财务要学会用好的“武器”——清单

俗话说好记性不如烂笔头，对财务来说，清单管理是必不可少的有效武器之一。一方面起到备忘的作用，另一方面起到工作管理的功效。

财务常见的清单有很多，我们今天不说财务核算可以提供的数据信息清单，重点说说日常管理中常见的清单，比如“工作任务清单”、“工作计划清单”、“备查清单”。

一、工作任务清单
对每个岗位都是需要的，我们可能有岗位任职资格、岗位工作职责相关的表单，但每个月除了例常的工作之外都会有一些不同的事项。如果我们只是按照日常工作清单去完成工作，难免成为“维持会长”，很难做出改善，自然也就无法提高我们自身的能力。所以岗位的工作任务清单除了每月固定的工作事项，一定要加上一类“本月临时工作事项”清单，最后，要加上“上升管理事项”清单。本月临时增加的事项，大致分为两类：来自业务部门的需求、来自本岗位的创新改善。而上升管理事项一般包括本岗位可以解决但需要发出工作联络、修订制度并发出规范要求、形成流程固化这几类。
而对一个部门，则要有汇总的事项清单，事项大致分为按月类、按季度类、按年度类，比如我们每月要做的费用计提摊销、资产折旧、总账明细账核对；要做季度申报、上市公司要出具季度报告。而年度的工作估计也会有几十项，包括年终存货、资产、资金票据盘点、ERP系统年结。然而实际工作中，我们发现月度工作做得不够细，年度工作无论花多少时间来查漏补缺都无法尽善尽美，到第二年才发现上一年很多遗留下来的问题，比如跨期的费用未计提、资产未及时入账、收入多计少计、采购和销售价格错误、库存异常等等。部门工作任务清单，需要把每一项工作具体到责任人并设置检查人，可以设置主管审核或者交叉审核。工作任务清单，把部门和每个人的主要工作内容做了列示，如果公司业务简单且财务人员少，这份清单可以当作工作计划来使用。

二、工作计划清单

工作任务清单是粗线条的管理，而工作计划清单则是细化管理的工具。一方面是对重要工作任务的细化管理，确保关键节点能够及时完成；二是把工作进行分类管理，就是常说的重要/不重要+紧急/不紧急构成的四象限管理。所有人都一样，真忙起来的时候难免会对重要的事项有遗漏。做具体工作计划的时候，可能针对某个事情，我们基于工作任务，会做一*的行动计划，比如年度预算及三年规划，具体操作的时候可能需要花几个月的时间，关键节点的进度管控就非常重要了，包括组织预算动员会——销售预算完成时间——收入和工时汇总——发给各业务部门做资产和人员预算——BOM、工时及各部门费用预算——完工/销售成本预算——其他税费测算——预算利润表、资产负债表、现金流量表——预算审核及调整——预算说明——预算上报，任何一个时间点延后，都可能导致后面的工作无法如期完成。再比如年终盘点，具体工作包括年终盘点动员会——各类业务截止时间确定——盘点联络发出——盘点人员培训——盘点工具用具准备——盘点人员名单确定——盘点结果统计及分析——盘点报告——账务处理（有些公司先做账务处理后出报告）。工作计划是个神奇的东西，如果你不做计划，一个月按部就班，日复一日、年复一年地做工作，流程制度也不会有新的变化，工作绩效也不会有什么太多新的贡献。但是我们如果每个月列个人工作计划的时候，只需要增加一两项主动改善的事情，一年累积下来，我们会有神奇的发现：我怎么做了这么多改善！比如我说公司的投资项目都要经过我做投资可行性分析，每个月少则一单多则五六单，类别有以旧换新、新建产线、不同设备综合成本比较、精益技改、新技术新平台等，不同业务有不同的情况，模板不可能用同一个。做了几个月之后，模板基本上齐全了，最复杂的模型有花半天时间的，重复做的分析借助现有模型可能10分钟就可以完成。我说推行精细化核算，准备了2个多月，实施又花了3个月，不去做永远不知道落地的过程会遇到什么问题，没有结合实际做的方案是纸上谈兵，不结合具体业务场景和信息化系统总容易把事情想得很简单。此外，如果公司业务复杂，不时会有新派发的工作任务，所以月度工作计划做完之后，可能还会每周有新增的工作任务，而细化到每天就非常有必要了。我以前的习惯，是笔记本电脑下面压着一些单面纸，每天上班会在单面纸上写下当天要完成的工作。而且尽可能把一些可以快速解决的事情先处理掉，因为不知道下一个小时还会发生什么新情况。

三、备查清单

备查清单说白了就是“备忘录”、“跟进表”。比如我们先付款后补发票送货单的，要求PMC在到货后做后续的资料递补。每一份预付款都需要我们有一份跟进表。如果我们连续几个月不跟进，保证有很多“未清项”出现。比如我们遇到分次付款的合同，如果不做台账管理，很难保证以后不会有重复付款。最后是那些临时承诺的事情，说等成本算完了我给你提供某个项目\产品的明细清单，当然也包括别的部门给我们的承诺事项。“说话算数”、“信守承诺”不是因为人品，而是看工作习惯。

清单管理，是一种工具，也是一种武器。清单管理的好坏，可以看出一个人职场素养的高低，也是职场成功的法门之一。