利用ERP系统强化固定资产管理

为了便于固定资产的管理，上海石化在ERP系统按照固定资产的性质分为油气资产、房屋建筑物、油气集输设备、运输设备、机器设备、其他设备六大类。创建任何资产主教据，都必须选择其所属资产分类，系统则根据资产分类生成唯一的顺序性资产编码。这样，只要根据固定资产编码便能确认该项固定资产的类别。

固定资产是企业赖以生存的物质基础，是企业产生效益的源泉，固定资产的结构、状况、管理水平等直接影响着企业的运营与发展。对于大型上市公司而言，涉及的固定资产价值上百亿元，资产条目数万条，只有科学管理和正确核算固定资产，利用简便、高教的管理手段，才能促进企业正确评估固定资产的整体情况，提高资产使用效率，降低生产成本，保护固定资产的安全完整，实现资产的保值增值，增强企业的综合竞争实力。
一、通过固定资产主数据提供详细的管理信息
l.创建并维护完整的固定资产主数据，提供详细的固定资产管理信息
ERP系统中引入了固定资产主数据的概念，每一项具体的固定资产都是一条固定资产主数据。固定资产主数据囊括了其所有的管理信息，包括固定资产名称、规格型号、数量、计量单位、生产装置、成本中心（决定折旧费用的归属）、所在地点、经济用途（生产用、非生产用、租出、未使用、不需用、融资租入等）、技术状态（设备运行情况）、资产类别、设计能力、主要技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等等。
只要资产管理人员实时根据资产变动情况对主数据进行维护，就可以随时查询全部资产主数据。也可以根据管理需要按照生产装置、成本中心、资产所在地点、经济用途等限定性条件进行查询，为实物管理提供有效的资产价值信息及管理信息。譬如，资产管理人员能随时从ERP系统中查询资产的运行情况，是完好运行还是带病运行、待修状态、封存、闲置、备用、待报废状态，为设备管理决策提供第一手资料，提高固定资产管理效率，调配盘活闲置设备。
2.固定资产分类的功能
为了便于固定资产的管理，上海石化在ERP系统按照固定资产的性质分为油气资产、房屋建筑物、油气集输设备、运输设备、机器设备、其他设备六大类。创建任何资产主教据，都必须选择其所属资产分类，系统则根据资产分类生成唯一的顺序性资产编码。这样，只要根据固定资产编码便能确认该项固定资产的类别。
3.通过固定资产折旧码保证折旧计提方法的正确性
ERP系统中通过每条固定资产主数据——“折旧码”字段来确定不同的折旧方法，从而一一对应实施到具体的固定资产上，保证了折旧计提的正确性。

二、固定资产管理与会计总账的自动集成
上海石化在实施（SAP）ERP系统以前，沿用的是浪潮固定资产管理系统和会计核算系统。这两套独立的系统自成体系，在固定资产管理系统中对固定资产明细作的任何变动均需在会计系统中另行手工制作会计凭证。而ERP系统将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体，达到了物流信息与资金流信息的集成，使得各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息，不仅减少了财务人员的工作量，大大减少了人为的错误和遗漏，还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。
固定资产管理人员在创建资产主数据选择不同的资产分类时，ERP系统通过后台配置的科目定位码将不同类别的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总账科目。会计人员通过耐明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能轻松实现了总账科目金额的实时更新，真正实现同定资产管理系统与会计总账的自动集成。
三、固定资产的日常业务及动态查询管理
1.固定资产购置费用的控制
固定资产单位价值较大，如何才能保证同定资产购置费用控制在下达批准的预算范围内，符合固定资产内部控制和业务流程。ERP系统提供了两种高效的控制手段，即投资订单功能和项目管理模块。
一种是利用投资订单功能。在固定资产转资以前的在建工程阶段，即对每项在建工程确定一个投资定单号。通过对投资订单下达预算额，从而达到对固定资产项目的成本支出进行实时监控。
财务部门对在建工程费用支出达到预算的95％时，系统会自动发出警告信息，提示操作者预算快耗尽；当费用支出超过预算时，系统不再允许会计凭证过账。
另一种是功能强大的项目管理模块。项目管理模块对投资订单的功能进行了深化和细化，更适合管理大型项目。由投资管理部门负责下达项目的明细预算，实时控制项目的进展实施情况，确保固定资产投资费用严格控制在批准的项目预算范围内。
2．固定资产变动业务的操作
在ERP系统中，资产管理人员能够方便地完成固定资产的变动业务处理，包括新增固定资产、报废固定资产、资产的合并拆分等。既可以针对单条的固定资产主数据进行购置、部分报废、全部报废，将资产价值部分或全部传输到其他资产上，也可进行批量处理，一次性完成数条资产的价值变动，大大减轻了财务人员的工作量。
3．固定资产折旧计提及预测
ERP系统能够根据维护好的固定资产的折旧码（即确定的折旧方法）和使用年限、资本化日期准确地计算出每条固定资产应计提的折旧。资产管理人员月底运行计提折旧的事务代码，系统就会自动计提每条固定资产的折旧，并根据固定资产分类、成本中心生成折旧计提的会计凭证，大大提高了工作效率与工作的准确率。
ERP系统还提供了强大的折旧预测功能，能够快速地模拟下月甚至下年度的资产折旧，为企业成本预算提供了准确的测算信息。
4．固定资产变动的全方位多角度追踪查询功能
固定资产管理在ERP系统中实现的目标是把传统的账务处理同发生账务的事务结合起来，不仅反应账务的原值、净值、累计折旧等资金现状，而且可以追踪查询到资金的来龙去脉，全方位反映固定资产资金的变动明细。
因此，固定资产管理人员可以通过资产主数据穿透查询其发生的任何业务变动，从其前期购置业务追踪到报废业务、清理费用的收取。对上述费用通过ERP系统进行全面综合考虑，不仅能确定固定资产寿命周期的最优费用方案，而且能够进而达到理性配置企业资源，实现企业成长的目标。
管理人员还可以利用ERP系统强大的查询功能，全方位多角度地查询增加、减少变动的固定资产明细，资产主数据的历史变动状态等固定资产变动信息。这些多层次全方位的查询功能能够满足不同使用者的信息需求，从而优化改善固定资产管理的业务流程，提高固定资产管理的效率，加强对固定资产的全局管理和控制。
四、利用ERP系统加强固定资产管理的规划
1．集成固定资产主数据与设备主数据，并利用实施条形码技术
目前，上海石化正致力于充分利用ERP系统的设备维护管理模块，计划将固定资产模块与设备维护模块关联起来。第一步，制订固定资产目录，规范固定资产类别，大型生产企业的固定资产种类繁多，为了减少人为判断固定资产类别出现的偏差，按照生产装置、设备性质制定固定资产目录，规范固定资产类别是必要的。第二步，实现固定资产主数据与设备主数据的关联，将固定资产与设备主数据一一对应。即可以清楚地查看到该固定资产由哪些设备组成，以及设备的性能、位置、功能信息等，进一步实现企业资产、设备信息资源的共享，让企业各级资产管理人员从中找到可利用的固定资产信息资源。第三步，就是利用ERP系统里的固定资产及设备主数据开发条形码技术。
由于目前ERP系统里的资产、设备主数据都是手工采集信息而成，易出现信息维护更新不及时或人为因素导致不能真实全面反映实物资产信息。而实施条形码技术后，以条码作为资产的身份证，可以对资产进行全生命周期跟踪管理。
借助具备条码扫描功能的手持终端，进行现场数据的采集、录入、对比和进行设备属性信息变化的更改，如设备状态等，资产管理人员将在第一时间和现场发现错误，避免设备漏检、错检，将错误的发生率降到最低；并能实时维护ERP系统内的资产主数据，真正做账实一致。
2．其他需完善之处
目前上海石化运用的ERP系统也并非万能的，仍存在不能满足企业的管理需要之处，需进一步完善。譬如，原先的浪潮固定资产系统能够自动集成资产类别与对应的折旧年限，即创建资产主数据选中资产类别后，系统便能自动匹配生成其对应的折旧年限。而在ERP系统中，尚不能实现这个自动匹配功能，仍需手工输人折旧年限，故仍需开发第三方程序接口来实现资产类别与折旧年限的匹配集成，减少手工输入的差错率。