财务人员必须掌握的OFFICE技巧

第一篇留着给日后做总结回顾吧。这将是我们不一般的经历。

内容简介
我经常问自己，如何才能让一个从走出校门走上工作岗位的人掌握工作中常用的这些办公自动化方面的知识和技巧呢？我回想起我刚进现在这个公司的时候，一步一步走过的路，当自己不知道的时候，只能用自己掌握的方法去完成自己的工作，一些偶然的机会让我接触了新的东西的时候，我都很开心，然后抽时间去找相关的东西来看。Office的帮助和各大Office网站是我学习的地方。
大家也看看我是接触下面这些内容的时候都是工作后过了多久吧：
接触Word输入几万字排版（那时候不懂排版技巧）——大四，2000年；
用Fox mail收发邮件——加入现在这个公司，2002年8月；
接触vlookup函数，系统开始学习函数——参加工作2年后，2002年9月份；
用PPT做财务分析数据——参加工作四年后，2004年4月份；
整理出自己的Office学习笔记，觉得自己像个高手——2007年10月；
对Word排版着了迷，到处找相关的技巧资料——2008年2月；
用Viso画图，学会Viso常用技巧——公司上SAP，2008年6月份；
会用截图工具，能用画图软件做些处理——公司上SAP，2008年6月份；
会用PDF转换工具——做财务分析时需要，2008年8月份；
小动画制作及视频课件制作——2008年8月份
学会制作Excel模板，将重复处理的工作固化——2010年10月开始；
系统学习PPT的常用技巧——2011年3月

现在感慨良多：“如果刚参加工作的时候，有人给我一个纸条说：以后十多年，你都需要用到这些东西，那我争取在一年的时间内学会这些东西。那别人“刮目相看”就会提早十年！所以，这本书将会让把我11年遇到过的问题、解决过的问题都重现在大家面前。
这将是：一个菜鸟如何成为白骨精的历程！一个处处有疑问的人成为办公“万事不求人”的蜕变的过程！
想要写下来的东西太多了，但是篇幅必须限制，所以只好撷取精华部分和大家分享。不能面面俱到将是这本书从头到尾就存在的。限制篇幅的另一个目的是，激发了大家的兴趣后让大家自己去钻研。因为实践过了的东西才是真正属于自己的。

一、        Word常用技巧及疑难问题解答
Word可以用来打字，这个功能地球人都知道！
但很多人真的除了这个功能和简单的排版，Word其他的功能几本上不了解。不了解就不会用，所以只觉得Word打字不错，要说排版、计算、批处理的功能，很多人是非常的陌生了。我们的目的只有一个，不要求我们成为Word高手，但是排版的常用技巧我们做个必要的了解，也能拿出一些让人觉得“有水平的”作品出来。
我们经常遇到的问题有哪些呢？

1.        封面目录不想要页码
封面和目录和后面的正文是有所区别的，我们看到的书也没有哪本书是封面上就标着页码。不会处理的人，把封面和目录另外做成一个文档，正文单独一个文档，这个土办法是可以保证封面和目录不会有页码了。
其实要处理这个，你只要按照以下操作就可以了：
第一步，实现分节下的分页
光标停留在正文第一个字符前，菜单“插入”－“分隔符”，在“分节符类型”下选择下一页。
第二步，断开两节之间的链接
我们来给目录和正文之间来个“脱节”。这个“脱节”是我发明的，因为做这个脱节，是后面正文开始从第一页开始编页码的关键。双击正文第一页的页脚。出现页眉页脚对话框。此时显示“与上一节相同”，这个时候，按红框的这个按钮“链接到前一个”。按一下是把“链接到前一个”断开，按两次则又链接上了。这个地方有些人犯迷糊，明明要断开，怎么变成了“链接到前一个”？他的名字就是这样的，第一次断开，第二次就是链接了。
第三步，正文加页码
停留在正文的第一页，双击页脚，插入－页码
点开格式。“起始页码”输入1
这样我们就可以看到我们正文第一页的页码从1开始编页码了。

2.        页眉想要分章节做的不一样
和上一个问题一样，我们这次遇到的问题可以：
第一步，实现分节下的分页
光标停留在正文第一个字符前，插入－分隔符
在“分节符类型”下选择下一页。
第二步，断开两节之间的链接
视图－页眉页脚，调出下图对话框。断开与上一节的连接。则上节输入页眉时候不会影响本节。本节输入页眉会影响本节之后的内容。

3.        一页或者数页想要横排
第一步，设置本页横排
停留在要横排页的前一页，文件－页面设置，选择横向
预览的应用于（Y）：选择“插入点之后”。
得到的从插入点之后实现了横排。

第二步，选择已经横排的页
文件－页面设置，选择纵向
预览的应用于（Y）：选择“插入点之后”。
这样，就只有一页是横向排的。

4.        如何自动生成目录
第一步：设置标题级次
在“编辑”菜单下调出“office剪贴板”，右侧出现“剪贴板”窗口，从右侧倒三角选择“样式和格式”，将要设置目录的内容设为“标题1”、“标题2”……
第二步：建立目录
回到目录页（如果没有目录页，可以插入一个空白页），菜单栏“插入”－“引用”－“索引和目录”。
在“目录”项下“显示级别”下设置对应的级次（一般选择1级或者2级），单击确定，就在目录页生成了目录。
注意：标题的格式会影响目录字体格式，以修改二级目录的字体为例，过程如下：
选定一个二级标题，在剪贴板的“样式和格式”下，选择全选，则选定了所有的二级标题：
将二级标题的字体设置为“华文彩云”，停留在目录页，鼠标右键单击，按“更新域”，并“更新整个目录”，目录中的二级标题字体也相应发生了变化。

注意：如果选择“更新页码”，字体是不会发生变化的。

5.        超链接怎么无效？
我们在前文讲过目录的设置，有些时候设置了目录后，发现单击目录不能跳转到相应的标题，细心的朋友会发现，当我们停留在目录页时，会有一个提示：
“按CTRL并单击鼠标左键以跟踪链接”
这个时候我们按CTRL并单击鼠标左键就可以实现链接的跳转，如果想要鼠标左键单击就可以实现链接的跳转，我们应该做如下设置：
菜单“工具”－“选项”—“编辑”下将“用Ctrl＋单击跟踪超链接”选项取消勾选，再确定。
经过以上设置后，目录就可以鼠标左键单击实现链接的跳转。

6.        如何快速删除页眉横线
方法一：双击页眉区域，出现页眉编辑虚线框，在菜单“编辑”-“清除”下找到“格式”选项，单击，则页眉中的横线消失，只留下文字信息。想要恢复横线，点击“编辑”菜单的“撤销键入”项即可。
方法二：双击页眉区域后，点击菜单“格式”—“边框和底纹”，在“边框”标签页中的左侧的边框“设置”中点击“无”，在右边找到“应用于”组合框，选择“段落”，点击“确定”命令按钮，在页眉中的横线消失。

word排版的视频我共享在：
http://v.youku.com/v_show/id_XMzU3NDAzMzEy.html

7.        如何给表格和插图加上名称？
选定表格，鼠标右键会出现一个窗体，选择“题注”
题注的文字描述可以根据需要进行修改，题注的位置可以通过对话框中的“位置（P）”来设置在项目上方或者下方.
标签的选项一共有三种：表格、图表、公式。
对图片的题注的设置方式一样，只是在标签上图的“标签（L）”选择“表格”即可。
注：上述操作，都可以通过菜单栏路径来实现设置，菜单“插入”－“引用”－“题注”也可以调出上述设置窗口，但鼠标右键方式要快捷得多。

8.        表格换页没有线条如何处理
在word中的表格两页显示的时候，第二页表格没有线条，此时，选择整个表格，鼠标右键——设置边框和底纹。如下图选择边框按钮。则第二页边框就会有线条了。

9.        批注、脚注、尾注是怎么做的
在审阅内容的时候，我们如果不想对别人的内容进行修订，而只是对有疑问的地方做批注，或者是我们是为了加批注告诉审阅者自己的其他想法。可以使用批注。如果需要对word文档中的某些内容做批注，处理方法如下：
选定要加批注的文字，菜单“插入”－“批注”，则出现一个插入批注的文本框，我们可以将要补充的内容写在文本框。

如果需要把批注做删除，可以选定段落中被批注的内容，或者批注文本框，鼠标右键，就可以看到“删除批注”选项。

如果是我们对文档中的某个内容（比如一个名词）做解释，为了文档看起来美观，一般把解释的内容放在脚注或者尾注，这个在排版中大量用到。操作步骤如下：

光标停留在要做脚注和尾注的地方，菜单“插入”－“引用”－“脚注和尾注”，选择“脚注（F）”或者“尾注（E）”。编号格式可以做些选择，一般选择带圈的数字格式[1]。

插入脚注的地方会出现一个带圈的数字序号，光标停留（或者指向）这个数字处，会出现便笺一样的小图标，同时脚注的内容会出现在数字旁边。此时双击鼠标左键可以切换到脚注处进行编辑。在编辑完脚注后，你可以双击脚注处的带圈数字，则可以回到文章插入脚注的位置。

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[1] 带圈的数字格式是比较规范的脚注显示方式

10.        如何交叉引用
在编辑长文档的时候,我们经常遇到后面文章提到了前面已经出现过的一些概念和案例,或者是我们前面的某些内容在后面的章节还要继续深入讲解，这个时候我们可以在文档中利用交叉引用来实现：
我们可以把要引用的内容的“页码”、“编号项”、“文字”等内容都引用过来。以引用“封面目录不想要页码”，我们想要的结果是【在第×页第×个“”里有提到。操作步骤如下
（1）“插入”－“引用”－“交叉引用”，第一步插入页码：
（2）插入项目编码
两次分别插入项目编码和项目文字。
如果在文档做演示的时候，或者电子文档阅读的时候，这种交叉引用就非常的方便了。
当应用的内容发生页码、项目编码变化的时候，我们选定引用生成的文字，鼠标右键—“更新域”即可刷新。

11.        在页面中怎么插入其他文件作为附件？
想要将其他文档插入Word里面来作为附件，双击图标就可以打开该文件，操作步骤如下：
第一步：菜单“插入”－“对象”－“由文件创建”
第二步，选择要作为附件的文件，从“浏览”可以进入选择文件的路径，去选择相应的文件。
第三步，选择“显示为图标”并在“更改图标”选项下选择合适的图标，例如选择Excel文档作为附件的时候，第一个图标会稍显漂亮。随后我们在题注选项，可以直接修改题注的文字描述，那样图标下的文字就不会因太长而失美观。

12.        将Excel表插入Word
将Excel表插入Word的方式有很多种，有些人的操作是将Excel表格直接复制，在Word文档中直接粘贴，在表格行列不多，且粘贴后不超过Word页宽的时候，这样粘贴没有什么问题——效果还能凑合。
我介绍给大家机种方法：
第一步，通过菜单“编辑”－“选择性粘贴”调出粘贴对话框：
第二步，选择“工作表对象”，或“图片（windows图元文件）”、“位图”、“图片（增强型图元文件）”这四种结果大家都不妨看看效果。
第一种：插入的“工作表对象”，双击是可以打开Excel表格直接编辑，这种方式保留了表格，但会占用较多空间。
第二种：插入“图片（windows图元文件）”
第三种：插入位图
第四种：插入“图片（增强型图元文件）”
比较以上各种的效果，大家就可以根据自己的需要选择具体的粘贴方式。
注：选择表格后，在Word文档中鼠标右键调出的窗口，只有粘贴而看不到选择性粘贴，调出的方式刚才介绍了从菜单“编辑”－“选择性粘贴”，大家也可以用快捷键Alt＋E进入编辑菜单然后按S，就可以调出选择性粘贴的对话框。

13.        如何设置简单的运算公式？
有些人习惯了用Word做报告，但是在表格中的一些数据需要计算的时候，就觉得不如Excel表方便。在这里介绍一些常用的技巧：
（1）如何引用表中的单元格
Word表格里面的单元格其实也和Excel里面的单元格的行列表示相同，如下图：
   A   B   C
1 A1  B1  C1
2 A2  B2  C2
3 A3  B3  C3
在引用的时候，相当于是Excel里的绝对引用，A1相当于Excel里面的$A$1。
（2）引用整行或者整列
比如求第三行的平均值，可以用=average(3:3)
对第三列求和可以用=sum(c:c)
（3）引用一个区域
例如=sum(a2:c4)，这和Excel表里的操作其实一样的
（4）引用另一个表的单元格
需要在另一个表格引用这个表格的内容，先做这个表格的书签，然后在域里面设置公式如：{=average(table 3:3}

设置标签，选定表格，菜单“插入”－“标签”标记为table

就可以对标签为table1的表格的第三行求均值了。

设置公式：菜单“表格”—“公式”，输入公式的时候一定要留意，标签后要留一个空格。虽然最后的公式没有空格，但是输入的时候没有就会报错。

（5）行列求和的简单方法

单击要求和的单元格，菜单“表格”—“公式”，会出现公式=sum(above)。在左边有数据的时候，可能出现=sum(left），则需要进行修改。

因为Word表格里面的公式不能自动重算，所以需要按Shift＋F9来实现重新计算。因此，复杂的运算我们还是用Excel表格更好。

14.        给文章加上拼音，做少儿读物？
给孩子看的文章加上拼音，给孩子做份精美的儿童读物，孩子会非常开心的。具体操作的方法是：
选定要添加拼音的文字，在菜单“格式”—“中文版式”—“拼音指南”。
范例如下：
人(rén)之(zhī)初(chū)，性(xìng)本(běn)善(shàn)。
性(xìng)相(xiāng)近(jìn)，习(xí)相(xiāng)远(yuǎn)。
如果需要修改字体字号，可以在下图的“字体”和“字号”框中做相应的修改，以达到想要的效果。
因为在文档中对文字进行字体字号变幻的时候，拼音的字体字号是不会随着变化的。
所以要修改拼音的字体字号，需要在拼音指南下进行修改。

如果要更改对齐方式，请在“对齐方式”框中选择所需选项，目的是为了将拼音和相应的文字左边对齐。

如果更改对急转文字的偏移量，可以在“偏移量”框里选择所需的距离。

快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

我们做制度的时候，可以先做好模版，文件头我们一般先设好一个表格        ，第几页共几页这个可以在页码里进行设置：按CTRL+F9，在大括号里输入page得到当前的页码，按CTRL+F9，在大括弧里输入numpages得到总页数。



先把文档页眉的横线去掉，在第“10页“6如何快速删除页眉横线”有介绍。取消横线后，再将上述表头剪切下来，菜单“视图（V）”－“页眉和页脚（H）”,把文档头粘贴到页眉里。
接下来是设计下方的表格：


把这表格copy到正文区域，将更改内容摘要描述下方行距拉宽。让批准置于第一页的页尾。则下方制度的内容倒了第二页。在正文区域如果超过一页，会自动在第二页出现边框。这样，制度的模版就设置好了！

16.        快速改变文本字号
（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；
（2）选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。