刻光盘，达到安全、管理等好处。