从财务考量GSP认证过程

企业正常经营过程中的购销活动，与企业的财务核算有着密切的联系。目前，药品批发企业GSP认证检查评定标准共有132项条款。这些条款涵盖了企业的管理制度、人员设备、购进与销售的各个环节。对企业财务核算而言，则涉及到票据管理、资金进出、商品账目等内容。对于一个合法经营、管理规范的企业来说，其GSP管理系统与财务核算系统必定是相辅相成，相互统一的。本文从财务角度对GSP认证的几项条款在检查过程中的运用，进行探讨。

    审核供货企业与销售单位

    GSP认证条款第2702项：“企业进货应确定供货企业的法定资格及质量信誉。”

    GSP认证条款第5001项：“企业应根据有关法律、法规和规章，将药品销售给具有合法资格的单位。”

    从企业财务核算的角度分析，贯彻执行这两项条款的要求，要从财务系统中供货单位与销售客户管理模块的建立以及货款资金流相关信息的比对中得到印证。目前企业所运用的财务核算软件（常用的有金蝶、用友等）都开发有收付款单位的管理模块，所保存的收付款单位都是与企业发生过业务往来的。无论是GSP管理系统还是企业的质管部门都应该将相关的资质证照建（留）档。检查的思路就是以会计核算来默认某项业务已经发生，从而追溯其业务对象的合法性。可以根据不同的情况着重关注几个检查要点：

    1.比较财务核算系统与GSP管理系统各自建立的供销单位数量。如发现有出入，再有针对性地抽取财务核算系统内的某几个收付款客户的信息，要求企业提供已搜集审核过的供方企业与销售单位的档案信息，倒查企业是否已履行对供销方的资质审核职责，索取的相关资质证照是否真实、完整、有时效。

    2.对财务上长期挂账的付款方，要特别注意“应付账款”科目。调阅供货方的资质证照，分析挂账的原因，分析资金流向，查企业是否有接受该供货方虚开增值税发票的行为。

    3.将供货企业的银行开户证明文件（复印件）等作为供货方和首营企业的档案内容。供货方的开户行名称、地址及账号信息对保证企业货款的正确资金流向起着很大作用。对供货企业更新了的账号，要及时补充。在检查时，也要注意企业支付货款时转账支票上的信息与供货企业提供的信息是否一致。在企业与供货企业的货款结算方面，现金交易和个人银行卡的结算方式已引起了大家的重视，二者从本质上来说都是一样的，即与个人结算。

    4.要求企业在现金缴款单上注明各缴款单位或以每家为单位分别开具现金缴款单。企业对销售单位的货款缴收时，如果有会计独立核算的单位，如乡镇以上级医疗机构，货款一般会采用转账的方式汇入企业的账号；而类似村卫生室、个体诊所等小规模医疗机构，其货款一般都是以现金上缴或直接支付给业务员。这就要求企业在现金缴款单上注明各缴款单位或以每家为单位分开开具现金缴款单，以清楚反映销售对象，并应在管理制度上予以明确。

    对购销票据的财务检查

    GSP认证条款第3301项：“购进药品应有合法的票据，并按规定建立购进记录，做到票、账、货相符。



    GSP认证条款第5301项：“企业销售药品应开具合法票据，做到票、账、货相符。”

    这两项条款反映到财务核算上，主要表现在以下两个方面：

    1.查票：对于票据的检查，SFDA在下发的《关于规范药品购销活动中票据管理有关问题的通知》中明确规定：“药品生产、批发企业销售药品时必须开具税票。”增值税发票上往往开具的都是一批药品总的金额，没有详细列明销售的药品名称、规格、数量、单位、金额等信息，这就需要税务清单来补充说明。笔者在平常的检查中发现，供货方提供的税务清单大部分都是自制的或者按照税务部门的格式电脑打印出来，这就存在一个监管的盲点，即只要供货方提供的税务清单的总计金额与税票金额一致就可以了，但却并不能完全保证清单上的药品就是税票上所指售的药品。笔者从税务部门了解到，目前企业须通过防伪税控系统才能开具增值税发票，而该系统自带有税务清单的生成功能。所以企业在对供货企业的货款结算或自身与销售客户发生业务时，在要求供货企业提供防伪税控系统开具税务清单的同时，自身也要做到通过防伪税控系统向销售单位开具税务清单。

    2.查账：在检查过程中，可根据企业与供货企业或销售单位结算货款的周期特点，在相同的会计核算周期内（一般宜一季度以上）将GSP系统内的购进验收或出库台账与相对应的财务账比对，就有可能发现有不相符的情况（如上图所示）。

    从比较的结果就可以看出哪个系统存在药品购进或销售时未入账的情况，可以初步反映出企业有可能存在的舞弊现象。但企业由于各种客观原因，也会出现购进货物滞后或提前入财务账的情形，所以需要带着疑问做进一步检查。

    对特殊药品的外延管理

    GSP认证条款第3302项：“购入特殊管理的药品，应严格按照国家有关管理规定进行。”

    《麻醉药品和精神药品管理条例》明确“禁止使用现金交易”。对特殊药品（毒、麻、精、放四类药品）的日常监管都处于高压状态，企业在这方面较之普通药品都能做到管理到位，但目前在含特殊药品复方制剂管理方面，由于未纳入特殊药品管理，只是作为处方药或OTC，具有不同于一般药品的管理风险。此款在财务核算上突出了非现金的货款结算方式，近年来查处的案件表现为：业务员假借涉药单位名义向企业购买予以套现，供青少年滥用及提取制毒前体。故在认证过程中，应将此类药品视同特殊药品加以重视，从财务上应注意此类药品的货款结算方式，如果是现金结算，应注意多个销售客户货款缴付的是否为同一人；如果是银行转账，应注意是否不同的销售客户均是从同个账号转出。此类业务中的突破口就是不同的销售客户是否由同一人支付货款。

    GSP认证是对企业整体运行的全面认证，是一种系统、全程的审核。在认证过程中，从财务角度来考量企业的运行情况，有着“窥一斑而见全豹”的作用，不失为一项行之有效，且能了解企业核心问题，监督、提高企业认真执行GSP的一种方法。