财务人员必须掌握的OFFICE技巧

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:17:08

17. Shift+Alt+方向键
（1）调整行序
用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或行尾段落标记前)，按下Shift+Alt键，然后按上下方向键，按↑键可使该行在表格内向上移动，按↓键可使该行向下移动。
（2）拆分表格
例如有一个四行表格，如果要拆分为上下两个两行表格，可先选择第三、第四行(或这两行中的部分连续单元格，不连续选择仅对选择区域的最后一行有效)，然后按Shift+Alt+↓，即可按要求拆分表格。
相对于“表格”菜单中的“拆分表格”命令，用这种方法拆分表格更加自由，因为它可以把表格中间的某几个连续的行拆分出来，成为一个独立的表格，方法同上：先选择这几行(或部分连续单元格)，然后按Shift+Alt+↓，这些行会向表格下部移动，当到达表格底部后再按一次Shift+Alt+↓，即可完成拆分。
（3）合并表格
用Shift+Alt+上(或下)可以合并表格，甚至扩越表格间的普通段落合并表格。
（4）改变表格中文本的大纲级别
将插入点置于表格中的某一单元格内，按下Shift+Alt键，再按→键，此行文字样式即变为标题2(如果按←键，则变为标题1)。再按→或←键可以使该行文字样式在标题1和标题2间切换。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:17:23

18. 快速插入当前日期或时间
在Word文档中如果需要输入日期或者时间，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，我们如果采用直接输入会比较慢。介绍给大家一种比较快捷的方式：按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:18:51

19. 清除回车符号和向下的箭头？
如下图的文字：

我们通过以下设置，可以清除回车符号和向下箭头（软回车，按住Shift＋Enter可以软回车换行）：
菜单“工具”—“选项”—“视图”—取消“段落标记”取消勾选即可。

处理后就没有了：
第四条企业所得税法第二条所称实际管理机构，是指对企业的生产经营、人员、账务、财产等实施实质性全面管理和控制的机构。
第五条企业所得税法第二条第三款所称机构、场所，是指在中国境内从事生产经营活动的机构、场所，包括：
（一）管理机构、营业机构、办事机构；
（二）工厂、农场、开采自然资源的场所；
（三）提供劳务的场所；
（四）从事建筑、安装、装配、修理、勘探等工程作业的场所；
（五）其他从事生产经营活动的机构、场所。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:22:38

20. 网上下载下来的资料空行太多，怎么成批删除？
第一章总则

第一条根据《中华人民共和国企业所得税法》（以下简称企业所得税法）的规定，制定本条例。

第二条企业所得税法第一条所称个人独资企业、合伙企业，是指依照中国法律、行政法规规定成立的个人独资企业、合伙企业。

第三条企业所得税法第二条所称依法在中国境内成立的企业，包括依照中国法律、行政法规在中国境内成立的企业、事业单位、社会团体以及其他取得收入的组织。

处理：“^p^p”,在替换为框输入“^p”【是小写的p】
得到得结果显示如下：
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国企业所得税法》（以下简称企业所得税法）的规定，制定本条例。
第二条企业所得税法第一条所称个人独资企业、合伙企业，是指依照中国法律、行政法规规定成立的个人独资企业、合伙企业。
第三条企业所得税法第二条所称依法在中国境内成立的企业，包括依照中国法律、行政法规在中国境内成立的企业、事业单位、社会团体以及其他取得收入的组织。
思考：如果你的纸张够多，别人喜欢把文字排的够阔气。你将替换内容反过来试试吧。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:23:03

21.       如何将文本在空格处实现对齐？
四川印钞公司四川省成都市温江区新建路60号
成都飞机工业(集团)有限责任公司中国成都黄田坝
联邦制药（成都）有限公司四川省彭州市天府中路145号
成都前锋电子电器集团股份有限公司成都市府青路二段2号
四川升达林产工业集团有限公司成都市顺城大
成都天马铁路轴承有限公司成都市青白区城厢镇
处理：在第行标尺的二十字符处鼠标右键，出现一个制表符，将“空格”替换为“^t”
得到得结果显示如下：
四川印钞公司                               四川省成都市温江区新建路60号
成都飞机工业(集团)有限责任公司       中国成都黄田坝
联邦制药（成都）有限公司             四川省彭州市天府中路145号
成都前锋电子电器集团股份有限公司    成都市府青路二段2号
四川升达林产工业集团有限公司          成都市顺城大
成都天马铁路轴承有限公司                成都市青白区城厢镇
思考：如果反过来替换呢，当你需要将处理后那么漂亮的数据转换成为以空格来间隔的时候，将替换内容反过来就行了。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:24:17

22. 巧妙设置输入着重号
需要强调的地方有时候需要输入着重号。但在使用Word时，对着重号的输入很不方便，一般要在“字体”对话框中才能完成，操作起来非常麻烦。如果换一种方法输入着重号是非常方便的，这就是在“格式”工具栏上添加一个〔着重号〕按钮。
单击“工具/自定义”，打开“自定义”对话框，选择“自定义”对话框中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，然后在右侧的命令列表框中选择“DotAccent”命令（如图所示）。用鼠标左键将“DotAccent”命令拖入“格式”工具栏，松开鼠标左键，此时“格式”工具栏显示带有“ABC”三个字母的一个按钮。

这样，需要输入着重号时，单击〔着重号〕按钮即可，这样就方便了许多。

jinwa · 发表于 2012-3-18 17:25:25

23. 如何让超过一页的表格每页都有标题行？
　　遇到WORD中超过一页的表格，可能会这样处理：把标题复制到每一页的开始部分，以确保每一页的表格都有标题。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。
你可以这样做：选中表格的主题行，在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了。前提是表格必须是自动分页的。