企业员工离职流程及相关告知书

   清晰合理的离职程序不但可以让企业规避很多离职风险从而减小损失，还可以让员工的离职办理顺利高效，提高离职员工对企业的评价，达到友好分手、减少纠纷的目的。随着劳动合同法的实施，劳动关系越来越倾向落实到书面，因此，企业的离职流程一定要形成书面的管理制度，同时保证制度制定过程及结果合法，只有二者同时满足，才能作为依据。

一、员工从原公司离职并与新公司签订劳动合同的正常流程
   一般正常的工作流程为：面试→面试通过，新公司发Offer Letter→员工接到Offer Letter后在原公司提交离职申请（法定提前30天）→交接（具体看职位及公司情况）→办理解除劳动合同证明→到新公司报到→与新公司签约。这个流程对企业与员工双方都有一定的保障，虽然Offer Letter从法律角度上说只是一个要约，其效力并不等同于劳动合同，但是如果新公司反悔，就现在的司法实践看，新公司依然需要给员工一定的补偿。
   现行的劳动法、劳动合同法已经给予了员工非常大的自由，任何时候无需任何理由，唯一要尽的义务是提前一个月通知原公司，就可以与原用工单位解除劳动合同。但是，如果员工跳过了正常流程的中间步骤，直接与新公司签约，对员工个人与新公司都存在一定的风险。如果原公司知道了，可以把员工和新公司作为非法用工的共同被告，要求员工与新公司连带承担因该员工的离职产生的损失

二、员工离职流程的所需时间
   实际情况中，本着好和好散的原则，大多数企业并不会与员工为难，只要员工把工作交接完了，公司又有人能顶替原来工作的相关内容，那么，通常不需要一个月就能正常走完离职流程。离职究竟要花多少时间，员工可以自行估计。一方面，需要考虑原公司有没有人能很快接手顶替；另一方面，需要考虑原来的工作内容需要多长时间交接。通常而言，一个月的时间是合理的，但具体需要与原公司协商。《中华人民共和国劳动法》第三十一条明确规定："劳动者解除劳动合同，应当提前三十日（试用期3天）以书面形式通知用人单位。


三、劳动合同解除后的证明、档案办理等方面的法律规定和程序
   当员工离职时，企业负有出具解除劳动合同证明、办理档案和社会保险关系转移手续、保持合同至少两年备查等义务。《劳动合同法》规定：劳动合同解除或终止十五日之内，用人单位应当为劳动者办理档案和社会保险转移手续。如果企业扣押档案或者其他物品，劳动行政部门有权责令企业限期办理，并予以相应的数额的罚款，如果给劳动者造成损害的，企业还应承担相应的赔偿责任。因此企业应慎重选择解除劳动合同证明上的解除时间，因解除时间一旦确定，企业必须按照法律相关规定办理员工个人资料的转出手续，否则极易导致新的争议风险和经济赔偿。

   员工未按规定离职，公司也应当主动依法办理离职手续，完成工资结算、社保、档案材料转移等手续的办理，而不是等着员工。在办理离职手续时，公司各部门（特别是离职员工所在部门、人力资源部门和财务部门）需要加强沟通，确保离职流程符合企业要求，避免因程序不当而导致损失。


员工离职相关告知书附件如下：

离职申请

人力资源部:

    因XX原因，本人自愿辞去XX（部门）XX岗位工作，于XX年 XX月XX日离职，正式终止与贵单位的□劳动/□劳务关系。
本人承诺：离职前完成工作交接，交回本人占有或使用的单位财产和工具；离职后不再以贵单位名义从事任何活动，不作出任何损害单位声誉和权利的行为。
特此告知。
                                                                                                       员工签字（加按手印）：                  
　　　　　                                                                                         年  月  日

办理离职手续通知书

人力资源部：

    我部门员工XXX因XX原因，于XX年XX月XX日离职。现已完成工作交接，所有单位财物已收回，我部门的离职管理工作已完成，可以进行工资等权益结算，办理离职手续。

             部门盖章：　　　　                       分管领导签字：　   　   
             部门负责人签字：　　     
                年　月　日                                   年　月　日  

解除劳动关系通知书

XXX同志：

    根据你提出的《离职申请》，经公司审核你的工作移交手续，同意你于XX年XX月XX日正式离职，双方自即日起终止劳动关系。离职后，如有交接不清楚事项，请积极配合公司协助处理。感谢你对本公司的贡献，并祝你事业顺利。
    此致
                                                                                                      XXXX有限公司
                                                                                                         年    月    日


告知客户书附件如下：

员工离职告知书（辞退离职）

尊敬的客户：

     本公司员工XXX已于XX年XX月XX日离职，我公司郑重声明，自本声明公布之日起，其在外的一切业务活动皆属于个人行为，造成任何经济损失与本司无关，现该员工的工作从即日起由我公司员工XXX联系方式:         ，传真：           ）具体跟进。
如其有影响我公司利益和声誉之行为,我公司将追究其法律责任。
感谢广大客户一如既往支持本司工作!
特此声明!
                                                                                                       XXXX有限公司
                                                                                                         年    月    日

员工离职告知书（主动离职）

尊敬的XX公司：

    本公司业务员AXX因个人原因将于XX年XX月XX日正式离职，他在我司的工作将由        我公司员工XX（联系方式:         ，传真：           ）接手。
我司特此通知贵司，自此XX年XX月XX日期起，原来与 AXX 的业务联系请与新的接手人联系，AXX将不再代表我司从事业务，在外的一切业务活动皆属于个人行为，造成任何经济损失与我司无关，由此给贵司带来不便之处敬请谅解。
在此感谢贵司对我司一如既往的支持，也感谢 AXX对公司的付出并给予祝福！
特此声明!
                                                           
                                                                                                     XXXX有限公司
                                                                                                        年    月    日