畅想ERP系列故事：“六问”采购部

赵顾问跟销售经理了解基本情况后，就约了负责采购的时经理，商谈采购部门的业务需求。
"时经理，今天想跟你谈谈你们部门的一些需求，为我们下一步的合作打下一个好的基础。我想先了解以下你们部门的设置。"赵顾问说道，"贵公司一共有几个采购部门？采购业务是否有统一的部门负责？"
"我们现在基本上的有两个部门来负责物料的采购，一个是采购部，95%以上的物料都是由我们来采购的，还有一个是管理部，他们负责一些零碎物料的采购，如标签等的采购。"
"采购员是否存在分工？分工情况如何？"
"是有分工的。我们按采购物料的不同，分成了三个部分。一块是主要的材料，如线材，这是由我负责的，一块是五金类的，如端子，是由一个采购员负责，还有一个是负责包装材料的。"
物料采购情况
“首先我想了解一下，采购件是否有分类？”
"这当然是有的。我们基本上分为五类，一类是最主要的材料，线材；第二类是端子；第三类是包装材料；第四类是标签；第五类是其他类。"
"第二，采购件存在哪些特殊的计量单位？单位之间如何进行转换？"
"单位转换这是我们比较头痛的问题。我们有时候，线材进来是一卷一卷的，但是，从仓库里领出来却是一米一米的领。我们现在是这么做的，采购的时候也是按米算，入库的时候，由仓库把卷换算成米。这仓库管理起来就是比较麻烦。"
"这我们系统可以帮你解决，可以自动进行单位间的换算。第三，我想问一下，采购件的检验，是否每一类材料都是要检验？"
"检验的情况比较负责，我们是这么规定的，线材类的话，要全检；端子类我们是抽检，一般按1的比率进行抽查；包装材料也是抽签，这没有固定的比率，一般是一批抽几件；标签的话，也是按批来检验；其他类的，视具体情况而定。"
"第四，我想问一下，采购件是否有质量等级？"
"有的。这也是我们现在比较头痛容易出错的地方。现在我们存在这种情况，如一块线板，里面有五个零件组成，其中，一个端子有质量区别，如分A等和B等。有一个客户，有时需要A等的端子，有时又需要B等的端子，因为两者的价格差近五毛钱一个。我们现在的处理是按两个材料来做，这么做的情况是，品号管理困难，现在我们的品号光端子就有上千个，其中近三分之一的都是这种情况，这直接导致我们采购和生产领料的困难，有时两者甚至混用，给我们公司带来不少的损失。这个问题希望你们能够引起重视。"
"放心，这个问题我们在软件里已经考虑到了，可以非常好的解决。"
供应商管理
“现在供应商是否实行编码管理？效果如何？”
"我们现在已经执行编码管理，效果还不错。我们现在的供应商编码分四码。前两码为识别码，一般取供应商名字里主要内容的两个汉字的第一个拼音，后两码为流水码，如HD01，JD02等。这个在实际管理中，还是非常方便的。希望，以后的系统中，也能够实现这个功能。"
"第二，与供应商之间是否存在着交叉业务？"
"有的，现在存在这种情况，如有时候我们要把我们的一些呆滞品卖给供应商，这种情况比较少。但是，我们的客户情况有点复杂，有时候，我们会把原材料直接卖给客户。"
流程方面
"第一，是否有请购单？有好些公司是没有请购单的，若有，请购单是由哪几个部门开立的？"
"有请购单。请购单分为两类，一类是基本物料的采购，是根据生产单自动计算出来的，就是所谓的MRP吧；还有一类是库存补料单，我们有些物料是设有安全库存的，到库存用量低到一定程度，仓库会开请购单，让我们补料。"
"第二，他们开立请购单时，是否会注明供应商和价格？"
"不会，请购人员并不十分清楚向谁买，价格多少，他们只知道要买什么东西，若有客户有质量要求的话，还会指定是A类品或者是B类品。"
"第三，是否存在合同管理？"
"有的。合同管理我们是非常看重的，因为现在原材料的价格波动比较大，所以，我们一般在年底会跟供应商签合同，把价格的风险转稼给供应商，这主要是跟客户一致，我们跟客户也是一年签一次合同。所以，系统最好能够实现合同的管制，如有合同的采购单只要采购经理签字审批就可以，若没有合同的采购单，则需要副总签字。"
"第四，采购定单是否源于请购单？"
"是的，为了严格管理，现在要求所有的采购单，都必须有请购单。到时，系统也要能够控制，若没有请购单，则不能生成采购单。"
"第五，关于采购价格的问题，采购价格是否含税？谁有权更改价格？"
"有些物料含税，有些没有。如包装材料，向有些企业买，含税，但是，向另外一家企业买，就不含税了。价格更改的权限，现在是交给财务来做的。我们决定供应商和价格后，交给财务审核入帐，作为计算成本的基础。"
"第六，有否采购政策？供应商有否优惠？"
"这又是我们一个管理的难题。因为我们是有合同管理，在合同里有规定年进货总额，一年内，我们必须进货额达到年进货总额的80%，若我们达到90%，那可以打9.9折扣，若我们超过100%的部分，超过部分，可以打9.7折。没有合同的部分，也有区别，如有时候，我们若预付款的话，供应商会给我们一个价格折扣。这时，我们就会把情况告诉给财务，让他们进行抉择，如何进行付款。"
物料接收
"首先，我想问一下，允许没有采购单收货吗？"
"这是不允许的。这现在手工控制比较困难，但是，上系统后，我们希望能够严格控制，不允许仓库没有采购单的情况下，也能够收货入帐。我们现在财务入帐的时候，要三张单据，一是我们的采购单，二是仓库的收货单，还有就是供应商的送货单，要三张单据齐全，才能入帐。"
"第二，是否允许超收？"
"一般情况下，我们是不允许的。但是，在实际情况中，有这种情况存在，如端子都是一卷一卷的，但是，我们采购的话是按个来计算的，有时候，送来的可能会多几百个端子，只要没有超过一卷的，我们都会接收。"
"这就是最低包装量的原因吧。我们在系统里，可以设置最低包装量，也就是说，以后采购量是我们这个规定量的整数倍。"
"第三，对物料缺少一般如何处理？"
"这我们是分情况对待的，如有的是我们大批量采购的，我们允许供应商分批供货，若有时批量较小或者交期比较紧张，我们会让供应商按期一次性交货，这我们会在采购单上注明的，这也是我们考核供应商的一个方面。"
"第四，对交货日期有否控制？"
"我们现在正在为这个问题困牢。现在有这种情况，每到月底，供应商就拼命的送货，导致月底时，我们仓库堆得满满的，供应商把明明是下个月要交 的货都送过来了。原因是我们是按月结，供应商为了提前一个月能收到款，就在月底会把本来是要下个月初才交的货也送过来了。现在我们正在想办法解决这个问题，对月底送的货要核对我们的交货期，若交货期不对，我们会把供应商的款推倒下个月。"
"谢谢时经理，你还有其他的需求吗？"
"恩。"时经理想了想，"我们现在还遇到一个棘手的问题。是这样的，我们向一家供应商买材料，但是，有时候供应商却会提出要求，我们向另外一个供应商付款，我们不管这背后的原因，你看从操作上来说，该如何实现？"
"这我在其他公司也遇到过。这我们系统里也提出了一个折中的方法，我们可以把收款的公司当作一个总公司，供货的公司当作一个子公司，可以设置向子公司付款，这样，在做应收应付的时候，可以自动把应付帐款挂到总公司的帐上。"
"哦，能够这么实现，那真是太好了。谢谢，赵顾问，下次有问题再向你请教。"
"哪里，我和郑经理应该谢谢你这么配合。"