你有工作手册五件套么？

HW提出的王牌工作手册五件套包括：指导书、模板、Check list、FAQ( frequently asked questions)、案例库。不知道诸位财务同仁做了哪些积累。

今天我抛砖引玉，姑且与诸位同仁做个简单分享：

一、作业指导书

上SAP的时候，每个模块都会建立作业指导书，把业务流程图画出来，每个步骤的一些关键点做好文字说明。

每一家上SAP的企业，各模块作业指导书打印出来，估计有上百公斤，这里不一一赘述。

作业指导书的要求，必须符合现有公司的工作流程，而且把授权、稽核以及工作要点和工作要求做明确，尽可能新人入职看作业指导书就可以完成日常业务的操作。

《精细化核算:从研发到获利》我梳理了20多个制造企业的业务流程图。

二、模板

做模板是我养成的工作习惯，2008年上SAP后，这项工作达到了新高度，我开发了70多个与SAP相关的模板。包括给其他业务部门做的一些模板工具，比如给MM开发的物料主数据收集的模板。问题：MM小组发出一个文件给PMC、生产技术部、质量部、研发、销售、财务等部门，每个部门有分工，但是每个部门填写的内容并不是连续区域，MM小组收集各部门的文件后，要去做所有信息的汇总，工作繁琐，劳动强度大。我提供的解决方案是：1、把各部门要填写的字段放到连续区域；2、MM发出文件后，各部门不得对表格物料编码的顺序以及表格的结构做修改，只能填数据；3、MM小组成员在本机按部门建立文件夹，做数据汇总的文件存放在本部门文件夹；4、收到各部门返回的文件存入各部门的文件夹；5、打开汇总文件，根据当前文件所在的路径和文件名（有函数可以提取），对应各部门文件夹生成取数的文本公式；6、把生成的文本公式选择性粘贴为数值，替换=为=，激活所有的公式完成取值。这样就避免打开若干个重名文件和逐个单元格复制数据。工作量比原来减少了90%以上。

其它，SAP系统导出数据后，需要按照需要提取所需字段及数据的，我一般会设置成取数模板，导出数据粘贴到基础表页，各取数的sheet即同步完成取值。典型的有科目余额表、当月投入工时提取等。

此外，还有一些是日常工作提供便利的模板，比如F-02批量录入凭证，因为录入界面每个字段的长度是固定的，而凭证行数据每个字段的长度不一，所以我用加空格的方式把每个字段都补足与录入界面的长度一致，这样就可以实现每次录入几十行（屏幕分辨率不同，每屏幕20多行到35行不等），而且模板设置按固定行数分屏，这样既保证了快速分屏录入，而且数据不容易出错。

三、Check list

比如年末工作事项，需要细化成几十项甚至上百行的明细事项，明确完成时间、要求和责任人。比如每月的费用计提清单，需要逐个检查是否已经完成。当然，每个人的工作计划检查也可以建立检查清单，内部审计也可以按每个业务循环建立工作事项清单。比如《精细化核算:从研发到获利》分享的“内控流程关键控制点汇总表，是作业指导书和Check list的结合。比如SAP的月结手册，它更像Check list，当然也有很多同仁逐渐把它完成成具有作业指导书的作用了。

四、FAQ( frequently asked questions) 常见问题集

俗话说好记性不如烂笔头，工作中很多问题遇到之后，下一次再遇到可能是一个月后甚至一年后，比如SAP年结，你做过一次，下年再做估计机型再好也忘得差不多了。我刚用SAP结算成本的时候，做一步我就记录一步，有输出物的我会把数据导出来，关键操作我会截图，担心下个月忘记怎么做。

更早的FAQ是2006年开始做excel方面的整理，基本操作技巧、函数、图表、透视表，我会分门别类整理成学习资料，而成本方面的问题则是通过网络答疑的方式在积累。2011年7月出版的《做顶尖成本会计应知应会150问》，我一直说这本书是做了若干年成本会计后每个人自己的“工作日记”。也成了很多财务同仁的备查工具书，给部门做培训的时候还录制了配套的视频课程。而《Office精英应知应会300问》也是从我历年工作中积累的那些学习资料整理而成的，2012年上半年在公司讲了7天，然后在家里又录制了一遍视频（这个书当时印了2000本，已经卖完了）。这两个我也当成了给财务同仁的半公益课程：顶尖成本会计课程60元还送48元，去掉邮费课程几乎免费了，Excel还整理2016版本的学习资料。

五、案例库

对财务来说，案例库可能相对没有那么丰富。更多是一些具体工作问题的解决方案，更多会形成工作模板、规范报表和报告。比如债务重组，这一次是给了股权，上一次是转债权，每一次都是不同的处理方案，案例库里，就成了一个个性化的事件。比如资金报表、日记账模型、投资估值模型、制造费用分摊模型、预算模型、报价模型、个人所得税模型（年综合所得计税模型和年终奖（2019~2021年适用）、新租赁准则模型、投资分析模型、保本点分析模型、因素分析法模型、敏感性分析模型等。

财务同仁们，每个岗位都可以按照上述思路，自己建立自己的工作手册，你的工具库里武器越多，战斗力越强。高素质的队伍，每个人手里都有趁手的兵器。是干将莫邪、倚天屠龙。

今天圣诞节，祝各位同仁圣诞快乐！明年一起进步！