九等秘书的故事对财务人的启示

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品。并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。

七段秘书：发记录--会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖与任何人的会议服务体系！

从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出。由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。

【点评】

1、  此文章个人认为对财务人员来说，同样有很多值得学习和思考的地方；

2、  财务工作，有时候也经常开会，讨论一些议题，这种工作的方法同样值得我们学习，在会议前发通知，电话确认，检查相关设备，确定会议室的使用时间，将要讨论的主题及时的通知给大家，会中做好录音（根据情况），会后及时形成会议纪要，对参与人员各自的任务，进行事后确认，并及时跟踪执行效果，这种标准化的流程是很值得学习的；

3、  最值得称道的是将此种做法系统的进行总结后，形成一个标准化的流程体系，形成依靠制度，而不依靠某个人的体系，这一点很值得在各项工作中进行推广。如财务工作中的某项业务流程，前任工作者将此项工作的工作方法进行系统的总结后，形成一个完善的体系，后期无论是哪个员工从事这项工作，都能按照此种方法把工作做得到位，从而有效的提升组织的效率；

4、  在工作中，大家每天都重复同样的工作，你如果做得和别人的没有什么不同，那么，你的价值也就很难体现出来，所不同的是，你能比别人多思考一步，思考，目前的工作是否还有待进一步完善的地方？出现了一些意外情况，是什么原因造成的？通过怎样的流程可以有效的避免此类事项的发生？积极思考的过程，也正是自我不断提高的一个过程。

5、  工作中的很多事项，都可以通过积极的思考，来努力做出一些改善，使自己的工作做得更加到位，比如，在预算管理中，在财务分析中，在费用报销活动中，都有一定的借鉴和启发。

       在工作中的其他方面，是否也有类似的例子，欢迎大家探讨分享。