快一个月了,看了有上百份对外文件、合同、协议、联络,还做了公司章程的修改。感慨良多,把心得体会记录下来,以做脚注,日后行远,希望回顾时能欣然泰然。
忙,是乱的根源。好像大家都在忙,大多时候都是火烧眉毛,文稿速成,一路招摇,直指高层签字、用公司大印。
然则,逐字逐句审核时,差错与不足大概有如下情形: 1、措辞不当,文义不清晰;
2、明显的错漏字; 3、格式不规范; 4、关键条款约定与历史交易不符;
5、措辞生硬,让人易产生抵触; 6、标点符号错漏; 7、签署人不符(并无授权)。
对外公文,是公司的门面,是影响公司形象的大事。不入流的文书,影响观瞻,给人做事不认真、敷衍了事的印象。
有些人可能会说你还会关心标点符号这些小事么?我的观点是,任何不专业、毛虎的地方都是给自己的职业态度减分甚至给公司抹黑。
经历过IPO,我制订和修改公司的制度,发重要的邮件,已经养成了字斟句酌的习惯。 IPO文件以及对外披露文件审核时,我们审核小组半开玩笑说:一个标点符号的错漏标价是1000元。因为几十页甚至几百页的文件,涉及很多的原始数据的核对,如果念上10遍谁都会觉得枯燥无聊。所以,用标价的方式来激励我们自己瞪大眼睛去找“钱”。所以写制度做文件,已经养成了自查自纠的习惯。 而工作邮件,写的时候就会想着需要从哪几个方面来把事情交代清楚,而且要通过邮件真正解决好一件事情,如果一个邮件里有几个没有确认清楚的地方,该做历史数据对比、数据分析比较没有做,可能在领导垂询后,要在极短时间内去收集和整理数据再分析,手忙脚乱必然又产生一些新的疑问。耽误工作进度也耽误领导的时间。邮件写完,一定会认真检查几遍,做行文的精简、修饰,小到标点符号。
前文重点说的是对外文书是一个人职业态度的体现,对外文书,还体现一个人的素养。有些人跟人当面聊得很愉快,如果换成打电话或者微信似乎没有那么亲切,而用文件和邮件方式交流时变得生硬或草率。
言为心声,见面互动交流,双方会营造出一个氛围来,情绪往往有变化的过程。而文书和邮件,往往是单方面意见的表示,有可能对情况了解不够全面,对信息掌握不够完整。所以,建议职场吵架用微信(你来我往看不见面目狰狞),重要事情先当面或者用电话沟通(如需要进一步落实、跟进的再通过邮件确认)。
职场,不狂浪。文书,见态度。 略作短记,以备忘。亦与同仁共享、共勉!
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