凯里森CFO:从成本控制和效率入手

【导读】面对经济增速放缓和成本上升，作为CFO，需从成本控制和效率提升两个方面出发，与业务同步完成财务管理设计。
　　凯里森建筑事务所作为全球知名的建筑设计事务所在世界各地提供专业化的设计服务，包括商业综合体、购物中心、商店、办公、住宅和酒店设计，其所设计的项目往往集经济、环保、美观于一体。就是在这充满艺术性和科学性的背后，同样存在严谨的管理。
　　凯里森在中国的副总裁兼CFO张萍接受采访时表示，作为建筑设计行业的领军者，凯里森在中国也面临着大环境带来的影响。一方面中国的经济发展增速正在放缓，另一方面人工成本和原材料成本也在上升，行业利润受到大幅压缩，成本控制和提高效率因而成为保证企业发展的必修课。
　　财务对接业务
　　凯里森的设计位居商业地产和零售方面前列，提供综合性的建筑设计服务是其优势并且是长期专注发展的方向。经过多年的发展，凯里森在城市规划、概念规划、方案设计、深化设计、施工图设计、室内设计等方面积累了丰富的经验。
　　在张萍看来，即使是在充满艺术气息的建筑设计领域，财务管理与业务管理也应结合得非常紧密。她介绍，凯里森在中国的企业设置了财务部和项目运营部来支持配合设计部门的工作，财务部通过与项目运营部的有机结合对项目的成本进行跟踪分析，对应收账款进行实施监控，对现金流的回款情况施加影响。
　　为尽量保证回款张萍表示，在合同签订的过程中就对应收账款进行管理。在合同中明确要求按照项目完成的各个节点如完工图纸的交付或项目汇报等规定好客户的付款进程，只有当公司收到账款项目才能够进一步推进，否则就会采取相应的措施。这种方法可以使得项目能够及时回款，保障公司的现金流。张萍说，“财务部每月参加项目运营管理部门和设计部门项目经理的月度经营会议，会上讨论重点项目的进展、完成状况、开票收款状况，并针对有风险或问题的项目讨论制定下一步的行动计划。”
　　与其他同等类型的公司相比，凯里森在信息系统的使用上较为先进。张萍介绍，过去所使用的财务系统没有与之配套的项目系统，去年3月公司上线了项目管理的PSA系统，5月份就与财务系统相关联，同时还连接了HR系统和ESS报销自助系统，形成了以项目管理为核心的ERP系统。各系统模块中的数据都会自动流入到财务系统当中。财务部门可以直接看到公司项目的完工、开票和收款情况，更有效地提出改善建议。对于有风险的项目，财务部门和运营管理部门会设置特别清单，跟踪关注这些项目的发展，在财务上做相应的冲销和坏账预提，充分反映风险。“建筑设计公司的规模通常比较小，有些公司可能还没有使用较完善的ERP系统，相对而言凯里森的ERP系统比较先进，更适合公司的管理。目前ERP将几个系统结合在一起，以集成的概念，有效支撑了公司的资源规划和项目的运营管理。”张萍如此表示。
　　凯里森在中国的公司是中外合资合作企业，中外方股东及董事们都很关注公司的管理和发展。张萍介绍，财务部门将实际财务结果和预算进行比较并加入成本控制情况、生产效率等其他运营情况形成综合性的月度、季度和年度业绩报告定期递交给股东以便股东们能及时掌握公司的经营情况和财务状况。凯里森每个季度都会召开董事会审核公司的业绩，探讨公司的战略发展，更新市场定位，评估风险并制定预案。除此之外，凯里森在中国的财务人员与美国总部的财务人员进行日常的沟通，如进行定期和不定期的电话或视频会议，并定期互访交流工作进展的情况。
　　由于凯里森坚实的品牌，在其客户中有60%是重复性客户。对于客户，凯里森也有自己的筛选标准，不仅要调查客户的信用以控制风险，还要衡量客户的成熟度。张萍解释，一线城市的市场在逐渐饱和，二三线城市，甚至四线城市正在发展，需要建设地标性建筑，相对而言这些地区的客户有自身的特点，成熟度和信用度有待考察，某些地区的客户对合同、规则的意识可能没有那么强，这需要凯里森根据新市场的客户心理、行为方式采用新的管理办法。同时纵深发展也会给凯里森带来成本结构上的变化，制定项目预算时也要将其客户的特性考虑在内。

　　效率关联成本
　　成本高企影响了企业的利润率，如何维持或提高利润率，对凯里森是一个大的挑战。
　　张萍说，“我们主要依靠规模效益、提高效率、提高领导力、加强有效沟通等方法优化内部资源的使用，提高利用效率。”她举例说，设计事务所与客户进行的互动沟通直接与成本挂钩，如果做一个设计项目，不能正确理解意图就要进行反复沟通会浪费时间，增加成本。提高与客户的沟通效率可以帮助项目进展加速，节约项目成本。
　　张萍认为，凯里森的核心竞争力正是凯里森的品牌和专业能力，正是因为拥有许多有影响力的设计大师，所以能够为客户提供满意的设计作品。凯里森大部分工作人员都是建筑设计师，所以设计师成为凯里森的最主要的成本，其次便是项目成本。张萍表示，为了留住最重要的人才，凯里森所提供的工资水平都是具备一定市场竞争力的。在长期人才战略储备计划支撑之下，在招聘的时候以此为标准，寻找并愿意支付成本聘请合适的员工。在这部分支出无法削减的前提下，成本控制主要取决于提高员工的工作效率和领导团队的能力，使设计师的产出实现最大化。尤其在调配人工资源的时候，如何提高每个员工的利用率是管理中需要重视的问题。张萍强调，“设计师们的主要时间花在设计和客户上，而不是会议和复杂的管理上，所以我们的控制成本与提高效率密切相关。凯里森在中国的员工效率与美国总部已经没有什么差距了。”
　　张萍强调，资金使用效率差也会产生成本，如融资所要偿还的利息。如有的公司资金需求存在季节性，当公司进行较大规模投资或支出时流入资金如果不能平衡，就需要外部资金的帮助以缓解暂时性压力，就会产生借款及还款利息。财务部门的资金管理是在预算阶段将流入和支出做好配比，在出现现金流缺口时及时规避。除做现金预算外，凯里森会每月更新做滚动现金流预测。对于资金的掌握，除了做好资金预算和滚动资金流预测之外，还需要与业务部门进行充分沟通，光靠财务部门不能把现金管理做好，要和业务部门及其他支持部门进行合作，由这些部门将现金流入和支出的准确时间告知财务。财务部门最终进行支出和流入的汇总，能够看到公司资金状况的全貌。财务部门发现问题和缺口可以与相关部门进行沟通，制定新的资金使用计划，进而平衡调配公司的资金以避免资金缺口并进一步产生利息成本。
　　财务人员需要与业务人员建立良好的沟通。张萍人为，业务人员有时不了解财务数字背后的意义，他们以开拓市场资源为目的，追求的是资源与收入的最大化，这是无可厚非的。但作为财务人员需要适时地提醒业务人员控制风险，使他们明白他们的业务反映在财务中会被如何记录，存在哪些税务风险，审计、税务、工商等部门如何看待财务数据，以保证业务拓展中不会出现漏洞。“资源、收入与成本相关，想要开发资源获得收入就要消耗相应的成本，道理上如此，但从财务的角度看高成本对公司的利润是一种伤害，公司一定要控制成本。”张萍说。
　　除此之外，在税务上不同交易架构做法会为公司节省成本，这也是财务人员需要与业务人员不断沟通的部分。张萍介绍，由于营改增的税务改革，财务部门还对公司业务人员进行了一系列的普及培训，例如在选择供应商时应优先选择能够提供增值税专用发票的供应商以降低税务成本等对公司有利的原则。除了进行现场讲座，财务部门还编制了Q&A手册，并设置热线对业务人员工作中会遇到的问题予以解答。张萍非常满意的表示，“现在业务人员非常配合我们的工作，在遇到与财务相关的问题时会来咨询我们的意见。”
　　要规则，也要灵活
　　在多年的工作中，张萍形成了自己的一套工作作风，既要坚持规则，也要在规则之下适度调整，掌握一定的灵活性。
　　张萍于2010年9月加盟凯里森中国担任CFO，并于2011年提升至副总裁。在加入凯里森之前，张萍曾经服务于不同类型的公司，包括外企、国企、私企、合资企业，例如西门子、摩托罗拉、中国网通、景阳发展、中外运敦豪等。而在工作之余，张萍也一直坚持学习，在2010年通过CIMA考试获得英国皇家特许管理会计师资质(ACMA)之后，2012年11月又获得资深皇家特许管理会计师资质(FCMA)，同时也是全球特许管理会计师(CGMA)。通过学习和专业资质考试以及多年在不同性质企业的财务实践，张萍对中外会计准则，如美国会计准则、国际会计准则都比较熟悉。
　　正是在不同行业和企业的财务管理生涯中，让张萍感觉到财务工作既要遵循一定的规范和准则，如会计准则、内部控制、资产管理、发票制度、税收制度等等，同时也要适度灵活和创新地适应公司及行业特色以便更有效地支持公司的市场、客户、运营和业务发展工作。财务是公司的支持部门，支持工作不能一味地生搬硬套，要根据公司行业特点、规模大小、发展阶段、文化特色、客户需求、管理理念、决策机制等进行调整。例如在凯里森有专门的财务人员每日发电邮告知相关的项目负责人当日项目开票情况和客户付款情况以便业务人员实时掌握所负责的项目开票和收款状况，这样就可以有针对性地与客户进行沟通开展催款及项目推进工作。在凯里森财务工作的另一特色是灵活地协调处理合资整合过程中的历史遗留问题以保障公司和股东的利益。
　　作为职业经理人，张萍比较看重公司管理团队的风格，看自己是否能与管理团队达成默契。同时张萍也会调整工作风格，将之前积累的经验、知识根据现有公司的发展阶段和管理要求进行提炼和调整，以适应所在公司的工作要求。张萍认为，作为财务人员最重要的是恪守财务从业者的道德规范，严守职业道德底线。CFO作为公司的管理人员，要严谨自律、以身作则、勤勉上进、宽厚待人，对下属采用鼓励和支持的态度，对工作中的缺失也要直言不讳地指正。张萍表示，“有时候雷厉风行可能是好的工作方式，但作为凯里森在中国的高级管理人员，做事需要循序渐进，仔细精确，在了解公司的财务管理和运营要求、管理团队风格和财务团队主要成员风格的基础上调整自己的工作风格和经验，更好地运用到凯里森的财务管理工作上为公司和股东提供专业而有效的服务。”
　　如今在凯里森，张萍表示自己更加体会到提倡鼓励文化和提供灵活的有针对性财务服务的重要性。“凯里森关注员工的发展、客户的需求、设计的品质，追求具有市场前瞻性的发展，充分挖掘员工的工作潜能使得工作效率最大化，”在张萍看来，这一切都奠定了凯里森在中国市场发展的坚实基础和在客户群中的良好口碑。