突围预算管理“十面埋伏”

全面预算管理作为较新的管理模式在中国普及开来也不过是近几年的事情。随着全面预算管理的逐步开展和实施,多数企业已经对其作用和意义已经了然于胸了。 然而,在全面预算管理真正实践的过程中,许多企业仍存在一定程度上的困惑和误区,感到预算无论在编制上和执行上并没有为企业带来明显的价值提升,具体表现在以下十个方面:
1.战略 “失传”
许多企业的管理者对全面预算的理解不尽相同, 有的认为预算是将企业有限资源重新配置的一个过程,有的认为预算是用来描述各个部门要达到的既定目标的过程,有的认为预算是公司将经营计划数字化和货币化的过程,一旦设立了目标就应该“矢志不渝”的遵循执行…… 上述理解并没有完全意义上的对错,但笔者更欣赏彼得·德鲁克老先生早在50年前对预算的评述:“预算不是一场数字游戏,而是围绕战略目标的设立而进行思考的一个过程。”
企业经营的全过程始于战略,一个好的战略应清晰地描述出公司的未来方向及实现的成功要素。遗憾的是,许多国企和内资企业的老总要么自己就对未来的发展不清晰,要么不愿意与下属分享,认为这是涉及到公司机密的问题。曾经有一家著名的空调企业,当笔者进行全面预算项目实施时问及该公司明年的战略目标及关键成功要素时,在座的公司执行层面的经理们一派茫然,表示从来都没有参加过战略制订的过程,而从某国际知名咨询公司花重金得来的战略又根本没有推行。 而另外一家著名的家电类企业则将企业战略描述为“在未来3年成为该行业的龙头老大”,但如何定义“龙头老大”,就似乎意见不太统一,有的将其定义为出货量第一,有的认为是销售收入第一,有的则认为是生产产能第一,有的认为应该是利润第一,当被问及成为龙头老大的关键成功要素时,有人认为研发是关键,有人认为渠道整合是当务之急,有人则认为解决资金链紧张是重中之重,一时间众说纷纭。
这一点外资企业的做法较为成熟,有的外资企业将公司未来3年的战略及关键成功要素或贴在墙上,或做成胸卡,或做成小的魔方送给员工,希望每一位员工都能清晰的了解共同实现公司战略对于他们意味着什么。
战略制订的过程也是考验企业战略能否得以贯彻执行的一个过程。在制订战略目标的同时,应详细描述企业的关键成功要素,尤其是通过SWOT(优势/劣势/机遇/威胁)反复分析公司的现状及执行力情况,同时让企业中高级经理参与战略制订的全过程,使大家深刻理解预算与战略之间的关系,避免预算的编制成为一场年年躲不过的数字游戏。
2.战略分解“失控”
即便是公司有了一个明确的战略目标,可是如何将战略目标有效的分解给各执行层,也是困扰企业管理者的一个突出问题。执行层的经营计划是实现公司战略目标的具体表述(具体的战术目标),而各项战术目标的实施结果对完成公司战略目标的监控作用须以具体可量化的指标来实现,也就是我们常说的KPI关键绩效指标。如果说公司的战略目标可以被董事会量化的话,那么作为执行层面的战术目标更应该被“指标化”。
通过KPI将战术目标指标化的作用有两点:1)了解各业务单元完成其任务后对实现公司总体战略目标的影响。既然战术服务于战略,那么完成业务单元的KPI也就意味着完成了公司的战略目标。换句话说,要学会将公司的战略目标首先量化形成公司级KPI,然后根据战术目标与战略的因果关系,将战术目标再量化形成部门级KPI。2)有利于进行业绩考评。以某一家电类企业为例,每年在做预算的时候各个业务部门争先恐后地在老总面前主动增加销售数字,可每到年终都完不成任务,各业务部门最后都互相推诿,由于公司只设置了一个简单的利润指标而没有对各业务部门的战术目标设立部门级KPI指标,因此管理层也就无法找到打谁大板的依据, 最后总是不了了之。由此可见, 业绩考评的前提是各部门的KPI, 各部门KPI的设置前提是战略目标按因果关系分解到各部门。 其对应关系如下图:
在制订KPI过程中需要注意的是, 许多企业往往过于注重结果指标,尤其是财务结果指标而忽略了过程指标。举例说, 如果你希望孩子下个学期由班上的第20名上升到前3名, 并许以奖励, 这实际只是结果指标及业绩考评措施。假设最后孩子的期末成绩排在第6名, 而你在分析原因时会因为事先没有制订一些切实可行的过程指标,比如每周末参加课外辅导班, 定期检查作业,每晚多花十分钟背英语单词等而束手无策。没有过程指标, 就意味着静观事后结果而不是进行事中指导,无法起到纠错的作用。
3. 结构“失衡”
为什么ERP实施或引进6个西格玛能引起企业“一把手”的高度重视?长期以来, 预算一直被看作是财务部门的事情,预算这项工作没有引起某些企业管理者的重视, 每逢预算季节, 都是轻描淡写地让财务部门组织大家做预算的编写工作。殊不知预算是将企业战略目标数字化和货币化的过程, 没有“一把手”的参与又何谈预算的严肃性和业务部门的重视呢!
那么应该怎样做才能引起管理者的高度重视呢? 从预算组织体系来看,大型的外资企业往往有一个常设机构“计划/预算部”或更高层次的“战略部”来牵头预算工作, 其他企业如果规模没有大到需要设立专职机构的话, 可每年临时成立一个预算委员会或预算小组, 由公司的CFO牵头,由CEO, 常务副总裁和公司企业主管副总,人力资源总监任组员, 明确各自的工作职责。 比如CEO和技术副总及外部专家负责制订技术方面的标准, 常务副总裁和营销副总负责具体营销策略, CFO和人力资源总监负责制订KPI等等。总之, 预算委员会的作用是制订公司总体战略, 评审个执行部门的战术或行动计划,协调公司有限资源, 提出改进预算指标的建议, 为财务部门牵头预算工作起到了“撑腰”的作用。
我们有些企业虽然也有预算委员会但只是流于形式。 有家著名的IT公司, 由公司人力资源副总裁任其预算委员会的主管, 组员由财务部门抽调的会计人员临时担任。当笔者问及其著名的“XX计划”(市场推广计划)对战略的影响时, 预算委员们均表示不知,财务总监更是仅负责组织大家讨论预算模板中的会计科目等细节问题。 最后该公司的销售收入预算虽然达到公司目标, 但利润水平却较去年下降的一塌糊涂, 预算初稿报送到预算委员会那里, 预算委员们也似乎无计可施, 只能将皮球踢给财务部,要求财务部门根据历史数据硬性去“砍”费用, 可是财务部门又怎么了解业务部门经营计划的好坏呢?又怎能代替预算委员会作公司的SWOT分析呢? 本该预算委员会评审初稿的职责被“下放”到了财务部门,高层自然也就不愿过问“预算”这个环节上的问题了。
4. 内容“失察”
许多企业在预算编制的细节上显得比较粗放,比如在销售收入和销售费用方面没有按销售区域(或细分市场), 按具体渠道和直销或大客户,按产品品类和单品, 按现有客户和潜在客户,按销售人员等各种纬度进行细分; 又比如在市场推广费用方面, 未能按细分市场,按产品品类,按经销商和直营店或商圈, 按推广方式如电视广告/媒体/灯箱/路牌等纬度细分。 大多数企业的作法是按传统会计科目的性质进行划分的,这样做的好处是汇编会计报表非常的简单, 可从管理会计的角度看,则无法起到支持企业决策的作用。比如想查看某产品单品在某细分市场销售到某客户的收入和相应费用时就感到力不从心了。原因是当初会计系统设置会计科目时并未考虑到日后的这种出于管理目的的分析, 预算变成了财务人员的“大汇总表和统计表”, 只能从公司级财务报表上反映总体经营状况, 无法将预算编制延伸到业务支线分析上。